У ВІДПУСТКУ НА ОСОБИСТЕ АВТОМОБІЛІ.
ВІДШКОДУВАННЯ, Документальне оформлення,
Працівники організацій досить часто вважають за краще вирушати у відпустки на своєму автотранспорті. Якщо чинним законодавством їм не гарантована оплата вартості проїзду у відпустку, то витрати по утриманню та експлуатації автотранспорту виробляються з особистих коштів громадян. У тому випадку, якщо законодавством передбачено право працівників вимагати від роботодавців оплати вартості проїзду, то такі витрати йому можуть бути відшкодовані повністю або частково. Крім того, при певних обставинах можуть бути відшкодовані також і витрати по оплаті проїзду у відпустку членів сім'ї працівника.
Для самих же організацій при оплаті вартості проїзду необхідно враховувати встановлений чинним законодавством джерело покриття витрат, а також документально правильно оформляти відшкодування вартості проїзду.
Із загального порядку виділяються випадки оплати проїзду працівникам організацій, розташованих в районах Крайньої Півночі, і прирівняних до них місцевостях.
Правила оплати вартості проїзду у відпустку працівників
організацій, розташованих в районах Крайньої Півночі
і прирівняних до них місцевостях
Крім того, організації зобов'язані в такому ж порядку оплачувати вартість проїзду у відпустку і провезення багажу членам сім'ї працівника, незалежно від часу використання ними відпустки.
Виплата авансу на проїзд у відпустку і назад проводиться перед від'їздом у відпустку, виходячи з приблизної вартості проїзду. Остаточний же розрахунок проводиться після повернення з відпустки на підставі поданих працівниками квитків або інших виправдувальних документів.
При ненаданні проїзних квитків, але при наявності документів, що підтверджують проведення відпустки в іншій місцевості, оплата проїзду до місця використання відпустки і назад здійснюється за найменшою вартістю проїзду найкоротшим шляхом.
У такому ж порядку, як встановлено вищенаведеними нормативними актами, в повній мірі відшкодовуються витрати на проїзд у відпустку і назад на особистому автомобілі.
Якщо працівник проводить час своєї відпустки в декількох місцях відпочинку, то йому відшкодовуються витрати на проїзд тільки до одного обраного ним місця, а також витрати по зворотному проїзду від того ж місця найкоротшим шляхом.
Таким чином, при використанні свого автотранспорту працівникові можуть бути оплачені:
якщо подані відповідні виправдувальні документи, що підтверджують зроблені витрати (чеки АЗС на бензин; збори за проїзд по платних автотрас і т.п.), - фактичні витрати, пов'язані з проїздом до відпустки і назад;
якщо виправдувальні документи не представлені - найменша вартість проїзду до обраного місця проведення відпустки і назад (по залізниці - загальний вагон пасажирського поїзда; рейсовим автобусом - маршрутом найменшою комфортності і т.п.).
Так як оплата проїзду у відпустку членів сім'ї працівника проводиться незалежно від часу проведення ними відпустки, то можлива також роздільна оплата проїзду у відпустку на автотранспорті самого працівника і окремих членів сім'ї, які мають право на користування пільгою по оплаті проїзду у відпустку.
Необхідно звернути увагу, що правом на оплату за рахунок коштів організацій вартості проїзду у відпустку і провезення багажу працівники можуть скористатися починаючи з другого року роботи (тобто після закінчення перших 12 місяців роботи).
Згідно п.2 ст.10 і ст.47 Сімейного кодексу України права і обов'язки подружжя виникають з дня державної реєстрації укладення шлюбу в органах реєстрації актів цивільного стану. Права і обов'язки батьків і дітей грунтуються на походженні дітей, засвідченому у встановленому законом порядку.
У зв'язку з вищевикладеним обов'язковій оплаті за рахунок коштів організації підлягає вартість проїзду і провозу багажу дружини (чоловіка) за умови, що шлюб зареєстрований в установленому порядку в органах РАГСу (незалежно від факту спільного проживання), а дітей - якщо батьківство (материнство) зафіксовано в органах РАГСу (є свідоцтво про народження із зазначенням в ньому П.І.Б. батьків).
Якщо відпустку використовується працівником на території Укаїни, то проїзд оплачується в повному обсязі відповідно до ст.33 Закону N 4520-1.
Якщо відпустку проводиться на території держав колишнього СРСР - країн СНД, відшкодуванню підлягає вартість проїзду і провозу багажу до найближчого до місця використання відпустки населеного пункту на території Укаїни і назад після пред'явлення проїзних документів з відміткою або довідкою відповідних транспортних організацій про вартість проїзду і провозу багажу до найближчого до місця використання відпустки населеного пункту на території Укаїни.
У зв'язку з цим якщо у відпустку співробітник організацій ЦентробанкаУкаіни направляється в країни СНД на своєму транспорті, то оплата проїзду може бути проведена на підставі довідки транспортної організації про вартість проїзду і провозу багажу до найближчої до місця використання відпустки станції призначення.
Відшкодування вартості проїзду у відпустку
працівникам інших організацій
У тому випадку, якщо оплата проїзду у відпустку передбачена галузевою або професійним тарифною угодою, то кожним підприємством, на яку поширюється дія угоди, має закріплюватися умова про оплату проїзду у відпустку в укладається з трудовим колективом (профспілковим органом) колективному договорі.
Організації, розташовані в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, оплачують вартість проїзду у відпустку своїх працівників і членів їх сімей в порядку, визначеному Законом N 4520-1 і п.п.7.8 і 7.9 Галузевої угоди. При цьому п.7.8 Угоди уточнено, що до членів сім'ї працівника, на яких оплачується проїзд, належать дружина (чоловік) і неповнолітні діти.
Крім того, оплата проїзду повинна провадитися виходячи з норм, встановлених в колективних договорах організацій галузі.
У тому випадку, якщо чоловік і дружина працюють в одній організації, то пільгами по оплаті проїзду в повному обсязі користується кожен з подружжя. Наприклад, в одному з двох років оплаті підлягає вартість проїзду чоловіка і дружини (дітей) як членів сім'ї чоловіка, а в іншому році - вартість проїзду дружини і чоловіка (дітей) як членів сім'ї дружини.
Пунктом 7.9 Тарифної угоди визначено, що оплата проїзду проводиться в залежності від фактично використаного виду транспорту в межах території Укаїни.
Оплата вартості проїзду до місця використання відпустки і назад, включаючи оплату провезення багажу безпосередньо працівників організацій, розташованих в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, вироблена в порядку, визначеному чинним законодавством, відноситься відповідно до пп. "Про" п.2 Положення про склад витрат на собівартість продукції (робіт, послуг).
Так як Положення про склад витрат тісно взаємопов'язані можливість списання витрат на оплату проїзду з законодавчим наданням таких пільг, то в разі виробництва організацією витрат на підставі колективних або трудових договорів або виключно на підставі окремо видаються наказів (розпоряджень), вони повинні погашатися лише за рахунок коштів , що залишилися після оподаткування.
У бухгалтерському обліку витрати по оплаті вартості проїзду працівників і членів їх сімей у відпустку і назад відображаються наступними записами:
дебет рахунку 80 "Прибутки і збитки" кредит рахунку 70 - витрати по оплаті вартості проїзду працівників у відпустку і назад, не передбачені чинним законодавством, віднесені за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні організації після сплати податків.
При цьому відповідно до вимог ПБО 10/99 всі витрати по оплаті вартості проїзду працівників і членів їх сімей у відпустку і назад відносяться до витрат по звичайних видах діяльності, але без зменшення податку на прибуток.
дебет рахунку 26 кредит рахунку 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" - на собівартість продукції (робіт, послуг) віднесені інші витрати по оплаті вартості проїзду працівників у відпустку і назад, передбачені чинним законодавством;
дебет рахунку 91 "Інші доходи і витрати" кредит рахунку 73 - витрати по оплаті вартості проїзду працівників і членів їх сімей у відпустку і назад, не передбачені чинним законодавством, віднесені за рахунок коштів нерозподіленого прибутку організації.
Документальне оформлення, відшкодовуються суми
Відповідно до п.1 ст.9 Закону про бухгалтерський облік всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, які є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Наприклад, наказ може бути такого змісту:
1. "Заступнику начальника відділу постачання Петрову В.Є. оплатити вартість проїзду до місця проведення відпустки р Первомайськ Житомирського краю і назад на особистому автотранспорті (ВАЗ-2106, номер ______) в сумі 4400 руб."
Витрати віднести на собівартість продукції (робіт, послуг).
Підстава: заява працівника від "__" ______ 200__ р .;
Підстава: заява працівника від "__" ______ 200__ р .;
Підставою для видання наказу у всіх випадках є розглянуте письмова заява працівника з додатком до неї документів, що підтверджують місце і час проведення відпустки в тому чи іншому населеному пункті, а також документів, що підтверджують вартість проїзду і провозу багажу, яка підлягає відшкодуванню.
За документ, який підтвердив би місце і час проведення відпустки працівником (або членами його сім'ї) у відповідному населеному пункті може виступити довідка органів виконавчої влади (органів внутрішніх справ) про терміни прибуття або вибуття з відповідного населеного пункту; довідки, видані паспортними столами, що підтверджують реєстрацію громадян за місцем проведення відпустки; квитанції про сплату місцевих зборів (наприклад, курортного збору); рахунки готелів та інших установ за встановленою формою, що підтверджують проживання громадян у відповідному населеному пункті і т.п.
Багато організацій для цілей підтвердження факту перебування працівників та членів їх сімей у відповідному населеному пункті видають їм відпускний посвідчення (відпускної квиток) та встановлюють обов'язок про виробництво відміток в пунктах проведення відпустки в місцевих органах виконавчої влади або органах внутрішніх справ.
Слід зазначити, що такий документ також може підтвердити місце і терміни проведення відпустки, але виключне вимога подання такого документа є неправомірним. Так, наприклад, якщо перебування може бути підтверджено рахунками готелів, то вимога подання додаткових документів, є неправомірним.
Слід звернути увагу на той факт, що в виправдувальних документах повинні бути вказані дати проведення відпустки - прибуття та вибуття.
У разі проїзду у відпустку на особистому автотранспорті оплата проїзду проводиться в залежності від того, представлені первинні документи, що підтверджують фактичні витрати на проїзд чи ні.
В якості документів, що підтверджують витрати, можуть бути представлені квитанції (чеки) АЗС; квитанції про сплату зборів за проїзд по платних автотрас і т.п.
При визначенні відшкодовуються сум в розрахунок повинні прийматися маршрут прямування і його кілометраж; витрата палива в залежності від марки автомобіля і його року випуску; вартість палива за маршрутом руху.
При ненаданні виправдувальних документів, але при наявності документів, що підтверджують проведення відпустки в іншій місцевості, оплата проїзду до місця використання відпустки і назад здійснюється за найменшою вартістю проїзду найкоротшим шляхом залізничним, водним, автомобільним і т.п. транспортом.
Для визначення суми очікуваного відшкодування в цьому випадку прикладаються довідки відповідних транспортних організацій про вартість проїзду до місця проведення відпустки або до найближчого пункту призначення на кордоні між Україною та державами - країнами СНД.
Оподаткування сум виплачуваної компенсації
Компенсовані суми проїзду в інших випадках підлягають оподаткуванню у загальновстановленому порядку.
Відшкодовуються суми проїзду у всіх випадках обкладаються податком на доходи фізичних осіб у порядку, визначеному гл.23 частини другої НК РФ.
Підписано до друку І.В.Гейц