Співробітник організації працює віддалено. Він запросив копію своєї трудової книжки. Так як в офісі він не буває, кадровий фахівець задався питанням, чи можна направити такому співробітнику копію трудової поштою. У ситуації, що створилася відправка копії трудової книжки поштою - це практично єдиний спосіб передати віддаленого співробітнику документи. Чи не приїжджати ж співробітнику за копією з іншого регіону. Давайте, розбиратися, як правильно вчинити в такій ситуації.
Складаємо заяву на видачу правильно
Відразу скажемо, що документи по пошті відправити можна. Однак необхідна згода працівника на відправку. Тому краще, щоб в заяві на видачу копії співробітник відразу вказав такий спосіб отримання потрібних йому документів. Визначитися з формулюваннями кадровику допоможе зразок заяви.
Нагадаємо, що запитана співробітником копія повинна бути видана або надіслана поштою не пізніше трьох робочих днів з дня, коли працівник подав відповідну заяву (ст. 62 ТК РФ).
Співробітник не дав згоди на відправку документів поштою
Як ми з'ясували, відправка завіреної копії поштою можлива тільки за згодою працівника. Однак на практиці може виникнути ситуація, коли така згода від працівника ніхто не почув. Наприклад, віддалений співробітник звернувся з відповідною заявою, а потім пропав.
Щоб не пропустити триденний термін підготовки документів, можна скласти повідомлення для працівника про необхідність прийти за копією або погодитися на її відправку поштою. В цьому випадку встановлений законодавством термін буде дотриманий.
Коли згоду працівника на відправку копії поштою буде отримано, документи потрібно відправити йому цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення листа працівникові. Такий вид поштового відправлення дозволить підтвердити факт відправки необхідної копії співробітнику.