Одним з документів, які є практично в кожній бухгалтерії, є касова книга. Існують чіткі і ясні правила її ведення, частково продиктовані вимогами законодавства, а частково - сформованими правилами діловодства в області бухгалтерії. Тому, яким має бути ведення касової книги, приділяється особлива увага.
Для чого вона потрібна?
За допомогою цього документа ведеться облік всіх операцій, які проводяться цією організацією, а точніше - її касою в області видачі і отримання грошових коштів. У будь-якій компанії відповідно до законодавства може бути всього вона така книга. Як правильно її вести, демонструє зразок - так звана уніфікована форма КО-4.
На даний момент заповнення касової книги можливо двома способами, які передбачені існуючими правилами. Вона може бути паперової та заповнюється письмово від руки, або є електронної. З кожним роком другий варіант набуває все більшої популярності як досить зручний і сучасний.
Особливості ведення книги
Листи зберігаються в різних місцях. Їх обидва зобов'язаний підписати касир, але тільки один залишається у нього, а саме - все вкладні листи, які зберігаються до кінця року. Звіти ж відправляються в бухгалтерський відділ під підпис отримує уповноваженої особи одночасно з іншими касовими документами, в тому числі паперами про витрату і прихід.
Якщо книга ведеться так званим звичайним ручним способом, то листи необхідно зшивати разом в єдину папку і опечатувати її. Останнє може здійснюватися як в кінці, так і протягом року, якщо виникає така необхідність. Наприклад, при великому обсязі таких паперів через активної роботи каси.
Деякі підприємства все ще продовжують вести касову книгу вручну. Такий спосіб може бути обраний з різних причин, наприклад, через недовіру сучасним технологіям. В цьому випадку книга створюється на якийсь конкретний часовий період, тривалість якого зазвичай залежить від того, як багато операцій проводить компанія з готівковими коштами.
Зразок ведення касової книги за формою КО-4.
Якщо вашою компанією обраний саме такий спосіб, то діяти потрібно в такий спосіб. Всі листи повинні бути пронумеровані від початку і до кінця заздалегідь, після чого візуються підписами двох уповноважених осіб - керівника компанії і головного бухгалтера. Підписи ставлять на останній сторінці книги.
оформлення книги
Далі розглянемо кілька варіантів того, як можна заповнювати касову книгу. Кожен приклад є дозволеним законодавством, а який з них вибрати, ви можете вирішити самі відповідно до необхідності каси і особистими уподобаннями.
У першому варіанті використовується так звана вертикальна орієнтація сторінок. Саме її найчастіше вибирають в компаніях, особливо в тих, де немає великої кількості операцій протягом одного дня. Інформація, що відноситься до кожного дня, розташовується на окремій сторінці. Даний варіант має на увазі можливість оформлення звіту касира двома способами. Обидва вони підходять, якщо у вас касова книга ип, і є дозволеними податковим законодавством до використання.
У другому варіанті оформлення книги використовується горизонтальна структура сторінок. В даному випадку сторінка ділиться на дві рівні частини, на одній з яких виконують горизонтальну лініюванням, а на другий немає, і заповнюється через копіювальний папір. Даний варіант є складним і сьогодні рідко використовується в касах, так як вимагає від касира багато праць і часу. Більшість фахівців з бухгалтерії і діловодства рекомендують використовувати вертикальне розташування листів як більш просте і ефективне.
Обов'язки персоналу
Увечері кожного дня касир повинен зробити висновок по проведених операціях, підвести залишок коштів і передати другий звіт головному бухгалтеру. Хоча практично оформлення касової книги доручається касиру, відповідальність за її ведення згідно із законом несе головний бухгалтер організації. Тому що займає дану посаду людині необхідно регулярно контролювати її заповнення.
За існуючими правилами, якщо частина грошей відкладена для виплати зарплати чи інших допомог співробітникам, сума в кінці дня повинна бути вказана в окремій графі.
Хоча вище вже говорилося про те, що в одній організації може бути тільки одна касова книга, є нюанси. Наприклад, коли у компанії є філії та інші відокремлені структурні відділення. Навіть якщо вони розташовуються в одному місті, проводити таку операцію кожен день буде непросто.
Зрозуміти, як діяти в такій ситуації, допомагає бланк титульного аркуша касової книги, який затверджений державою. На ньому є пункт про назву структурного підрозділу. Таким чином, мається на увазі можливість розділити єдину книгу на кілька томів, які перебувають в різних структурних відділах компанії, в тому числі і розташованих в різних містах.
Все простіше, якщо дана частина компанії просто виведена на окремий баланс. У такому випадку для неї створюється своя касова книга на законних підставах. Багато експертів рекомендуються саме цей варіант для полегшення ведення бухгалтерського обліку діяльності компанії.
Те, яким чином потрібно вести роботу з касовою книгою, необхідно закріпити внутрішніми нормативними актами компанії.
Оформлятися це може декількома способами, в тому числі і за допомогою звичайного наказу начальника, з яким повинні бути під підпис ознайомлені всі особи, задіяні в роботі з касовою книгою (касир, головний бухгалтер). У цьому наказі повинні враховуватися основні особливості ведення касової книги.
Хоча завдання по створенню касової книги може здатися непростий людині, яка не має справи з бухгалтерськими документами, насправді тут немає нічого складного. Касова книга є головним засобом обліку доходів і витрат, і тому ставитися до неї потрібно дуже уважно. В інтернеті можна знайти зразок заповнення касової книги, обов'язково з ним ознайомтеся.