Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без печатки недійсний. Ось і ставимо печатку мало не на всіх паперах - каші маслом не зіпсуєш. Але чи так це необхідно? На жодні кадрові документах дійсно потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися і без нього?
Кнам до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані з правильним використанням відбитка печатки. "Чи потрібна печатка на трудовому договорі?" - запитує підприємець з Самари. "Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток печатки?" - цікавиться московський менеджер по персоналу. "Я випадково поставила в трудовій книжці працівника друк іншої організації. Що ж тепер робити?" - нарікає кадровик з Ставрополя. Сьогодні ми дозволимо ці та багато інших проблем.
Знайомтеся: друк
Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки не закріплені. У законодавстві майже нічого не сказано про правила використання печаток. Неясно, наприклад, які друку повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми повинно бути печаток і т. П. Всі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Друку бувають трьох видів: державне мито, прирівняні до гербовим і прості.
Гербові печатки (із зображенням герба РФ) використовуються тільки в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку отримують організації, які наділені державними повноваженнями. Наприклад, приватні нотаріальні контори.
Комерційні фірми використовують друку, прирівняні до гербовим. На них зображена фірмова емблема, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Є свої печатки та у приватних підприємців. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербовим. Але на такий друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН і реєстраційний номер.
Штампи, датери, факсиміле
Штамп - це вид друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, які підтверджують певну дію. Наприклад "Оплачено", "Виданий вкладиш".
Датер - штемпельний прилад для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів і датерів в законодавстві не врегульовано, тому організація повинна визначити його самостійно.
Факсиміле - це друк або кліше, за допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати тільки в установленому законом порядку. Однак такого порядку поки не існує. На кадрової та бухгалтерської документації факсиміле ставити не можна - там потрібна тільки власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях - цілком допустимо.
Державне мито й прирівняні до них друку ставлять на документи, які потребують особливої підтвердження справжності, - договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення і т. П.
Простими вважаються друку структурних підрозділів компанії, друку для окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми - круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться на ті документи, які не вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, перепустки, копії і т. П.).
Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки не закріплені
Де розташувати відбиток печатки?
Відбиток печатки повинен розташовуватися внизу документа, поруч з підписом посадової особи. Зверніть увагу: печатка ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке позначає посаду, але не потрапити на підпис і розшифрування підпису.
Цю інструкцію разом з переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає - самостійним документом або доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений в локальному акті, керівник організації видає про це спеціальний наказ. Список документів, завіряються печаткою, можна з часом доповнювати.
В інструкції з використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток
Друк в трудовій книжці
Крім того, є один випадок, коли в трудовій книжці потрібно поставити штамп - якщо працівнику видано вкладиш. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному аркуші і є прямокутним відбиток зі словами "Виданий вкладиш".
доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:
- На жаль, жоден з нормативних актів, що регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати невірно поставлене друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання у органів Пенсійного фонду при призначенні працівникові пенсії. Вважаємо, що виправити її можна в тому ж порядку, що і неправильний запис в розділі "Відомості про роботу" трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої-то організації поставлена помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства" Глорія "поставлена помилково". Потім поставте поруч з цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці все-таки доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому відійти співробітнику необхідні копії, коли він буде звільнятися.
Оцінити і поділитися