Графік відпусток
У трудовій інспекції прекрасно розуміють, що строго дотримуватися заздалегідь заплановані терміни відпусток практично неможливо. У працівників протягом року може з'явитися сотня причин перенести відпустку. Та й керівництво часто пропонує поміняти терміни відпочинку. Крім того, працівника можуть відкликати з відпустки. У кожній з цих ситуацій графік відпусток неминуче порушується.
Щоб уникнути причіпок, важливо правильно оформити документи. Найчастіше питання про перенесення відпустки вирішується за домовленістю сторін. Але в будь-якому випадку буде потрібно внести зміни в графік відпусток.
Якщо новий відпустка починається раніше запланованого терміну, досить, щоб співробітник написав звичайне заяву і завізував його у свого керівництва. Після чого вам потрібно або скласти наказ про перенесення відпустки, або відразу ж оформити наказ на відпустку. Реквізити одного з цих документів і нову дату початку відпустки вкажіть в графіку відпусток в графах 8 і 9 (якщо мова йде про типову форму № Т-7). Причому тут не важливо, з чиєї ініціативи переноситься відпочинок.
А якщо відпустка починається пізніше запланованого терміну? Попередьте працівника: про своє бажання перенести відпустку він повинен повідомити до того, як настане наведений в графіку день початку відпочинку. Для цього треба написати заяву. Якщо ж відпустка просить перенести роботодавець, співробітник повинен в письмовій формі підтвердити свою згоду на це. Попросіть його написати спеціальну заяву з новими термінами відпочинку.
Наказ на відпустку
При догляді співробітника у відпустку потрібно скласти наказ про надання відпустки працівнику (типова форма № Т-6) або декільком співробітникам (типова форма № Т-6а). В цілому уніфікована форма цього документа досить зручна, тому відмовлятися від неї не має сенсу.
Однак в наказі вкажіть тільки відомості про те відпустці, який ви надаєте працівникові. Тобто всі інші рядки (про додаткове, за свій рахунок і інших відпустках) з наказу можна видалити.
А замість цього при необхідності можете додати іншу додаткову рядок в розділ А. Це на той випадок, якщо невикористаний залишок торішнього відпустки працівник долучив до тих днів відпочинку, які бере в поточному році. Наказ підписує керівник, співробітника потрібно ознайомити з наказом під підпис.
Якщо співробітник одночасно працює в організації і сумісником, і основним співробітником, для надання йому відпустки найлогічніше оформити наказ за формою № Т-6а, яка застосовується при оформленні відпустки двом і більше працівникам
Це пов'язано з тим, що типова форма № Т-6 не дозволяє оформити один наказ при виході у відпустку внутрішнього сумісника. Зокрема, в цій формі реквізитами, обов'язковими до заповнення, є:
- посаду минає у відпустку співробітника;
- період, за який співробітнику надають відпустку.
А складати свій єдиний документ в даному випадку сенсу немає.
Тобто оформити відпустку потрібно окремо по кожній посаді. Начебто ви відправляєте відпочивати двох різних людей.
Адже у внутрішнього сумісника як мінімум два трудових договори, дві різні посади, два табельних номера. Та й стаж для відпустки за основним місцем роботи і стаж за сумісництвом, як правило, не збігаються з-за того, що додаткові функції у такого співробітника з'явилися не відразу.
І головне: відпускні внутрішньому суміснику доведеться розрахувати окремо за основним місцем роботи і окремо за сумісництвом. А потім підсумувати отримані результати.
Записка-розрахунок
У цьому документі фіксується, перш за все, власне величина відпускних. Крім того, слід навести й інші показники, зокрема:
- робочий рік, за який надається відпустка;
- тривалість відпустки;
- виплати, що враховуються при розрахунку відпускних (при цьому вказують як загальну суму, так і з розбивкою по місяцях);
- кількість календарних днів, що припадають на відпрацьований час;
- середньоденний заробіток.
Документи по темі: