Якщо документ складає організація
Отже, оскільки друк повинні мати всі організації, то виникає тільки одне питання: на яких документах вона повинна обов'язково бути присутнім? Метою проставлення відбитка печатки є засвідчення справжності підпису посадової особи на документах. Якогось загального порядку, що зобов'язує ставити печатку на всіх документах, де є підпис посадової особи, немає. Однак в окремих випадках законодавство все ж передбачає необхідність проставлення печатки. Розглянемо деякі з них.
Цивільне законодавство не вимагає обов'язкової наявності печатки на договорах. Однак положення про те, що договір і зміни до нього повинні бути скріплені печатками сторін договору, іноді включають в текст самого договору. У цьому випадку відсутність печатки може спричинити:
- визнання письмової форми правочину недотримання. А значить, сторони не зможуть посилатися при суперечках на показання свідків;
- визнання договору недійсним, якщо такий наслідок прямо зазначено в договорі.
Наведемо витяг з договору, в якому обумовлено умова про необхідність друку.
9. Цей договір, а так само всі додатки, доповнення та зміни до нього дійсні лише за умови, якщо вони вчинені в письмовій формі, підписані повноважними представниками та скріплені печатками Сторін.
Генеральний директор ТОВ "Альфа" Генеральний директор ТОВ "Гамма"
Іванов Іванов І.І. Петров Петров В.П.
Друк ТОВ "Альфа" Друк ТОВ "Гамма"
Відбиток печатки краще проставляти таким чином, щоб він захоплював не всю підпис, а тільки її частину.
Друк є обов'язковим атрибутом довіреності, виданої від імені юридичної особи. Без неї довіреність є недійсною.
Витрати, які вживаються для цілей оподаткування, і відрахування по ПДВ обов'язково повинні бути підтверджені первинними документами. Всі обов'язкові реквізити первинних облікових документів перераховані в Законі про бухоблік. Відбитка печатки серед них немає. Однак якщо для первинного документа затверджена уніфікована форма (наприклад, для товарної накладної - уніфікована форма N ТОРГ-12), то застосовувати потрібно саме її. І якщо в ній такий реквізит, як відбиток печатки, передбачений, а його там не буде, то такий документ податківці можуть порахувати складеним з порушеннями, що, в свою чергу, може спричинити відмову у відрахуванні ПДВ або визнання витрат. Якщо не вистачає відбитку своєї печатки, то організація може виправити це в будь-який момент, поставивши його на документі. А ось якщо немає відбитка печатки контрагента, то з проставленням його, особливо після виконання угоди, можуть бути проблеми. І тоді претензії податківців можна зняти в суді. Адже Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації є лише підзаконними актами. І відсутність печатки на документах, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), не свідчить про безоплатне їх придбанні. Такі суперечки трапляються рідко. І є суди, які встають на бік платників податків.
Якщо ж уніфікованої форми документа немає і ви застосовуєте самостійно розроблену форму первинного документа - друк тим більше можна не ставити. Але тоді не включайте в цю форму реквізит "Місце печатки".
Що стосується уніфікованих форм первинної нерухомості з обліку праці та її оплати, проставляти печатку обов'язково лише на наступних документах:
- посвідченні про відрядження (форма N Т-10). Печатками в ньому завіряються відмітки про прибуття відрядженого працівника до місця відрядження і вибуття з нього. Посвідчення про відрядження, в яких не проставлено печатку організації, в яку працівники відправлені у відрядження, одного разу були визнані судом оформленими неналежним чином і внаслідок цього не підтверджують витрати на відрядження;
- акті про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73). Печаткою завіряється підпис керівника організації, яка затвердила акт, або уповноваженого ним на це особи.
В інших уніфікованих формах первинних кадрових документів (наказах, табелях обліку робочого часу, розрахунково-платіжних відомостях) печатку ставити не потрібно.
НК РФ не потребує наявності печатки на рахунку-фактурі.
Але от коли в рахунок-фактуру вносяться виправлення, їх потрібно завірити підписом керівника і печаткою продавця із зазначенням дати їх внесення.
Керівник організації (підпис) (прізвище та ініціали) Головний бухгалтер (підпис) (прізвище та ініціали)
Виправлено: в графі 4 - 40 на 45
в графі 8 - 360 на 405
в графі 9 - 2360 на 2655
Керівник організації Нікітін Нікітін В.А.
Друк ТОВ "Волошка"
Документи, що подаються до податкових органів
На звітності, заявах, супровідних листах, які подаються в ИФНС, відбиток печатки обов'язково повинен бути, інакше податківці просто не приймуть ці документи.
При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у вас документи, що підтверджують правильність обчислення і своєчасність сплати податків. Оскільки в ИФНС представляються не оригінали, а копії документів, то їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника і печаткою.
Відбиток печатки є обов'язковим реквізитом трудової книжки. Проставляти її необхідно:
- при оформленні трудової книжки - на першій сторінці (титульному аркуші), що містить відомості про працівника;
- при зміні прізвища, імені, по батькові або дати народження працівника - на внутрішній стороні обкладинки, де вказуються документи, на підставі яких вносяться такі зміни.
Причому в цих випадках може бути поставлена як друк самої організації, так і штамп кадрової служби.
Крім того, при звільненні працівника всі записи, внесені до трудової книжки за час його роботи в організації, засвідчуються печаткою роботодавця.
Ось так завіряються записи за час роботи в організації.
Відомості про роботу