Трудова книжка містить розділ, в якому робляться записи про всі трудові досягнення співробітника. Він дуже важливий з точки зору визначення статусу працівника і його внеску в розвиток підприємства. Так як стандарту заповнення як такого не передбачено, про те, як правильно внести запис про нагородження в трудову книжку, ми розповімо в даній статті.
Про що робляться записи
Які нагородження вносяться в трудову книжку, чітко вказано в Правилах ведення і зберігання трудових книжок. Вони передбачають, що в книжку вписуються відомості про нагородження працівника:
- Державними нагородами.
- Нагородами, отриманими за внесок в діяльність даної організації (вдячністю, почесною грамотою або знаком, дипломом та ін.).
- Персональними грошовими преміями, встановленими відповідно до колективного договору.
- Відомчими нагородами.
Регулярні премії, якими співробітники нагороджуються на підставі прийнятого в організації нормативного акта про оплату праці, в трудову книжку не вносяться.
У цей розділ також включається інформація про присвоєння співробітникам почесних звань. Це особливо важливо з тієї точки зору, що їх привласнення, так само, як і нагородження деякими відомчими нагородами, відбувається послідовно: від менш значущого до більш почесному. Тому відомості про будь-яке таке заохочення вимагають документального підтвердження. Приклад - нагородження грамотами місцевих, регіональних і центральних органів влади.
Заповнення трудової книжки необхідно виконувати тільки після того, як в кадрову службу надійде офіційний документ, в якому буде вказано про заохочення даного конкретного працівника.
Інструкція не передбачає точних термінів внесення записів про заохочення в трудові книжки, за винятком випадків з держнагородами. Записи про заохочення, отриманих працівником в даній установі (організації), необхідно зробити не пізніше одного тижня після підписання наказу.
Підстави для внесення записів
Як правило, нагородний матеріал на співробітників, які представляються до нагородження орденами, медалями, почесними знаками та іншими серйозними нагородами, готується в кадрових службах. Вони готують відповідні клопотання, здійснюють заповнення нагородних листів, готують для подання у вищестоящі організації характеристики і інші документи, що відображають досягнення працівника. На їх підставі і приймається остаточне рішення про нагородження, про що повідомляється в спеціально виданому наказі.
Як робиться запис
Інструкція визначає, яким чином можна занести запис про нагородження до трудової книжки працівника. Розглянемо алгоритм даного дії:
- Пишемо повне найменування установи (організації), для цього можна також використовувати штамп.
- У 1-й графі проставляем порядковий номер запису по наростаючому рахунку тільки для розділу «Відомості про нагородження».
- У 3-й графі вказуємо, ким співробітник був нагороджений, і вносимо конкретні відомості про нагороди. Тут же необхідно коротко вказати, за що саме був нагороджений працівник (можна використовувати текст з клопотання або наказу).
- В 4-й графі слід точно вказати назву і реквізити документа, який є підставою для внесення даного запису в трудову книжку. Як правило, це наказ організації.
При звільненні працівника в розділі «Відомості про нагородження» ставиться печатка організації і підпис співробітника відділу кадрів. Зразок запису можна подивитися тут.