проф. Горбунов В.С.
1. Склад системи НСА
2. Види довідників
Список використаних джерел
Проблема класифікації архівної документарної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівного інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота по створенню галузевого класифікатора архівної документарної інформації. Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організації та осіб необхідної документної інформацією.
Система науково-довідкового апарату до документів архіву - комплекс взаємопов'язаних архівних довідників і автоматизованих інформаційно-пошукових систем про склад і зміст документів, що створюються на єдиних науково-методичних засадах для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою їх ефективного використання.
Архівний довідник - довідник, призначений для пошуку інформації про архівні фонди та / або архівних документах. Всі архівні довідники, що описують документную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові. Обов'язкові довідники існують у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи і архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.
Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично. До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.
Всі види довідників я і хотіла розглянути в даній роботі.
1. Склад системи НСА
Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів Державного архівного фонду СРСР - це комплекс архівних довідників, механізованих та автоматизованих інформаційно-пошукових систем, що створюються на єдиних методологічних і науково-методичних основах. СНСА створюється для забезпечення схоронності та пошуку архівних документів з метою ефективного використання міститься в них інформації.
До складу системи НСА входять архівні довідники (архівні описи, список фондів, каталоги, путівники, покажчики, огляди документів) і механізовані і автоматизовані інформаційно-пошукові системи (АІПС).
Архівні довідники, механізовані і автоматизовані ІПС поділяються на міжархівних, общеархівние, межфондовие і пофондового.
Міжархівних довідники, механізовані і автоматизовані ІПС забезпечують пошук документів за матеріалами групи державних архівів (країни в цілому, регіону, республіки, краю, області); общеархівние довідники, механізовані і автоматизовані ІПС - пошук документів за матеріалами конкретного архіву в цілому; межфондовие довідники, механізовані і автоматизовані ІПС - пошук документів за кількома фондам одного архіву; пофондового довідники - пошук документів за матеріалами конкретного фонду.
Підготовка архівних довідників для видання, розробки механізованих і автоматизованих ІПС, а також наукова розробка великих архівних фондів, що завершується створенням довідників і науковим звітом, підлягають державній реєстрації.
архівний довідник каталог покажчик
Архівний опис - архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду і обліку справ. Описи складаються в діловодстві установ і у відомчих архівах. У державних архівах описи складаються на що надійшли неописані документи і в процесі переробки неякісних описів.
Державний архів повинен мати три екземпляри описів: один контрольний і два робочих. Контрольний примірник знаходиться в підрозділі архіву, що здійснює централізований облік документів, а робітники - у відповідних сховищах, в Новомосковскльном залі. Описи зберігаються по порядку номерів фондів, а в межах фонду - за номерами описів.
Процес складання опису складається з:
· Опису справ (кожної одиниці зберігання) на картках;
· Систематизації карток у відповідності зі схемою (див. П. 1.3.4), їх редагування;
Опис справ включає складання заголовка справи, встановлення назви структурної частини, діловодного номера (індексу), крайніх дат документів справи, кількість аркушів у справі та архівного шифру справи. Всі ці відомості заносяться на картку.
Кожна картка отримує порядковий номер, який виноситься олівцем на обкладинку справи і є його тимчасовим робочим номером до остаточної систематизації справ в описі і фонді. Після завершення систематизації всі відомості з карток переносяться в опису і на обкладинки справ.
Каталог - межфондовий архівний довідник (як правило, картковий), в якому інформація про зміст документів архіву згрупована з предметів (тем, галузям), розташованим у відповідності до прийнятої для нього схемою класифікації документної інформації.
Каталогізація архівних документів - це сукупність робіт зі створення каталогів: складання схеми класифікації, виявлення і відбір документів, опис їх змісту на каталожних картках, систематизація карток, оформлення та ведення каталогів.
Система каталогів. Сукупність різних взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих каталогів являє собою систему каталогів архіву. Залежно від схеми побудови каталогу, відповідно до якої організовуються їх загальна структура та основні підрозділи, каталоги можуть бути систематичними, предметно-тематичними або предметними. Основою системи є систематичний каталог.
Основні вимоги до системи каталогів держархіву наступні:
· Відповідність принципів побудови каталогів їх цільовим призначенням;
· Раціональна структура каталогів, що забезпечує оптимальне різноманітність аспектів інформаційного пошуку;
· Виключення паралелізму в угрупованні інформації в різних каталогах системи;
· Виключення невиправданого дублювання і широке застосування відсилань карток і покажчиків.
Систематичний каталог. У систематичному каталозі документная інформація класифікована за галузями знань і практичної діяльності суспільства. Систематичний каталог відображає зв'язки між подіями і явищами, містить відомості з конкретних питань. Систематичні каталоги будуються за схемами єдиної класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів.
Методичні вказівки щодо застосування схем містять методику організації та проведення робіт по створенню і веденню систематичних каталогів. Архіви, що зберігають документи дорадянського і радянського періодів, ведуть два самостійних систематичних каталогу. Розмежувальної датою для них є дата встановлення Радянської влади на відповідній території.
Предметно-тематичний каталог. У предметно-тематичному каталозі документная інформація класифікується всередині теми по предметній ознаці.
Предметний каталог. У предметному каталозі документная інформація класифікується за алфавітом предметних понять (фактів, подій, географічних найменувань) і осіб. Подальша систематизація здійснюється в логічній або хронологічній послідовності.
При значному обсязі карток вони можуть бути розташовані за спеціальною схемою класифікації. Коло осіб, відомості про яких підлягають включенню в іменний каталог, визначається кожним держархівом самостійно. Для архівів, що зберігають документи радянського і дорадянського періодів, можливе створення спільного іменного каталогу.
Географічний каталог. У географічному каталозі (різновид предметного) документная інформація класифікується за алфавітом географічних і топографічних назв (назв країн, республік, країв і областей, економічних районів, населених пунктів, морів, річок та ін.). В основу класифікації може бути покладено адміністративно-територіальний поділ. Систематизація всередині рубрик може бути хронологічній або тематичної.
В каталозі інформація класифікується за суворим алфавітом прізвищ. Картки в каталозі документів з особового складу містять: прізвище, ім'я, по батькові та посилання на справи, в яких є відомості про цього працівника.
Путівник - архівний довідник, що містить короткі відомості про документи архіву. У нього включаються відомості про основні фонди архіву.
Видами путівника є: путівник по архівах, путівники по фондах архіву, короткий довідник по фондах архіву і тематичний путівник по фондах архіву.
Путівник по архівах - систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів.
Путівник по фондах архіву - систематизований перелік найменувань архівних фондів з їх характеристиками.
Короткий довідник - систематизований перелік найменувань архівних фондів зі довідковими даними про них.
Тематичний путівник - систематизований перелік характеристик документів, розташованих по тематичної схемою.
Путівник, короткий довідник і тематичний путівник можуть створюватися по фондах всіх державних архівів СРСР в цілому, по фондам всіх або декількох архівів республіки, краю, області, по фондам окремого державного архіву, по окремому комплексу фондів державного архіву.
Покажчики можуть бути: предметними (загальними та спеціальними), іменними, географічними (як різновиду предметних), хронологічними та ін.
Огляд - архівний довідник, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, призначений для інформації зацікавлених установ та наукової громадськості про документах. Видами огляду є огляд фонду і тематичний огляд.
Огляд фонду включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного архівного фонду.
Тематичний огляд включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декількох фондів з певної теми.
Вибір фонду або теми для складання огляду визначається завданнями розвитку науки, техніки, культури, мистецтва на сучасному етапі, актуальністю обраної теми, науковою цінністю документів фонду, ступенем вивченості фонду.
Для оглядів, призначених до видання, має враховуватися наявність якісного НСА до фонду.
До складу довідкового апарату входять: титульний лист, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів, інформація про яких включена в огляд; в необхідних випадках - бібліографічний список.
Список використаних джерел
Розміщено на Allbest.ru