Основними формами кадастрової документації є:
- земельно-кадастрова книга підприємства,
- державна земельно-кадастрова книга району,
- ДЗК Російської Федерації.
Земельно-облікові дані відображаються в різних документах. Більшість з цих документів затверджується Земельної службою РФ, Держкомстатом Росії, і має єдину для всіх територіальних рівнів форму.
Земельно-облікова документація поділяється на текстову і планово картографічну. Між ними існує тісний взаємозв'язок. Текстові документи, зазвичай заповнюються на основі планово-картографічної документації, яка повинна відображати сучасний стан використання земель. Тому в земельний кадастр планово картографічна документація відіграє більш суттєву роль.
Планово-картографічна документація необхідна для просторового сприйняття об'єктів земельних відносин, окремих видів угідь і отримання їх просторових характеристик. Основою для наповнення такої документації служать різні матеріали: зйомки дистанційного зондування, топографо-геодезичної і кадастрової зйомки. Графічна інформація може надаватися в цифровому вигляді в растровому або векторному форматі.
При обліку земель використовується наступна планово-картографічна документація: плани, карти, схеми і картограми. На цих матеріалах наочно зображуються кордону землеволодінь і землекористувань, їх взаємне розташування; кордони і площі всіх видів і підвидів угідь. На картограма крім цієї інформації показуються різні характеристики земельного фонду, наприклад, питома вага заболочених земель, дані оцінки земель та інші характеристики. Основними планово-картографічними документами є:
- карта землеволодіння (землекористування);
- схема землеволодінь (землекористувань) адміністративного району;
- чергова кадастрова карта;
- карта земель з обтяженнями у використанні;
- картограма економічної оцінки земель та ін.
Дуже важливим є питання про точність уявлення геометричних даних про об'єкти. Від цього залежать витрати на наповнення земельно-кадастрової бази даних і обсяги інформації, що зберігається. Відповідно до даних за видами робіт, які здійснюються в світі в цій галузі, для конкретної бази даних вибирається базовий масштаб картографічних матеріалів з відповідною точністю. Наприклад, для картографування сільських населених пунктів Російської Федерації прийнятий масштаб плану 1: 2 000.
Так як території адміністративних областей (країв) значні по площі, то найбільш доцільно використовувати у вигляді оглядових матеріалів (або для отримання кількісних і якісних даних) матеріали дистанційного зондування, отримані з космосу.
Основу текстової бази даних складають матеріали обліку кількості та якості земель, що збираються і зберігаються землевпорядною службою в традиційній (паперової) форми або в електронному вигляді, а також інформація про нерухомість, інфраструктурі та інша інформація, пов'язана з землею, яка надається в муніципальні, комунальні органи та інші відомства.
Ще одне джерело інформації є статистична звітність, статистична звітність різниться по періодичності і може бути добової, тижневої, полумесячной, квартальної, піврічної і річної. Крім того, звітність може бути і одноразової.
Третім джерелом інформації є текстові матеріали (статті, книги, звіти про наявність і розподіл земель і ін.), Відмінна риса яких полягає в тому, що вони, незважаючи на великий фактичний матеріал, вони не завжди представлені в спеціально класифікованому вигляді і не забезпечують точну просторову локалізацію даних.
Дані про об'єкти земельних відносин можуть поділятися на такі інформаційні потоки:
- відомості про селянські, фермерських та інших сільськогосподарських підприємствах, асоціаціях і об'єднаннях (ідентифікаційний номер, площу і т. Д.);
- відомості про великих сільськогосподарських підприємствах, що мають велике народногосподарське, наукове, дослідно-експериментальне та інше значення;
- відомості про землекористування, розташованих на землях особливого правового режиму;
- відомості про власників, землевласників і землекористувачів, розташованих на території обласного (крайового) центру та міст обласного (крайового) підпорядкування.
Крім того, необхідні наступні дані:
- площі і якісні характеристики ділянок з негативним антропогенним і природним впливом (за умови, якщо вони займають площу, достатню для впливу на вихід сільськогосподарської продукції більше 5-15% залежно від виду ознаки) або становлять загрозу для життєдіяльності людини (наприклад, забруднення радіоактивними продуктами );
- площі і якісні характеристики земель федерального і регіонального підпорядкування;
- зведені дані якісної характеристики земельного фонду.
При формуванні системи земельно-облікової документації повинна бути використана наступна інформація інших відомств:
- інформація про комунікації, інженерних мережах;
- картографічні матеріали, в т. Ч. Топографічні, грунтові, геоботанічні та інші карти;
- матеріали ґрунтових, геоботанічних та інших наземних обстежень, здійснюваних службами МСГ, Мінприроди, РосІМЗа;
- матеріали дистанційного зондування.
За тривалістю періоду спостережень може бути використана наступна інформація:
- вихідна, що збирається на момент створення бази даних про наявність земель (їх розподілі і якості, оцінка земель та інші дані);
- періодична, що збирається з певним інтервалом (наприклад, 1 раз в 5 років);
- дані моніторингу земель;
- багаторічні спостереження основних якісних характеристик земель, статистична інформація про результати сільськогосподарського виробництва, інформацію про погоду.
Залежно від призначення і змісту розрізняють основні, допоміжні і первинні земельно-облікові документи.
Основні земельно-облікові документи призначені для відображення повної облікової інформації про кожен суб'єкт і об'єкт земельних відносин. Основними обліковими документом в землеволодінні (землекористуванні) є земельна книга і план (карта) земель.
У районної (міської) земельної службі таким документом є Державна кадастрова книга земель. У цьому документі крім даних кількісного і якісного обліку відображаються дані реєстрації (в скороченому вигляді), бонітування ґрунтів, дані економічної оцінки земель.
Другим за значимістю обліковим документом є карта землеволодінь і землекористувань. яка дає інформацію про їхнє розташування.
Основним звітним документом на рівні землеволодіння (землекористування) є експлікація земель або поконтурної відомість. в якій відображаються дані кількісного обліку земель в розрізі всіх видів і підвидів угідь.
На рівні адміністративного району, суб'єкта Російської Федерації і Федерації в цілому звітним документом є Звіт про наявність і розподіл земель (земельний баланс району). Цей документ є формою статистичної звітності і однаковий на всіх територіальних рівнях.