Поняття і функції службових листів ................................................ 5
Загальні вимоги до оформлення, структурі і стилю викладу службових листів ....................................................................................... ..12
Список використаних джерел ................................................ ..21
Якщо організаційно-правова, розпорядча документація в основному фіксує внутрішню діяльність організації, то її зовнішні контакти відображаються в діловому листуванні.
Через листи здійснюється обмін інформацією, робляться пропозиції, ведуться переговори, і т.п. Іноді інформаційно-довідкова документація просто підтверджує факти, події, які потрібно лише взяти до відома.
Таким чином, службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, оформлених відповідно до ГОСТу, що пересилаються поштою, факсом, електронною поштою або за допомогою кур'єра.
Без перебільшення можна сказати, що це один з найпоширеніших видів службових документів, тому, від того наскільки текст послання точний грамотний, коректний багато в чому буде залежати успіх вирішення питань, а значить і всього підприємства в цілому.
Тема контрольної роботи є досить актуальною. Актуальність пояснюється, по-перше: появою великої кількості організацій і підприємств різних форм власності, що відповідно призводить до необхідності офіційного, письмового закріплення зовнішніх, ділових зв'язків; по-друге: розвиток і закріплення сучасних вимог до оформлення документів, у даному випадку службових листів.
Мета написання контрольної роботи - грамотне складання та оформлення різних видів службових листів.
Контрольна робота складається з вступу, висновків та основної частини, що складається з трьох частин. Перша частина розглядає поняття «службовий лист» і його функції. У другій частині наводиться класифікація найбільш поширених видів службових листів за функціональною ознакою. Третя частина розглядає особливості оформлення окремих реквізитів у листах, структуру тексту і стиль викладу службових листів, а також значення ділового стилю викладу при написанні службових листів.
Поняття і функції службових листів
Службовий лист - це короткий (як правило не більше 1-2 сторінок) документ, що стосується одного питання (або декількох взаємопов'язаних між собою питань) і призначений для здійснення оперативного інформаційного обміну між підприємствами (організаціями, установами), їх структурними підрозділами (посадовими особами) .
Основна особливість, за якою службові листи з усіх видів документації виділяється в особливу групу документів, є їх пересилання поштою, хоча останнім часом існує тенденція пересилати їх за допомогою телеграфу, факсимільного зв'язку та електронної пошти.
Функції службових листів:
- організаційна - забезпечує вплив на людей для організації і координації їх діяльності;
- комунікативна - забезпечує зовнішні зв'язки організації;
- юридична - використовується в якості свідоцтва, докази при виникненні спірних питань між сторонами;
- виховна - вимагає високого рівня освітньої підготовки, дисциплінує виконавця.
Службові листи виконують різні функції і грають велику роль в управлінській діяльності, сприяючи налагодженню зовнішніх зв'язків з різними організаціями.
Види службових листів
Перш ніж приступити до вивчення особливостей підготовки службових листів, не можна не згадати про різноманітність їх видів. Зауважимо, що для класифікації службових листів існує чимала кількість оціночних критеріїв. Зокрема, відомо, що вони відрізняються один від одного:
за ступенем доступності міститься в них інформації (по грифу обмеження доступу) - звичайні і обмеженого доступу (конфіденційні);
за термінами виконання - виконувані в загальноприйняті терміни, а також оперативно і терміново;
за обсягом - короткі, середні і довгі;
по виду міститься в них інформації - текстові і комбіновані (поєднують фрагменти тексту з таблицями, анкетами і графічними зображеннями);
за стилем викладу - офіційні і приватні;
по комплектності - з додатками і без додатків;
по композиції - прості (що стосуються одного питання) і складні (що стосуються двох і більше питань);
з інформаційного приводу для підготовки - ініціативні і відповідні листи.
Однак головним класифікаційним критерієм як і раніше залишається їх функціональне призначення. Наведемо коротку характеристику найбільш часто зустрічаються на практиці різновидів листів, класифікованих за функціональною ознакою.
Лист-прохання - викладає якусь прохання, гранично коротко, чітко і шанобливо підкреслює зацікавленість організації у її якнайшвидшому виконанні, заздалегідь висловлюючи подяку за виконану роботу (Додаток 5).
відправником запиту, або нормативно-правовим документом
Супровідний лист - лист, призначене для супроводу доданих до неї документів (матеріалів). Такі листи можуть містити додаткову інформацію по прикладеним документам (матеріалами) - назви, кількості сторінок і т. П. Супровідний лист сприяє контролю за рухом документів (матеріалів). (Додаток 8)
Перша характеризується винятковою конкретністю і точністю
Лист-повідомлення - лист, в якому щось повідомляється або затверджується. Зазвичай даний вид листів є відповіддю на запит і починається зі слів «На Ваш запит повідомляємо», «Сповіщаємо Вас».
Циркулярний лист надсилається організацією, яка повідомляє підпорядкованим підприємствам конкретні відомості або установки, що стосуються ділових питань і завдань, які носять розпорядчий характер.
Лист-привітання - містить привітання, пов'язані з будь-якими важливими подіями. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між відправником і отримувачем, вважається цілком доречним направляти вітання з такими основними приводів: