Готівкові можуть виплачуватися з каси установи не тільки по РКО, але і по інший документації, що пропонує виплату фінансів, наприклад, за рахунком або відомості. РКО обов'язково підписується уповноваженими співробітниками організації, це може бути:
- директор;
- бухгалтер;
- фінансовий директор або ін.
Їли директор встановив дозвільну резолюцію на расходник, то фінансові кошти можуть видаватися без його підпису. Дозвільна резолюція виконується на рахунках, на заявах. Фінансові кошти за видатковим касовим ордену 2 видаються тільки після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта або іншого документа.
Дані, представлені пред'явником, записуються. Людина, яка отримує фінансові кошти своєю рукою пише розписку про отримання. Заповнюється документ кульковою ручкою або пером, одержувана сума прописується прописними буквами, копійки пишуться цифрами. Якщо розписка відсутня, то це буде розцінюватися як недостача, і відсутні фінансові кошти стягуватимуться з працівника каси. Фінанси можуть виплачуватися за довіреністю. В такому випадку в форму РКО вписується ПІБ отримує людини -Особи, якому довірено отримання фінансових коштів. Расходник включає в себе опис підстав, за якими будуть видані фінансові кошти. Крім цього, там же повинен обов'язково бути перелік документації, що додається до КРО.
Коли проведена видача грошових коштів, то обов'язково ставиться штамп "Оплачено", тим самим документи гасяться.
Штамп ставиться з точною датою видачі. Зразок і приклад заповнення видаткового касового ордера завжди знаходиться у місця видачі грошових коштів. Заповнення повинно проводитися в точності за вказаними правилами, в іншому випадку документ буде вважатися недійсним. Виправлення, помарки, підчистки робити при заповненні документа можна.
Загальні вимоги, як заповнити КО
Оформляючи ордера, слід враховувати деякі вимоги, які передбачає Положення 637:
Правила перевірки документації
Відповідальна особа повинна перевірити:
- Чи є всі необхідні підписи на документах. Чи є підпис директора організації і головбуха, чи є на витратні матеріали дозвільний підпис директора підприємства або іншого уповноваженого працівника.
- Чи є всі реквізити, чи правильно оформлений документ.
- Чи є всі необхідні документи, які повинні бути включені до основної документації.
У тому випадку, коли є хоч одне порушення, документ не відповідає правилам, то всі документи повинні бути повернуті працівником каси в бухгалтерію на подальше доопрацювання. Документи повинні оформлятися за законом у відповідній формі. Як тільки вся документація передана касиру, перевірена, її реєструють у спеціальних реєстраційних журналах.
Для ПКО є свої журнали, для витратних матеріалів - свої. РКО, які оформляються на підставі платіжних доручень, реєструються тільки після видачі грошових коштів на руки.
КО і документація
Будь-які КО з документацією здійснюють касири. Працівник каси може бути один або їх може бути кілька. Призначаються касири керівником організації. Якщо у фірмі працює не єдиний касир, то обов'язково повинен бути призначений старший відповідальний. Займатися виконанням касових дій може і сам директор підприємства. Будь-яка касова операція оформляється касової документації (ПКО або РКО).
Підписують важливі папери директор, головбух, бухгалтер, працівник каси. У працівника каси має бути печатка з реквізитами для підтвердження проведення операції. Будь-які надходження і видача фінансових коштів повинні фіксуватися в касовій книзі. Кожен документ фіксується окремо. Коли робочий день добігає кінця, працівник каси обов'язково проводить звірку даних касової книги і даних самої документації, звіряє залишок і розписується. Після цього всі записи звіряє головбух і ставить підпис. Якщо за робочий день ніяких операцій не здійснювалося, то записувати в книгу нічого не треба. Касові операції можуть проводитися і за допомогою комп'ютерних програм.
Як оформити ПКО
Статист вносить дані в рядок "Код організації", і тому вона заливається автоматом. На підставі документації "Рахунок" відбувається заповнення суми, відповідної організації. Фінансова сума може оплачуватися цілком або частинами. Окремими сумами можна оплачувати готівкою і безготівково за допомогою платіжного доручення через Банк РФ. Після всіх перерахованих вище операцій необхідно зробити запис пріходніка. Потім треба провести ордер в касовій книзі. Після натискання на кнопку "Друк" у вікні здасться форма ордера в друкованому вигляді. Для того щоб роздрукувати документ, треба натиснути комбінацію "CNTRL + P" і далі "ОК".
Документ роздрукується, після чого треба відірвати необхідну частину по лінії відрізу. На касі роздруковується чек, який кріпиться до документу (1 частина), ставиться печатка фірми, підпис головного касира, головного бухгалтера. 2 частина документа підписується, і бланк забирається в звітність бухгалтера.
Правильне оформлення РКО
Кожне підприємство, організація, фірма, IP повинні оформляти документи на свої і господарські операції. РКО призначається для того, щоб вести облік всіх фінансових операцій організації, індивідуального підприємця. Порядок заповнення розхідники наступний:
- Правила передбачають заповнення розхідники в одному екземплярі. Документація в будь-якому випадку засвідчується головбухом і директором. Расходник потрібен для того, щоб провести розрахунок через касу. Заповнення розхідники передбачає внесення назви фірми і структурного підрозділу, обов'язково з кодами. Повинен бути зазначений і номер рахунку, субрахунку, Точні номер і число, місяць, рік заповнення документації.
- Гроші видаються тільки особі, на якого оформлений документ, чиї дані внесені в расходник. Його особистість повинна бути перевірена, для цього касир повинен запросити паспорт. Якщо видача передбачає доручення, то дані представника повинні бути прописані в витратні матеріали. Представник діє тільки на підставі довіреності.
- РКО може включати додаткову документацію, яка містить роз'яснення, про направлення фінансів. У такому випадку достатньо підпису керівника підприємства. Підпис може ставитися на дозвільному документі, не обов'язково завіряти сам расходник.
- Фінансові кошти можуть виплачуватися і по платіжно-розрахункової відомості. В такому випадку відомість обов'язково завіряється печаткою з реквізитами підприємства. Вся інформація про складені документах обов'язково вноситься до реєстраційного журналу документів.
- РКО застосовується і при занесенні фінансів на рахунок в Банку РФ. В цьому випадку в рядку "Видано" слід обов'язково вказати, що кошти призначені для зарахування на розрахунковий рахунок. Важливо пам'ятати, що при видачі коштів певній особі в кореспонденцію рахунків повинен бути внесений код 71.
- Якщо расходник оформлений не за правилами, то це буде підставою для притягнення організації, IP до відповідальності згідно із законом РФ, ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф за неналежне оформлення і ведення документації може бути від 50 000 для ЮЛ і від 5 000 для посадової особи, відповідальної за заповнення РКО. НК РФ також передбачає відповідальність за неналежне заповнення і ведення документації. Штраф за НК РФ ст. 120 може досягати 10 000 руб.
Правильне оформлення видаткового касового ордера повинно проходити без єдиної помилки, не допускається абсолютно ніяких виправлень і помарок. Зіпсований бланк обов'язково знищується.
Готівкові можуть видаватися тільки після ідентифікації особи одержувача. Якщо готівка видається за дорученням на кілька виплат, то касир в обов'язковому порядку робить копії, які обов'язково завіряються. Копія прикладається до РКО, платіжної відомості. Оригінальний документ довіреності зберігається у касира і коли відбувається остання виплата фінансових коштів, він прикладається до РКО.
Дуже важливо дотримуватися всіх правил, в іншому випадку на організацію і на відповідальну особу буде накладено відповідальність у вигляді штрафних санкцій.
Відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків прописана в Податковому кодексі РФ.