Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації
22. Всі надходження і видачі готівки підприємства враховують у касовій книзі.
23. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства.
Записи в касовій книзі ведуться в 2-х примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Другі екземпляри листів повинні бути відривними і служать звітом касира. Перші екземпляри аркушів залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.
Підчищення і необумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його замінює.
24. Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінює його документа. Щодня в кінці робочого дня, касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.
Нумерація аркушів касової книги в цих машинограммах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року.
В машинограмі "Вкладний аркуш касової книги" останнім за кожен місяць має автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.
Касир після отримання машинограм "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" зобов'язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.
З метою забезпечення схоронності і зручності використання машинограми "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігаються касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або в міру необхідності) машинограми "Вкладний аркуш касової книги" брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства і книга опечатується.
26. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.
27. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, на виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівкові гроші, не підтверджені прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховуються в дохід підприємства.
28. Головний (старший) касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
Касири в кінці робочого дня зобов'язані відзвітувати перед головним (старшим) касиром в отриманому авансі і в грошах, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки та касові документи по проведених операціях (головному) старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
За авансами, отриманими для оплати праці та виплати стипендій, касир зобов'язаний відзвітувати в строк, зазначений у платіжній відомості, для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, що не виданих за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах і інших упаковках головному (старшому) касиру під розписку, з зазначенням оголошеної суми.
29. Відповідно до пункту 3 керівники підприємств зобов'язані обладнати касу (ізольоване приміщення, призначене для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки) і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх з установи банку і здачі в банк. У тих випадках, коли з вини керівників підприємств не були створені необхідні умови, що забезпечують збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, вони несуть в установленому законодавством порядку відповідальність.
Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування наведені в Додатку N 2.
Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її діяльності, забороняється.
Єдині вимоги щодо технічного укріплення і обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств наведені в Додатку N 3.
Каси підприємств можуть бути застраховані відповідно до чинного законодавства.
30. Всі готівкові гроші і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - в комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.
Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках та ін. Зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яка призначається керівником підприємства, результати її фіксуються в акті.
При виявленні втрати ключа керівник підприємства повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до негайної заміни замка металевої шафи.
Зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать даному підприємству, забороняється.
31. Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних грат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.
У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до охорони каси до прибуття їх співробітників.
У цьому випадку керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замінюють, а також касир підприємства після отримання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності грошових коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка повинна бути проведена до початку касових операцій.
Про результати перевірки складається акт в 4-х примірниках, який підписується усіма що у перевірці особами. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий - надсилається до страхової компанії, третій - надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий - залишається у підприємства.
32. Після видання наказу (рішення, постанови) про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій в Російській Федерації, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
33. Касир відповідно до чинного законодавства про матеріальну відповідальність робітників і службовців несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за шкоду, заподіяну підприємству як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбалого або несумлінного ставлення до своїх обов'язків.
34. Касиру забороняється передоручати виконання дорученої йому роботи іншим особам.
35. На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства (рішенням, постановою). З цим працівником укладається договір, передбачений пунктом 32.
У разі раптового залишення касиром роботи (хвороба тощо.) Знаходяться у нього під звітом цінності негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії з осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
На малих підприємствах, що не мають в штаті касира, обов'язки останнього можуть виконуватися головним бухгалтером або іншим працівником за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним договору, передбаченого пунктом 32.
При опечатування книги мастичної печаткою використовуються клей на основі рідкого скла ( "Силікатний", "Канцелярський", "Конторський", "Рідке скло"), папір типу цигаркового, штемпельна фарба. Папір з відбитком печатки змазується з двох боків клеєм, після опечатування книги наноситься ще один шар клею.