Суми відпускних відображають в звіті з ЄСВ. Однак не завжди відпустка припадає на один місяць. Якщо дні відпустки відносяться до двох різних місяцях, працівникові можуть нараховувати так звані перехідні відпускні або виплати за поточні і майбутні періоди.
коли відображати
У формі Д4 відпускні, в тому числі перехідні, повинні відображатися в місяці їх нарахування - місяці виходу у відпустку, але в окремих рядках за місяці, за які вони нараховані.
Суми нарахувань за час відпусток розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
порядок відображення
Відпускні відображають в таблицях 1 і 6 звіту Д4.
Виплати за невідпрацьований час, до яких відносяться відпускні, входять до складу додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції № 5). Тому в таблиці 1 вони відображаються в складі зарплати в рядках 1.1 і 2.1. А суми нарахувань ЄСВ на цю суму - в рядку 3.1.
У таблиці 6 звіту Д4 для відпускних передбачений код типу нарахувань «10». Вони відображаються окремим рядком (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
Якщо відображають перехідні відпускні, то їх вказують в окремих рядках за кожен календарний місяць відпустки в сумі, що припадає на дні відпустки конкретного місяця, зазначеного в графі «11» (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
Відображення відпускних в таблиці 6
У графі «10» вказують код типу нарахувань «10».
У графі «11» - період, протягом якого нараховані відпускні (місяць, рік)
Графи «13» і «14» не заповнюють (графу «14» заповнюють в рядку з зарплатою (доходом), де вказують кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати відповідно до ст.ст. 25-26 ЗУ «Про відпустки»).
Графу «15» заповнюють, якщо працівнику було нараховано зарплату і відпускні. А також якщо він знаходився у відпустці повний звітний місяць і відпускні були виплачені йому наперед в попередньому звітному періоді. В цьому випадку в звіті за місяць перебування у відпустці у графах з сумами ( «17» - «21») проставляють нулі, так як нарахування вже провели і відбили в попередньому періоді.
Графа «16» не заповнюється.
У графі «17» наводять суму відпускних за звітний місяць без обмеження максимальною величиною бази для нарахування ЄСВ (25 прожиткових мінімумів для працездатних осіб).
У графі «18» наводять суму відпускних в межах максимальної величини бази для нарахування ЄСВ. Оскільки відпускні входять в структуру зарплати, то при визначенні граничного розміру доходу. з якого утримується і на який нараховується єдиний внесок, вони враховуються в першу чергу. Для перехідних відпускних максимальну величину доходу для нарахування ЄСВ застосовують окремо за кожен місяць (пп. 2 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).
Якщо в одному місяці нараховано зарплату і відпускні і при цьому сума зарплати за відпрацьовані дні більше граничного розміру доходу, на який нараховується єдиний внесок, тоді графи за двома рядками заповнюють так:
в графі «17» - фактичні суми нарахувань зарплати (один рядок) і відпускних (інша рядок);
в графі «18» - в рядку відпускних повторюють показник графи «17», а в рядку зарплати вказують суму, рівну: максимальна база для нарахування ЄСВ мінус сума графи «17» рядки відпускних.
Таким чином, сума двох рядків графи «18» повинна дорівнювати граничному розміру доходу, на який нараховується та з якого утримується ЄСВ.
Графу «20» заповнюють тільки при виправленні помилок в сумі ЄСВ за минулі періоди.
У графі «21» відображають суму ЄСВ, нараховану на відпускні.