В Основних правилах роботи держархівів СРСР встановлені типи архівних довідників, що входять в систему науково-довідкового апарату: архівна опис, каталоги, путівники, покажчики, огляди документів. Кожен тип довідника має види, а іноді і різновиди, які виконують свої завдання і тому відрізняються один від одного по структурі, змісту, ступеня інформативності. Всі архівні довідники складаються з обов'язковим залученням опису справ.
До складу СНСА входять міжархівних, общеархівние, межфондовие і фондові довідники. Каталоги - це межфондовие архівні довідники, в яких інформація про зміст документів архіву занесена на картки встановленої правилами форми. Призначення каталогів - оперативний пошук поглибленої інформації, що міститься в документах архіву з певних тем, подій, явищ, особам і т.д.
Архів може мати кілька каталогів: систематичний, предметний, іменний, географічний, з історії установ, документів з особового складу. При наявності в архіві декількох взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих каталогів створюється система каталогів. В її основі як правило, лежить систематичний каталог.
Путівники - архівні довідники, що містять короткі відомості про документи архіву. Характеристики в них розташовуються за рекомендованою правилами схемою. Призначення путівників - ознайомлення споживачів з короткою інформацією, орієнтує в склад і зміст фондів архіву.
Існують три види путівників: путівник по фондах архіву включає систематизований перелік найменувань архівних фондів з їх характеристиками; короткий довідник по фондам архіву є систематизований перелік найменувань архівних фондів зі довідковими даними про них; тематичний путівник включає систематизований перелік характеристик документів, розташованих по тематичної схемою.
Покажчик - елемент довідкового апарату до архівного довідника, охоплює основний текст і додатки. Довідкові дані до опису даються на номери справ, до путівника і огляду - на сторінку довідника, до каталогу - на індекс каталожної картки.
У практиці архівів найбільше застосування знаходять покажчики наступних видів: предметний, географічний, іменний, хронологічний.
Огляд документів - архівний довідник, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів. Призначення - інформація зацікавлених організацій про документах.
При розробці довідників будь-яких типів, видів необхідно дотримуватися методичні рекомендації, розроблені провідною установою ГАС. Застосування єдиних форм і прийомів опису, єдиної класифікації полегшить переклад на механізований і автоматизований пошук інформації.