Різноманітність питань, пов'язаних з використанням факсиміле підписів, виникають через відсутність чіткого законодавчо встановленого порядку, що дозволяє зрозуміти, де можна ставити факсиміле.
Підписуємо за допомогою факсиміле
Однозначно допустимо застосування факсиміле підпису на документах, перерахованих нижче:
- договору при укладенні цивільних угод. Тільки при наявності попередньо укладеного і особисто підписаної угоди про використання факсиміле підпису. Наявність угоди дозволяє також підписувати з допомогою такого кліше рахунки, заявки, замовлення-наряди, акти, звіти та інші подібні документи, потрібні для виконання договору. Доповнення та інші зміни до цього договору також можна підписати за допомогою факсиміле підпису;
- поздоровлення, запрошення, повідомлення та інші документи довідкового або інформаційного характеру, що розсилаються від імені керівника. При цьому на оригіналі такого документа повинна стояти підпис, виконана власноруч;
- копії документів, підписаних раніше особистим підписом керівної особи.
Як не помилитися?
Експерти попереджають, що відбиток підпису небезпечно використовувати в наведених нижче випадках:
- в звітності по бухгалтерії і в первинних облікових документах;
- при підписанні довіреностей;
- при оформленні будь-яких податкових документів, в тому числі, податкових декларацій, розрахунків;
- в листах, які призначені вищим організаціям, органам виконавчої влади, іншим державним установам;
- для візування актів про виконані роботи або про надання послуг, а також різного роду накладних;
- в кадровій документації, зокрема, в наказах про прийом на роботу і звільнення, трудові договори;
- в різних платіжних документах та інших документах, які можуть нести фінансові наслідки.
Факсиміле. Правила використання
Очевидно, що застосування факсиміле для візування безлічі однотипних документів дуже зручно. Проте накладна була видана в практиці підприємства варто з обережністю. Як же правильно застосовувати факсиміле для підпису документів?
Підписання угод
При укладанні угод, договорів, необхідно передбачити підписана власноруч угоду сторін про застосування факсимільного підпису, в якому відобразити такі моменти:
- ПІБ та посада осіб, підписи яких виконуються за допомогою факсиміле;
- зразки цих підписів і їх відбитків;
- список документів, де можна ставити факсиміле;
- період дії угоди.
Факсиміле підпису в практиці підприємства
У разі вживання факсиміле підписів на підприємстві:
- скласти і затвердити список тих документів, де можна використовувати факсиміле;
- визначити порядок і способи зберігання факсимільного друку. Наприклад, встановити наказом по підприємству, що факсиміле знаходиться у відповідального співробітника весь робочий час, а в неробочий - замикається в сейфі;
- наказом по підприємству призначити довірених осіб, які мають право на проставляння факсиміле в документах;
- обумовити послідовність дій у разі крадіжки, втрати факсимільного штампа, а також способи його знищення.
Таким чином, застосування практикується тільки в цивільно-правових відносинах. В області всіх інших правовідносин, в тому числі, адміністративно-податкових, використання факсимільних підписів на документах не дозволено. Різні ризики, пов'язані з використанням факсиміле, можна усунути при дотриманні факсиміле правила використання.
Схожі ГАРЯЧІ і АКТУАЛЬНІ теми:
Наказ про використання факсиміле зразок і вимоги до нього