Якщо ви плануєте надати спільний доступ до електронної копії книги Microsoft Excel, корисно перевірити книгу на наявність прихованих і персональних даних, які можуть зберігатися в самій книзі або у властивостях документа (метадані). Так як ці приховані дані можуть містити відомості про організацію або саму книгу, доступ до яких бажано не надавати, можливо, їх слід видалити перед наданням доступу до книги іншим користувачам.
За допомогою інспектора документів в Excel можна знайти і видалити з книг приховані і персональні дані.
Примітка: Прихованих і персональних даних можна видалити з книг, які ви відправили для інших користувачів. Проте якщо книга була збережена як Загальною книги. не можна видалити примітки, позначки, властивості документа і персональні дані. Щоб видалити ці відомості із загальної книги, спочатку скопіювати і не дозволити абонентам загальної книги.
В цій статті
Пошук і видалення прихованих і персональних даних
За допомогою інспектора документів можна знайти і видалити приховані і персональні дані з книг Excel. Інспектор документів має сенс запускати перед наданням спільного доступу до електронних копій книг Excel, наприклад у вигляді вкладень в електронні листи.
Відкрийте книгу Excel, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і персональних даних.
Відкрийте вкладку Файл. виберіть пункт Зберегти як і введіть інше ім'я в поле Ім'я файлу. щоб зберегти копію вихідної книги.
Важливо: Інспектор документів рекомендується запускати для копії книги, так як відновити видалені їм дані можна не завжди.
У копії вихідної книги перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Відомості.
Натисніть Пошук проблем. потім виберіть Інспектор документів.
Натисніть кнопку Перевірити.
Натисніть кнопку Видалити все поруч з результатами перевірки типів прихованих даних, які необхідно видалити з документа.
Приховані дані, видалені з книги, не завжди можна відновити за допомогою команди Скасувати.
У книзі, що зберігається як загальна (вкладка Рецензування. Команда Доступ до книги), не можна використовувати перевірки даних Примітки. Властивості документа і персональні дані і Колонтитули. Це пов'язано з тим, що в загальних книгах використовуються персональні дані, щоб над книгою могли спільно працювати кілька користувачів. Щоб видалити ці дані із загальної книги, можна скопіювати її та закрити загальний доступ до неї. Щоб закрити загальний доступ до книги, на вкладці Рецензування натисніть кнопку Доступ до книги і зніміть прапорець Дозволити змінювати файл декільком користувачам одночасно.
Щоб видалити приховані відомості і персональні дані з електронних таблиць, збережених у форматі OpenDocument Spreadsheet (ODS), необхідно запускати інспектор документів при кожному збереженні електронної таблиці в цьому форматі.
Типи прихованих і персональних даних
Приховані відомості можуть включати дані, які Excel додає до книги, щоб над нею можна було спільно працювати з іншими користувачами. Вони також можуть включати відомості, навмисно помічені як приховані.
Наприклад, нижче перераховані деякі елементи, які можуть бути джерелом прихованих і персональних даних в книгах.
Примітки та рукописні примітки. Якщо книга Excel була створена спільно з іншими користувачами, вона може містити примітки і рукописні примітки. Ці відомості дозволяють іншим користувачам дізнатися імена людей, які працювали над цією книгою, отримати доступ до приміток рецензентів і до змін, внесених до книги.
Колонтитули. У книгах Excel можуть міститися дані в колонтитулах.
Властивості сервера документів. Книга, збережена на сервері управління документами, наприклад на сайті робочої області для документів або в бібліотеці на основі Microsoft Windows SharePoint Services, може містити додаткові властивості документа або відомості про її розташуванні на сервері.
Призначені для користувача XML-дані. Книги Excel можуть містити призначені для користувача XML-дані, що не відображаються в самому документі. Ці XML-дані можна виявити і видалити за допомогою інспектора документів.
Невидиме вміст. Книги можуть містити об'єкти, відформатовані як невидимі.
Зовнішні посилання. Книги можуть містити посилання на дані в інших книгах (зовнішні посилання). Імена листів з даними в цьому випадку зберігаються в книгах, але можуть не відображатися.
Впроваджені файли або об'єкти. У книгах можуть бути впроваджені файли (наприклад, документи Office або текстові файли) або впроваджені об'єкти (наприклад, діаграми або рівняння), що містять невидимі дані.
Макроси на основі коду VBA. У книгах можуть бути макроси, модулі VBA, елементи COM і ActiveX, призначені для користувача форми або призначені для користувача функції, які можуть містити приховані дані.
Елементи з кешуватися даними. У книгах можуть бути кешированниє дані зведених таблиць, зведених діаграм, зрізів, тимчасових шкал і формул кубів, які можуть не відображатися.
Опитування Excel. У книгах можуть бути приховані питання опитувань Excel, які були введені в Excel Online і збережені в книзі, але не видно в ній.
Сценарії диспетчера сценаріїв. У книгах можуть бути сценарії, визначені за допомогою диспетчера сценаріїв. Вони можуть містити кешированниє або приховані дані.
Фільтри. У книгах можуть бути активні Автофільтри або фільтри таблиць, які можуть призводити до збереження кешованих або прихованих даних в книгах.
Приховані імена. У книгах можуть бути приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.
Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів
В Excel в інспектора документів відображаються знайдені елементи, які можуть містити приховані і персональні дані, які стосуються книгам Excel. У наведеній нижче таблиці перераховані типи таких даних, які можна виявити і видалити з книг за допомогою інспектора документів.
Якщо в організації в інспектор документів були додані настроюються модулі, ви можете знаходити додаткові типи даних.
Властивості документа і персональні дані
Властивості документа, включаючи відомості з вкладок Загальні. Статистика та Інші діалогового вікна Властивості документа
Заголовки електронної пошти
Дані, надіслані на перевірку
Властивості сервера документів
Відомості політики управління документами