Згідно номінаціями, заявленим в конкурсі інтранет-порталів, внутрішній сайт повинен відповідати на 3 головних питання:
- Як інтранет реалізує корпоративні принципи?
- Як інтранет допомагає покращувати комунікації в компанії?
- Як інтранет автоматизує функції HR-відділу?
Виділені в розвитку корпоративних порталів тренди:
- Необхідність мобільної версії / мобільного додатка.
- Стрічка останніх подій на головній сторінці порталу.
- Діалог з топ-менеджерами - багато компаній в тому чи іншому вигляді підключають топ-менеджерів до активностей в інтранеті.
Трохи пізніше веб починає щільно входити і у внутрішню роботу компаній. З'являються внутрішні веб-пошти, виділені планувальники завдань. Створення інтранет-порталів починається, як правило, з одного або декількох наступних блоків:
Потім, у міру необхідності, інтранет починає набувати нові функції, в компанії з'являються співробітники, відповідальні виключно за цю частину корпоративного життя. Чим більша компанія, тим більше функцій у неї інтранет-портал. Він прискорює розвиток корпоративної культури, полегшує адаптацію нових співробітників, економить час на пошук інформації про внутрішню структуру компанії, полегшує комунікації.
Корпоративний портал в даний час являє собою, як правило, не самостійний сайт, а сукупність декількох продуктів - це таск-трекер, система роботи з документами, ERP-система і інші. Тому дуже важливо, щоб він міг взаємодіяти з іншими системами, надаючи своє API. На нашому порталі реалізована інтеграція з SAP, Jira, контрольно-пропускний системою в офісі, розділом вакансій на корпоративному сайті corp.mail.ru
Нижче ми наводимо опис збірного образу сучасного корпоративного інтранету з прикладами з порталу Mail.Ru Group з надією, що він підкаже кому-то напрямку розвитку інтранет-порталів, а також дозволить обговорити вже наявні ідеї.
З точки зору ролей користувачів в інтранеті можна виділити звичайних співробітників і співробітників з розширеними правами (модератори, адміністратори і керівники підрозділів). Давайте розглянемо розділи інтранету з точки зору цих ролей.
3.1 Розділи інтранету для всіх співробітників
Глобально всі розділи можна розділити на 3 частини: інформаційні розділи, розділи для внутрішніх комунікацій і корпоративні розділи, що реалізують важливі для бізнесу завдання. Розглянемо кожен тип окремо.
3.1.1 Інформаційні розділи
Ще одним цілком очевидним розділом, який є напевно у багатьох, є розділ «Проекти», в якому зібрана інформація про проекти та продуктах компанії з контактами керівників і відповідальних співробітників. Тут можна подивитися, хто саме займається проектом, прочитати новини, написати повідомлення керівнику про ідею для проекту або повідомити про баг.
Інші інформаційні розділи кожна компанія придумує під свої потреби. Наприклад, у нас одним з популярних розділів є «Новини команди». У ньому публікуються привітання від нових співробітників, повідомлення про зміну посад, привітання з проходженням випробувального терміну, прощання і напуття від співробітників, які вирішили покинути компанію.
Цікавим розділом, але поки не реалізованим на нашому порталі, є розділ «Якість життя». Він призначений в першу чергу для співробітників, у яких компанія є першим місцем роботи. Мета такого розділу - підвищити обізнаність співробітника в деяких питаннях: подорожі, податки (повернути податок за навчання), фінанси, здоров'я, сім'я і т.п.
3.1.2 Комунікації
Всього для ідей виділено 5 статусів, в яких вона може перебувати: «Нова», «Розглядається», «В роботі», «Реалізована», «відкинуті». За кожну ідею можна проголосувати «за» або «проти», причому, якщо співробітник ще не визначився з вибором, він не бачить поточного лічильника голосів. Але, незважаючи на це, він може переголосувати пізніше, якщо його думка змінилася.
Цілком усталеними є розділи «Блоги», де співробітники можуть поділитися своїм досвідом, запитати ради, «Групи за інтересами», де співробітники можуть організуватися в групи (спорт, вивчення іноземних мов, подорожі і т.п.), «Розсилання», які дозволяють управляти каналами комунікації. Кожен працівник сам вибирає, що йому цікаво, і підписується на відповідні теми (як робочі, так і розважальні).
Іншим, який з'явився відносно недавно, але вже встигли оселитися у багатьох в інтранеті, розділом є сервіс «Спасибі»: кожен співробітник може сказати електронне спасибі своєму колезі, написати повідомлення або докласти картинку. В середньому в день співробітники Mail.Ru Group відправляють один одному 30 подяк.
3.1.3 Корпоративні розділи
Корпоративні розділи, як уже було сказано, вирішують бізнес задачі компанії. Тому не можна скласти якийсь загальний список для всіх - кожен сам вирішує, що для нього в даний момент необхідно. Наприклад, це може бути швидкий пошук людей в офісі, який реалізований за допомогою зручної карти кабінетів. Це особливо актуально, якщо офіс великий і не розділений на кабінети (openspace).
Сюди також відноситься розділ «Структура компанії», який дозволяє подивитися оргструктуру, скільки людей працює в кожному відділі, швидко знайти контакт потрібну людину.
Наведемо приклад ще кілька розділів, які запущені в інтранеті Mail.Ru Group:
3.2 Сторінки для адміністраторів / модераторів / керівників
Доступ з прав надається не тільки на редагування інформації, але до певних сервісів. Наприклад, до написання бізнес-звітів.
До популярних сервісів в інтранеті відноситься бронювання переговорних кімнат. У нас також реалізовано бронювання спортінвентарю (велосипедів та самокатів) і запис до лікаря.
Так як більшу частину часу співробітники проводять за комп'ютером і активно користуються порталом, це дає можливість використовувати його не тільки для робочих цілей, а й іноді для розваг. Зокрема, можна влаштовувати різні цікаві акції у свята або просто так. Це дозволяє залучити більшу кількість учасників, на відміну від оффлайн заходів, так як кожен може взяти участь у зручний для нього час і повернутися пізніше, якщо в даний момент є якісь важливі справи.
Найбільше запам'ятовуються заходами у нас були такі:
На нашому порталі також реалізовані наступні сервіси для отримання інформації про офісі:
Успішність взаємодії співробітників в корпоративних IT-системах залежить від втягнення кожному державному рівні, тому важливо, щоб топ-менеджери також були учасниками такої взаємодії. Відкрита компанія, де співробітник може безпосередньо звернутися до топ-менеджменту, набагато привабливіша як роботодавець, до того ж можливість комунікацій дозволяє доносити позицію топ-менеджменту до всіх співробітників (наприклад, про пріоритетні напрямки розвитку компанії, про прийнятих ключових рішеннях), створює у людей впевненість в потенційному кар'єрному зростанні. Ця концепція повинна знайти відображення в корпоративних порталах майбутнього.