Одним з найважливіших ділових контактів керівника є його взаємини з секретарем.
Початком спільної роботи керівника та секретаря повинна бути вступна бесіда-інструктаж. Ініціатива її проведення належить керівнику. Однак не буде порушенням субординації з боку секретаря попросити дозволу на таку бесіду, попередньо підготувавши питання для бесіди, з'ясування яких допоможе швидше встановити потрібний контакт, уникнути багатьох помилок. Під час вступної бесіди керівник повинен детально розповісти секретарю про методи своєї роботи, звичному для нього стилі, особистих звичках, а також сформулювати основні вимоги, які він буде пред'являти до секретаря.
Секретар повинен взяти до відома отриману інформацію, побажання керівника, усвідомити свої обов'язки, права, межі компетенції, оцінити відповідальність майбутньої роботи, визначити своє місце і становище в колективі.
Ефективна спільна робота керівника і секретаря можлива тільки за умови повної взаємної довіри між ними. Ця довіра базується на єдності поглядів, загальному розумінні цілей і завдань роботи, захопленості справою, прагненні домогтися високої ефективності роботи своєї організації, достатню професійну підготовку, старанності і надійності секретаря, засвоєнні індивідуального стилю роботи керівника, вмінні розуміти і прогнозувати хід його думок і логіку суджень , взаємній повазі.
Щоб взаємини «керівник - секретар» успішно розвивалися, важливо навчитися правильно координувати спільну роботу, встановлювати регламент роботи. У кожному конкретному випадку повинні бути враховані специфічні умови і чинники роботи, особистісні особливості керівника і секретаря. До них відносяться: час приходу на роботу, доповіді про кореспонденцію і поточні справи, час і тривалість обідньої перерви, прийому відвідувачів, час відходу з роботи.
чезнувшего менеджера », який покинув офіс і не попередив про це секретаря. Відповідно, цього керівника неможливо знайти коли потрібно. Однак існує більш серйозна проблема, коли менеджери взагалі не вважають за потрібне інформувати секретаря, - вони організовують наради, зустрічі, сповіщаючи про плани всіх членів команди, забувши про секретаря і не розуміючи, що для нормальної роботи секретар повинен володіти інформацією.
Керівник повинен чітко регламентувати порядок спільної роботи з секретарем. Узгодженість спільної роботи досягається складанням графіка робочого часу, в якому повинні бути чітко визначені функції керівника і секре-, таря па наступний тиждень з щоденним погодинним переліком виконання робіт.
Зрозуміло, життя вносить в графік свої корективи, але в цілому він повинен виконуватися дуже строго обома сторонами. Менеджер повинен пам'ятати, що ведення щоденника - це частина роботи секретаря, а не його. Ідеальна наступна схема: коли керівник щоранку уточнює порядок спільної роботи з секретарем, вносить корективи в уже намічені заходи. Бажано також щовечора уточнювати справи на завтра, строго контролювати їх виконання.
Існують наступні рекомендації менеджерам, як ефективно планувати час за допомогою секретаря: виділяйте кожен день час на обговорення з секретарем своєї робочої навантаження; ніколи не призначайте зустрічі самі, нехай це робить секретар; якщо вас немає в офісі, то ви повинні дзвонити, як мінімум, двічі на день, щоб впоратися про зміни в планах і залишених для вас повідомленнях; робіть позначки в щоденнику про те, коли закінчити виконання тієї чи іншої роботи. Якщо ви вкажете час початку і закінчення вирішення тієї чи іншої задачі, то напевно укладетеся в цей проміжок. Узгодьте цей час з секретарем. В цьому випадку, якщо хто-то подзвонить і попросить призначити з вами зустріч, секретар зможе судити по вашому щоденника, наскільки ви доступні в цей час; плануючи денну роботу, виділяйте час на неї з запасом. Наприклад, якщо вам потрібно написати звіт за годину, відведіть в щоденнику півтори години.
9:30 Підготовка до ділової встрвче
10:00 з Ю П
14:15 Зустріч з П В
14:30 Збори групи
Приклад ефективного використання щоденника
9 30 Збори у відділі Написання звіту 12 30 Перерва Робота з кореспонденцією 16.15 Зустріч з B.C.
9 30 років Робота з поштою 11:00 Зустріч з М Д 12.30 Зустріч з Д з 14:30 Підготовка до зборів групи 15'30 Нарада
Перелік справ Дія
Дата 06 07 02 Коли
1 Зателефонувати Д К і призначити збори, які повинні відбутися в п'ятницю
Завтра до кінця дня
2 Дістати папку № та передати мені для проведення
зборів
4 Призначити зустріч з М Б. Д Б, В С з тим, щоб обговорити найближчий звітний період
Встановлюючи секретарю термін виконання будь-якої роботи, необхідно виходити з реальності, при цьому термін виконання повинен бути чітко обумовлений. Кожне завдання має мати вказівку «До якого терміну», щоб секретар міг організувати черговість виконання.
Часто перед керівником постає проблема: які зі своїх прав можна передати секретарю повністю або частково. Якщо це не допомогло, це викликає невизначеність в діях секретаря, іноді ставить його в незручне становище в ситуаціях, де цього можна було уникнути.
Розвиток інформаційної технології звільняє секретаря від рутинної роботи і дає великі можливості взяти на себе частину роботи керівників.
Існує цілий ряд переваг, які дає делегування повноважень секретарю: це звільняє час керівника; керівник отримує можливість сконцентруватися на творчій роботі; доручення - прекрасний засіб мотивації та зміцнення довіри секретаря; доручення - кращий спосіб підготовки секретаря до прийняття на себе додаткову відповідальність і виробленні здатності точно «вгадувати» під час відсутності керівника, як в тій чи іншій ситуації вчинив би він; професійний, добре навчений секретар з покладеним на нього відповідальністю і повноваженнями робить честь своєму керівнику.
Незважаючи на ці переваги, многае керівники вважають, що не слід делегувати частину своєї роботи секретарю, оскільки у багатьох секретарів відсутній як впевненість в своїх силах, так і гнучкість. Тому керівники доручають секретарям виключно рутинну і досить нудну роботу.
Секретарям можна доручити такі види робіт: розробку місячних звітів; прочитання комерційних журналів, доповідей з подальшим резюмуванням основних ідей; відвідування від імені керівника внутрішніх зборів; написання регулярних звітів, відповіді на кореспонденцію (секретар пише чернетку, керівник стверджує і підписує його або, ще краще, він відповідає від свого імені); роботу над внутрішніми проектами.
Щоб чітко визначити, що можна доручити секретарю, керівник повинен скласти план доручень.
Визначившись з дорученнями, керівник повинен чітко сформулювати цілі, методику, обмеження повноважень і терміни виконання даного завдання.
Крім того, не можна просто викликати секретаря і ставити його перед фактом доручення. Для гарантії успіху секретар повинен вірити в те, що він здатний вирішити цю задачу і що керівник просто не перекладає не його неприємний обов'язок, бо рішення цього завдання в інтересах секретаря.
Потрібно обов'язково пояснити секретарю як виконувати завдання, досконально описати, підкреслити способи і важливість його виконання. Необхідно заохочувати пропозиції секретаря по виконанню завдання.
Всі вищенаведені рекомендації, які дозволяють збільшити ефективність спільної роботи керівника та секретаря, можна звести до деяких «заповідей» для керівника Перша. Тільки знаючи ваші цілі, секретар може ясно уявити позитивні завдання своєї роботи і надавати вам істотну допомогу.
Друга. Подбайте про те, щоб ваш робочий графік залишав час протягом дня, коли у секретаря немає завдань, щоб спільно ліквідувати невирішені питання.
Третя. Не змушуйте секретаря говорити неправду, коли ви пішли і не повідомили, де ви будете і коли повернетеся.
Четверта. Пам'ятайте, що секретар - ваш колега по роботі і йому, як в вас, дано право на критику.
П'ята. Постійно інформуйте секретаря про всі свої справи, щоб він міг добре допомагати вам.
Шоста. Вмійте визнавати свої помилки і вибачатися, коли ви не праві.
Сьома. Покладайтеся на пунктуальність секретаря, його високі якості.
Мудрість керівника полягає в тому, щоб забезпечити такі умови, при яких його секретар нічого не залишить поза увагою, нічого не забуде і все зробить вчасно.
Досвідчений керівник, що володіє хорошою інтуїцією, завжди підбере такий підхід до свого секретаря, який допоможе найбільш повно проявити прагнення до взаєморозуміння і високого ступеня відповідальності за доручену справу.
Успіх доручення означає, перш за все, поєднання відповідальності з повноваженнями [145, с. 53].