Інформація, зафіксована в робочій книзі фахівця, є невід'ємною частиною трудових відносин. Існує ряд правил щодо заповнення та ведення даного документа. Питання про те, чи можна вносити ті чи інші записи в книжку, а також як це зробити грамотно, залишаються актуальними завжди. Однією з цікавих тем є питання, як виправити помилково записану інформацію про роботу в відомості про заохочення в трудовій книжці.
Особливості ведення трудової книжки
Трудовий документ нового зразка має масу переваг, починаючи з оформлення і закінчуючи захистом. Тепер вимоги до ведення книжок посилилися.
- водяний знак,
- блокировочная захист,
- ультрафіолетові елементи (шви, написи).
Придбати даний документ можна тільки в організаціях, які мають право на їх поширення, або у роботодавця, який заздалегідь набуває потрібну кількість за собівартістю.
Сучасні трудові носять в собі кілька розділів:
- основна станиця (тітульнік),
- інформація про роботу,
- інформація про нагородження.
Кожна з цих сторінок має свої особливості при заповненні, виправленні, доповненні будь-яких записів.
Розділи в трудовій книжці
Перший особливо важливий розділ, який заповнюється відразу при оформленні співробітника на посаду, - титульний лист. Основна інформація, завдяки якій можна дізнатися багато про фахівця, розташовується саме тут.
- прізвище, ім'я, по батькові, дата народження,
- освіту, спеціальність, професія.
Внизу сторінки власнику книжки необхідно поставити свій підпис, потім ставиться посаду і підпис відповідальної особи. Також заповнена сторінка затверджується печаткою організації.
Відомості про роботу - це розворот трудової, на якому фіксуються записи про трудові моментах.
- прийом, звільнення, переведення (зміна посади або місця),
- служба в армії або в особливих підрозділах,
- навчання (кваліфікація, розряди, підготовка по кадрам),
- сумісництво (запис необов'язкова, вноситься за бажанням працівника).
Будь-який запис (виключаючи роботу за сумісництвом) повинна починатися з назви організації та абревіатури, при її наявності. Потім йде така черговість:
- номер (перша графа),
- дата (друга графа),
- основна інформація (третя графа),
- вказівка документа - підстави для внесення запису (четверта графа).
Всі записи повинні підтверджуватися документацією, яка є підставою. Окрема тема - це сторінка, де пишеться інформація про нагородження.
Які нагородження вносяться до трудової книжки
Відразу варто відзначити, що недавно в трудовій були об'єднані два розділи «відомості про нагородження» і «відомості про заохочення». Законодавство встановило нові правила з фіксування інформації на сторінці про нагородження співробітника.
При записи будь-яких відомостей в даному розділі має бути підстава (який стверджує документ - указ, рішення і так далі). Тут прийнято писати про успіхи співробітника, його відмінності та добрі результати в роботі:
- нагороди державного зразка (до них відносять і звання),
- грамоти, звання, значки, знаки, дипломи від самої організації,
- інші заохочення.
Внести подібного роду запис керівник повинен в семиденний термін після видання наказу або отримання іншого документа з вищестоящих органів.
Так само, як і в попередніх розділах, тут є свій порядок по внесенню інформації:
- назва компанії (третя графа),
- номер (перша графа),
- дата (друга графа),
- основна інформація про нагородження (ким, за що і чому нагороджений - третя графа),
- документ-підставу (четверта графа).
Після цього дані пишуться і в особовій справі. За бажанням власника трудової в книжку можна вписати всі наявні у нього заохочувальні нагородження. Винятком є видана премія, крім премії персонального характеру.
Виправлення і доповнення в трудовій книжці
На першому аркуші можна робити доповнення через кому (стосується записів про освіту і спеціальності), а також за допомогою закреслення міняти особисті дані співробітника (в разі зміни прізвища при заміжжі або розлучення).
У відомостях про роботу і нагородження законом не дозволяється закреслювати інформацію, написану невірно. Але якщо сталася помилка, то можна визнати запис недійсною (порядковий номер повинен зберігатися завжди). Тут до помилок відноситься:
- граматично невірне написання,
- невірне написання за фактом,
- упущення записи.
Виправлення запису провадиться там, де її зробили, тобто керівником або відповідальною особою організації, де працював в цей час співробітник. Якщо помилка була виявлена після фактичного звільнення фахівця, то власник повинен звернутися з цього питання до колишнього роботодавця. Коли компанія, помилково написала невірну інформацію, реорганізована, право на виправлення помилки передається правонаступнику. Ліквідація підприємства означає те, що нове керівництво співробітника може самостійно зробити поправки в даному записі лише тоді, коли пред'явлений певний документ-підтвердження.
У трудовій книжці запис внесений у відомостях про нагородження
Є й такі помилки, які відносяться відразу до двох розділів. Наприклад, якщо в трудовій книжці відповідальна особа внесла запис про звільнення в відомості про нагородження. Такі помилки виправляються за все правилами, які встановлені законодавством.
При виявленні подібного роду порушень, їх необхідно негайно виправляти. Тут передбачається два варіанти:
- якщо помилка зроблена в компанії, де в даний момент працює співробітник,
- якщо помилка зроблена в компанії, звідки співробітник звільнився.
Більш простий вихід із становища буде в першому випадку. Відповідальна людина за допомогою ще одного запису повинен визнати помилкову інформацію недійсною. Тільки після цього фіксується правильний запис у відповідному розділі. Друк після напису ставити не потрібно, так як завіряється загальна інформація по факту звільнення співробітника з компанії.
Якщо зроблена невірна запис в компанії, звідки він вже звільнився, то власник повинен звернутися до колишнього керівника, якщо підприємство функціонує досі. Тут важливо знати, як здійснити процедуру виправлення помилки на даній сторінці.
Спочатку необхідно відкрити блок для інформації в відомостях про нагородження та заохочення там, де стоїть помилковий запис з назвою компанії. Після цього відбувається анулювання записи, помилково зафіксованої не в тому розділі. Керівник або відповідальний співробітник доповнює книжку вкладишем і прописує це на тітульніке. Потім в заведений вкладиш в графі «відомості про роботу» пишеться запис, яка була анульована в відомостях про нагородження. Після закінчення відповідальна особа ставить свій підпис і печатку організації в знак закриття даного блоку. Книжка і вкладиш пред'являються новому роботодавцю при прийомі.
Внесення записів про роботу в трудову книжку до відомостей про нагородження помилково можна виправити і самому керівнику. Для цього власнику книжки треба взяти відповідний документ з тієї організації, де раніше працював. Оформлення його відбувається за всіма правилами. Також разом з тим необхідно пред'явити договір з попередньою компанією і іншу документацію, пов'язану з нею. Далі роботодавець діє за інструкцією:
- визнає інформацію недійсною,
- вносить нову правильну запис в потрібному розділі.
У книжці працівника для кожного запису існує свій розділ. Отже, якщо помилково інформація була зафіксована не в тому розділі, де належить, то це є порушенням законодавства. Таку невірну запис необхідно виправляти за всіма правилами.