12.11. Ведення та зберігання кредитної справи
На кожен кредитний договір заводиться кредитне справа, якій присвоюється номер, що відповідає номеру кредитного договору.
Кредитний інспектор по обслуговуванню забезпечує збереження кредитного справи, своєчасне поповнення кредитної справи необхідною інформацією, відображення всіх операцій з обслуговування кредиту. Інформація може бути представлена в будь-якій формі, в тому числі на електронних і паперових носіях.
Кредитне справа повинна зберігатися в кредитному відділі в сейфі або закривається шафі. Воно повинно бути доступно для обмеженого кола співробітників (кредитного інспектора з обслуговування, начальника відділу іпотечного кредитування, працівника ревізійного підрозділу та ін.).
У кредитному відділі зазвичай міститься книга обліку кредитних справ, в якій відображаються всі переміщення кредитних справ. Кредитна справа може бути передано іншому співробітнику банку на підставі службової записки, підписаної начальником відділу іпотечного кредитування.
При виконанні позичальником всіх зобов'язань по кредиту кредитний інспектор по обслуговуванню готує кредитну справу для здачі на зберігання в архів банку. Для цього складається остаточний перелік документів, що містяться в кредитній справі, здійснюється наскрізна нумерація сторінок усіх документів. Кредитна справа передається в архів на підставі акту здачі-приймання.
Розділ 1. Документи, пов'язані з оформленням кредитної угоди:
1) лист попередньої кваліфікації позичальника;
2) заява-анкета на житловий іпотечний кредит з усіма необхідними додатками;
3) документи, що підтверджують інформацію про позичальника;
4) запит за місцем роботи;
5) запит в банк;
6) звіт про результати андеррайтингу;
7) звіт про оцінку предмета іпотеки;
8) виписка з рішення кредитного комітету про надання іпотечного кредиту;
9) кредитний договір (всі екземпляри банку) і інформаційні розрахунки до нього;
10) договори купівлі-продажу та про іпотеку квартири;
11) свідоцтво про державну реєстрацію іпотеки;
12) виписка з реєстру обтяжень;
13) завірена банком копія акта прийому-здачі квартири;
14) завірені банком копії фінансових документів, що підтверджують виконання зобов'язань покупцем-позичальником за договором купівлі-продажу житлового приміщення (підтвердження цільового використання кредитних коштів);
15) фінансові документи, що підтверджують фактичне надання кредиту позичальнику;
16) завірена банком копія заяви на страхування;
17) завірені банком копії чинних страхових полісів (договорів) зі страхування предмета іпотеки, страхування життя і працездатності позичальника, страхування титулу власності власника житлового приміщення і фінансових документів, що підтверджують оплату позичальником страхових премій;
18) додаткові угоди до кредитного договору.
Розділ 2. Документи, що відображають процес обслуговування кредиту:
1) прийом платежів по кредиту:
• інформаційний розрахунок щомісячних платежів по кредиту;
• зведена інформація про фактично внесених платежах по кредиту;
• копії платіжних документів;
• копії розпоряджень для бухгалтерії про прийом платежів і здійсненні відповідних проводок;
• копія довідки про звірку залишків по рахунках позичальника на початок року;
• виписка з бухгалтерії по позикового рахунку при завершенні погашення кредиту;
• розпорядження для бухгалтерії про закриття позичкового рахунку при повному погашенні кредиту і сплаті відсотків за користування кредитом;
• копія угоди між банком і позичальником про завершення виконання позичальником всіх зобов'язань за кредитним договором;
• копія заяви, підписаної позичальником і кредитним інспектором, про погашення реєстраційного запису про іпотеку;
• довідка про завершення кредитної справи;
• копії повідомлень позичальникові з інформацією про перегляд відсоткової ставки;
2) перевірка стану заставленого майна:
• звіти про інспекційну перевірку закладеного майна;
• документи, що підтверджують оплату податку на майно, комунальних та інших платежів;
3) перевірка страхового забезпечення кредиту:
• документи, що свідчать про продовження договорів страхування;
• документи, що підтверджують сплату страхових премій;
4) інформація про позичальника, що збирається в процесі обслуговування кредиту:
• довідки про доходи і копії податкових декларацій позичальника протягом кредитного терміну;
• інформація про зміни, пов'язані з кредитом: про реєстрацію в закладеній квартирі інших мешканців, про укладення, зміну або розірвання позичальником шлюбного договору, зміну місця проживання позичальника, складу його сім'ї, місця роботи, прізвища, а також інша інформація про обставини, що можуть вплинути на виконання зобов'язань за кредитним договором.
Розділ 3. Документи, що відображають дострокове погашення кредиту:
• заяву-зобов'язання від позичальника про дострокове повному або частковому виконанні кредитного зобов'язання;
• копії службових записок, рішень кредитного комітету, розпоряджень, пов'язаних з достроковим виконанням зобов'язань за кредитним договором;
• перерахунок суми платежу виходячи з нового залишку позикової заборгованості;
• заяву від позичальника (за його бажанням) з проханням не перераховувати розмір щомісячного платежу при частковому достроковому погашенні кредиту;
• додаткова угода між банком і позичальником про зміну терміну кредитного договору при частковому достроковому погашенні кредиту.
Розділ 4. Документи, що відображають роботу з проблемними кредитами:
• копії службових записок кредитного інспектора про порушення позичальником строків внесення платежів за кредитом;
• копії вимог банку про дострокове виконання кредитних зобов'язань при істотних порушеннях зобов'язань за кредитним договором;
• план заходів при виникненні у позичальника тимчасових труднощів при погашенні кредиту;
• копії розпоряджень для бухгалтерії про оформлення прострочення платежів;
• рішення кредитного комітету з питань проблемних кредитів;
• документи, які оформляють прийняті банком варіанти заходів при виникненні у позичальника тимчасових труднощів при погашенні кредиту.
Розділ 5. Документи, пов'язані з процесом судового звернення стягнення на закладене житлове приміщення:
• нотаріально посвідчену згоду про позасудової процедури звернення стягнення;
• копії службових записок про необхідність судового звернення стягнення;
• рішення кредитного комітету про необхідність судового звернення стягнення;
• документи, які оформляють процедуру судового звернення стягнення.
Розділ 6. Документи, пов'язані із закриттям кредитного договору:
• заяву позичальника на закриття позичкового рахунку;
• розпорядження про закриття позичкового рахунку, на списання резерву, на списання застави з позабалансового рахунку та ін .;
• заяву, підписану позичальником і начальником відділу іпотечного кредитування, про погашення реєстраційного запису про іпотеку в ЕГРП;
• довідка про завершення кредитної справи за встановленою банком формою.