Саме поняття «особиста справа співробітника» (ЛД) прийшло до нас з часів розвиненого соціалізму. Це папка з підшитими і пронумерованими в ній матеріалами, що характеризують трудову діяльність людини з моменту його працевлаштування до звільнення. Сьогодні формування особової справи не є обов'язковою, однак документи співробітників є на кожному підприємстві. Тому кадровикам слід вивчити все, що стосується особливостей ведення ЛД працівників, і грамотно застосовувати отримані знання на практиці.
* У зв'язку з частими змінами в законодавстві інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
* Всі випадки дуже індивідуальні і залежать від безлічі факторів. Базова інформація не гарантує рішення саме Ваших проблем.
Тому для вас цілодобово працюють БЕЗКОШТОВНІ експерти-консультанти!
* Зателефонуйте на гарячу лінію: Київ і Область - +7 (499) 350-84-28 Харків і область - +7 (812) 627-16-41
Що таке особиста справа
На жаль, в системі вищих навчальних закладів відсутня факультет підготовки співробітників відділу кадрів (ОК). Фахівці цього профілю в кращому випадку навчалися за спеціальністю «Діловодство». Примітно, що досвід роботи кадровиків передається з покоління в покоління. Цим і пояснюється відсталість структури. До ознак такого консерватизму можна сміливо віднести ведення в компаніях особистих справ працівників.
У підприємствах інших форм власності, де такі справи ведуться, є шафа, часто кілька шаф з курними папками, матеріали яких просто повторюють відомості з картки Т-2 з обліку кадрів. І все ж, у чому полягають порядок формування і склад особової справи працівника?
Склад ЛД працівника
Матеріали ЛД містять ксерокопії кадрових документів. Таких як накази, заяви і т. П. Прихильники ведення ЛД співробітників вказують на те, що копії документів про працівника, відомості про атестацію зручніше зберігати за ознаками персоналізації, а не в алфавітному порядку за прізвищами співробітників. Сьогодні це питання повністю переданий на розсуд керівництва компанії і повинен регламентуватися внутрішнім становищем або статутом організації.
Формування ЛД за правилами діловодства, прийнятим в організації
Структура особової справи співробітника
Скільки має зберігатися ЛД
Інструкція з оформлення
Для оформлення особової справи потрібні: папка - швидкозшивач, дирокол і документи. Якщо прийнято заяви, накази та інші матеріали діловодства зберігати окремо (часто такі документи залишаються в бухгалтерії), то в ЛД підшиваються копії.
Перелік матеріалів наводиться в п.5 Указу № 640. Після виключення норм, що стосуються особливостей держслужби, список можна застосувати і до будь-якої іншої компанії.
Загальні вимоги можна сформулювати наступним чином:
- на обкладинці обов'язковий номер справи по книзі реєстрації, П. І. Б. співробітника, дата початку та закінчення справи, номера трудової та медичної книжок (при необхідності), термін зберігання. Обкладинкою є сама папка або аркуш формату А-4 з зазначеними даними, наклеєний на неї;
- обов'язкова опис документів, що містяться в ЛД. Опис постійно поповнюється в міру зміни статусу співробітника або його кар'єрного зростання;
- потім слід підшити анкету, власне резюме працівника, копію диплома або атестата;
- далі - копії особистих документів: паспорт, ІПН і т. п .;
- заяву про прийом на роботу (копія), наказ про призначення на посаду;
- Трудовий договір;
- документи про переміщення співробітника по службі і зміни його статусу (в хронологічному порядку);
- можна включати результати атестації, службові записки, відомості про кваліфікацію.
Останніми підшиваються матеріали про завершення трудової діяльності на цьому підприємстві. Це можуть бути заява про звільнення, наказ про розірвання трудового договору, виписка з трудової книжки і т. П.
По завершенні формування особової справи матеріали, що містяться в папці, прошиваються міцною ниткою в нижній частині сторінок, кроком 1-1,5 см.
З обороту останньої сторінки кінці ниток заклеюються квадратним шматком паперу з печаткою підприємства, і робиться запис такого змісту: «У цій справі міститься ____ документів на ____ аркушах. Матеріали прошиті, пронумеровані і скріплені печаткою компанії ____ ».
Нумерація аркушів виробляється олівцем у правому верхньому кутку.
Зразок титульного аркуша
На титульному аркуші розміщують персональні дані працівника і відомості про період його роботи на цьому підприємстві. Фотографія не є обов'язковим елементом обкладинки.
Як повинна оформлятися опис
Опис - один з головних документів ЛД. До складання опису потрібно підходити сумлінно, оскільки саме вона дозволяє швидко знайти потрібні документи, а також перевірити комплектність особової справи.
На працівника компанії може бути заведено тільки одне ЛД. Збір інформації негласними методами переслідується по закону.
Порядок роботи з особистою справою
Якщо ви зайнялися веденням ЛД співробітників, то пам'ятайте про закон про конфіденційність інформації. У тих випадках, коли в статуті вашого підприємства прописана необхідність оформлення ЛД, слід скласти перелік осіб, які мають доступ до них.
Сам співробітник має право ознайомитися зі своєю особистою справою. У практиці великих компаній співробітників знайомлять з ЛД в обов'язковому порядку, під розписку, як правило, один раз на рік.
Особові справи не можуть передаватися стороннім організаціям. крім як, за запитом правоохоронних органів. Заборонено зберігати ЛД в філіях, які не є юридичною особою і не можуть бути роботодавцем.
Відповідальність інспектора з кадрів
До інспекторам відділу кадрів можливе застосування штрафних санкцій в розмірі 500 рублів за кожний неправильно заповнений документ. Але це стосується тільки уніфікованих форм, до яких особисті справи співробітників не відносяться.
Однак якщо ви ведете ЛД в обхід статуту підприємства (де це не передбачено локальними розпорядженнями), виконавча служба українського Комітету з нагляду за засобами комунікації та ІТ має право застосувати до вас штрафні санкції за «збір і обробку зайвих персональних даних». Крім того, сам співробітник може звернутися до суду з позовом до вас про захист прав особистості за порушення конфіденційності відповідно до Закону України № 152 «Про захист персональних даних».
Простий і ефективний вихід із ситуації існує. Електронний формат ведення особових справ скорочує представницькі витрати на кадрове забезпечення та позбавляє від багатьох проблем.
Ведення ЛД співробітників є добровільним і регламентується внутрішніми положеннями підприємства або компанії. По суті, ЛД копіює відомості листка обліку кадрів Т-2. Все більше організацій переходять на електронний варіант обліку інформації про своїх співробітників.