Головному бухгалтеру організації, як і будь-якого працівника, покладаються різні відпустки (наприклад, щорічний, за свій рахунок або відпустку по догляду за дитиною). Відповідно, головбух може бути відсутнім на роботі тривалий час. Хто має право підписувати за нього документи в цей період? Чи можна передати всі повноваження керівника? Чи допускається відгук головбуха з відпустки? Відповіді на ці та інші питання - в нашій сьогоднішній статті.
Ввідна інформація
Для початку зазначимо, що відпустка головного бухгалтера оформляється за тими ж правилами, які встановлені для звичайних працівників. Якогось спеціального порядку догляду головбуха у відпустку законодавство України не містить. Так, наприклад, немає прямої вимоги про те, щоб головбух на період відсутності передав свої повноваження іншим особам.
Разом з тим, як відомо, бухгалтерський облік потрібно вести безперервно. Ця вимога пункту 3 статті 6 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 402-ФЗ). «Призупинити» ведення бухобліку на час відпустки головного бухгалтера не можна.
Також в процесі діяльності організації створюються документи, на яких потрібно поставити підпис головбуха. Наприклад, в пункті 6 статті 169 НК Україна сказано, що рахунок-фактура повинен бути підписаний, в тому числі, головним бухгалтером. Хто має право поставити свій підпис замість підпису головбуха, який перебуває у відпустці? Давайте розбиратися.
Якщо у головбуха є заступник
Якщо в штаті компанії числиться заступник головбуха, то під час відсутності останнього на всіх документах за нього може розписуватися заступник. У трудовому договорі з заступником слід прописати його обов'язки по заміщенню головбуха на час відпустки.
Якщо ж заступників кілька (таке зустрічається у великих фірмах), то керівник компанії повинен видати наказ, в якому буде вказано, кому саме доручається виконувати обов'язки головбуха. Можна також розподілити повноваження між кількома заступниками.
Зауважимо, що на практиці заступники найчастіше не отримують доплату за час заміщення головного бухгалтера. Це пояснюється тим, що необхідність виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера враховується ще на етапі встановлення посадових окладів його заступників.
Якщо у головбуха немає заступника
Якщо в штатному розкладі компанії не передбачена посада заступника головбуха, то можливо кілька варіантів передачі його повноважень на період відпустки. Розглянемо деякі з них.
поєднання
На час відпустки головного бухгалтера виконання його обов'язків можна доручити комусь іншому працівникові в порядку суміщення посад.
Нагадаємо, що під суміщенням розуміється виконання працівником з його письмової згоди додаткової роботи за іншою професією (посадою) поряд зі своєю основною роботою у одного і того ж роботодавця (ст. 60.2 ТК РФ).
Співробітником, який поєднує свою роботу і роботу головбуха, може стати, наприклад, «простий» бухгалтер або фінансовий директор. За суміщення покладається доплата (ст. 151 ТК РФ).
Документально поєднання оформляється наступним чином. З працівником укладається додаткова угода до трудового договору. У додатковій угоді зазначаються:
тимчасове переведення
Суміщення професій підходить для ситуації, коли головний бухгалтер перебуває у відпустці нетривалий час. Однак на час тривалої відсутності головбуха (наприклад, відпустки по догляду за дитиною) краще розглянути питання про тимчасове переведення на його посаду іншого працівника (зі збереженням за головбухом місця роботи).
Відзначимо, що тимчасове переведення не має на увазі поєднання обов'язків, встановлених для різних посад. Тобто працівник, переведений на посаду головбуха, повинен бути повністю звільнений від іншої роботи (на відміну від сполучення). Відповідно, і отримувати він повинен таку ж заробітну плату, як головний бухгалтер.
Що стосується документів, якими оформляється тимчасове переведення, то їх, як і в попередньому випадку, два: додаткова угода до трудового договору і наказ про тимчасове переведення.
Строковий трудовий договір
На період виконання обов'язків відсутнього головбуха, роботодавець має право укласти строковий трудовий договір з працівником «з боку» (ст. 59 ТК РФ). При цьому необхідно дотримати всі норми Трудового кодексу, що регламентують прийом на роботу нового співробітника і його подальше звільнення. Тобто, на наш погляд, цей варіант теж варто розглядати, якщо мова йде про тривалу відсутність головного бухгалтера.
Зверніть увагу: в загальному випадку законодавство України не пред'являє спеціальних вимог до осіб, які ведуть бухгалтерський облік. Однак до деяких компанії прийняти на посаду головного бухгалтера можна тільки людини, яка має вищу освіту і спеціальний стаж роботи. Зокрема, це стосується ВАТ (за винятком банків, для головбухів яких існують окремі критерії) і страхових організацій (ч. 4 ст. 7 Закону № 402-ФЗ про бухоблік). У даній нормі уточнюється, що спеціальні вимоги пред'являються також до «інших посадових осіб, на яких покладається ведення бухгалтерського обліку». Це означає, що доручити ведення бухобліку в зазначених вище організаціях (нехай навіть тимчасово), можна тільки особам, які відповідають зазначеним критеріям.
Підписання рахунків-фактур за головного бухгалтера
Так, наприклад, в пункті 6 статті 169 НК Україна сказано, що паперовий рахунок-фактура повинен бути підписаний керівником і головним бухгалтером організації. Разом з тим, в даній нормі уточнюється, що рахунок-фактуру можуть підписати і «інші особи, уповноважені на те наказом (іншим розпорядчим документом) з організації або довіреністю від імені організації». Це означає, що на час відпустки головбуха право підписання рахунків-фактур від його імені можна передати іншим уповноваженим особам. Таким уповноваженою особою може стати і сам керівник організації. Але тільки в тому випадку, якщо він виконує обов'язки головного бухгалтера (див. «В якому випадку директор може підписати рахунок-фактуру за головбуха»). Якщо керівник буде виконувати обов'язки головного бухгалтера (в тому числі підписувати від імені головного бухгалтера рахунки-фактури), то за це, як ми вже сказали, йому належить доплата.
Нагадаємо, що рахунок-фактура, складений в електронній формі, підписується посиленою кваліфікованої електронним підписом керівника організації або інших уповноважених осіб
(Абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При цьому в електронному рахунку-фактурі показник «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» не формується (п. 8 Правил заповнення рахунку-фактури, затв. Постановою Уряду України від 26.12.11 № 1137). Це означає, що в компаніях, які перейшли на електронний документообіг, в разі відсутності головного бухгалтера не доведеться покладати на директора або інша особа обов'язок підписувати рахунки-фактури від імені головного бухгалтера, і не буде потрібно нараховувати такій особі доплату. Можна буде продовжити використовувати електронний підпис керівника.
В якому випадку буде потрібно довіреність
В Єдиному госрестре юросіб є запис про особу, яка має право діяти від імені організації без доручення (подп. «Л» п. 1 ст. 5 Федеральний закон від 08.08.01 № 129-ФЗ «Про державну реєстрацію юридичних осіб та індивідуальних підприємців») . Як правило, такою особою є керівник. Йому не потрібна довіреність на те, щоб представляти документи в різні державні органи або отримувати їх.
Іншій особі, яка в період відпустки головбуха буде здавати або отримувати документи з держорганів, знадобиться довіреність на вчинення таких дій. Одного лише наказу про виконання обов'язків головбуха буде недостатньо, оскільки такий наказ - це внутрішній документ компанії.
Податкові перевірки та подання документів
У період відпустки головного бухгалтера можлива виїзна податкова перевірка організації. Вона проводиться на підставі рішення керівника податкової інспекції, і переносити її через відпустки головбуха НЕ будуть (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однак податківці можуть продовжити виїзну перевірку, якщо через відсутність головбуха компанія не зможе представити необхідні документи (подп. 5 п. 4 додатка № 2 до наказу ФНСУкаіни від 25.12.06 № САЕ-3-06 / 892 @).
Також організація може просити збільшити термін подання документів в рамках камеральної перевірки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Крім того, як відомо, податківці мають право витребувати документи і відомості про діяльність платника податків у його контрагентів або інших осіб (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Це означає, що в організацію може надійти, наприклад, вимога надати документи про конкретній операції з контрагентом. В період відсутності головного бухгалтера можна клопотати про продовження строку направлення таких документів (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Чи можна відкликати головбуха з відпустки?
У статті 125 Трудового кодексу встановлено, що відкликати співробітника з відпустки можна тільки з його згоди. Дане положення повною мірою поширюється і на головного бухгалтера. Без його згоди відгук з щорічної відпустки не допускається.