Не секрет, що одним з найбільш важливих людей в будь-якій організації є головний бухгалтер. Адже саме він відповідальний за документальне оформлення «господарського життя» фірми. Очевидно і те, що всі ми потребуємо у відпустці, і головний обліковий працівник - не виняток. А раз так, то варто заздалегідь розробити план, за яким буде жити компанія в період відсутності головного бухгалтера.
Заступник всьому голова
Якщо в штаті компанії є посада заступника головного бухгалтера, то все гранично просто. Він заміщає облікового працівника, наприклад, під час відпустки, відрядження, хвороби та т. П. Функції заміщення обумовлюються з новачком при підписанні трудового договору. Прописати відповідний пункт можна і в посадовій інструкції. Це означає, що доплачувати за додаткові функції на час відпустки головбуха не потрібно. Підписуючи документи, заступник повинен вказувати свою тимчасову посаду, а також ініціали. Словом, все просто. Але дозволити собі таку одиницю в компанії можуть далеко не всі. А це означає, що керівникам доводиться вдаватися до інших варіантів вирішення цього питання.
Так, на час перебування головного бухгалтера у відпустці виконуючим обов'язки можна призначити іншого працівника. Наприклад, провідного бухгалтера. Якщо співробітник поряд зі своєю основною роботою виконує ще й додаткову - роботу головного бухгалтера, то дану передачу посадових обов'язків і повноважень слід оформити як суміщення професій. І за це співробітнику покладена доплата, яка залежить від обсягу роботи. Розмір доплати встановлює керівник за угодою з працівником. Це може бути фіксована сума, різниця в окладах або відсоток від окладу за основною роботою. Поєднання оформляється додатковою угодою до трудового договору і наказом.
У наказі про суміщення посад вказується:
Призначене таким чином особа буде не тільки мати права головного бухгалтера, а й нести відповідну відповідальність. Варто відзначити також, що видання наказу не скасовує видачу призначеного відповідальній особі довіреності - документа, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами (ст. 185 ЦК України). Наприклад, податкові органи не шанують «загальну» довіреність від тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера та вимагають окрему папір на кожну здійснюються операцію, ну, скажімо, на уявлення податкових декларацій, на отримання актів за результатами податкових перевірок і т. Д.
передача повноважень
Альтернативою суміщення професій є тимчасове переведення обраного працівника на посаду головного бухгалтера. В цьому випадку заміщає співробітник повністю звільняється від своєї основної роботи і виконує тільки обов'язки відсутнього ланки команди. Причому згідно зі ст. 72.2 ТК Україна керівник повинен платити йому таку ж зарплату, як і головбуха. Оформляючи подібні відносини, керівник повинен скласти додаткову угоду до трудового договору і видати наказ.
При оформленні тимчасового переведення необхідно виконати ті ж дії, що і при постійному перекладі (крім внесення запису про переведення до трудової книжки), а саме:
- отримати письмову згоду працівника, якщо воно потрібно. Згода можна оформити додатковою угодою до трудового договору про тимчасове переведення працівника на іншу роботу;
- оформити наказ про переведення на іншу роботу за уніфікованою формою № Т-5 (а якщо перекладається кілька працівників, то за формою № Т-5а);
- внести запис про тимчасове переведення в розд. III особистої картки працівника за формою № Т-2 і ознайомте працівника з цим записом під розпис;
- якщо при тимчасовому переведенні у працівника змінюється трудова функція - ознайомити його під розпис з локальними нормативними актами, пов'язаними з новою роботою, і в необхідних випадках провести навчання та інструктаж з охорони праці.
Вибираючи між варіантами: поєднання або передача повноважень, фахівці радять добре зважити всі за і проти. Так, передача повноважень головного бухгалтера іншого співробітника на невеликий термін (2-3 тижні) доцільна лише при відсутності інших більш зручних варіантів. Адже в даному випадку ви оголюєте іншу ділянку роботи.
Право першого підпису
Складаємо наказ правильно
Наказ № 22 про призначення тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера
На вказаний період їй передається право ведення бухгалтерського обліку, підписи за головного бухгалтера всіх внутрішніх документів, бухгалтерської та податкової звітності.
Якщо заміщає керівника і головного бухгалтера працівникам ви хочете надати право підпису банківських документів на невизначений (тривалий) термін, то треба буде заново оформити банківські картки. У них, крім зразків підписів керівника та головного бухгалтера, потрібно зафіксувати і зразки підписів заміщають осіб. Тільки тоді вони зможуть підписувати платіжні доручення та чеки.
Якщо у вас в організації варто система «Клієнт - банк», то оформляти банківські картки не доведеться. Заміщує керівництво співробітникам треба буде просто передати ключі ЕЦП керівника і головного бухгалтера для підпису електронних документів в названій системі. Це також треба вказати в наказі про передачу повноважень керівника і головбуха на час відпустки.
Крім того, важливо пам'ятати наступне. Зазвичай головбух йде у відпустку тільки після здачі квартальної звітності до податкової інспекції і позабюджетні фонди. Але в житті буває всяке! Якщо ви здаєте звітність через Інтернет, трапляється, що податківці просять продублювати вже здану звітність. Тому про всяк випадок передайте заміщає головного бухгалтера співробітнику присвоєний організації сертифікат електронного цифрового підпису, за допомогою якого ви посилаєте звіти в податкову інспекцію, ПФР і ФСС через Інтернет. Про це теж потрібно згадати в наказі про передачу повноважень головбуха на час відпустки.
Якщо виявиться, що під час відсутності головного бухгалтера в організацію прийшла податкова перевірка, її через відсутність головного облікового працівника відсувати ніхто не буде: дата початку перевірки відповідає даті винесення рішення інспекції про призначення перевірки, і її термін починає спливати з цього моменту.
Практична енциклопедія бухгалтера