Справи довготривалого і постійного термінів зберігання повинні бути збережені до завершення встановленого терміну і виділення їх до знищення, до здачі справ на державне зберігання або до ліквідації організації. Протягом усього встановленого терміну збе-вати організації повинні забезпечувати не тільки облік докумен-тів, а й їх фізичну безпеку і використання. Це пред'яв-ляет певні вимоги до обладнання архівосховищ.
Документи архіву поділяються на документи загального і обо-собления зберігання, на паперовій і на плівковій основі. Продукції-манне розміщення документів дозволяє раціонально вико-ти приміщення, скоротити витрати на пошук справ, забезпечити опти-формальні умови зберігання і можливості евакуації архіву при виникненні надзвичайних обставин.
В основі розміщення архівних документів в організаціях ле-жит створення переважно кращих умов для документів постійного зберігання, зручності оперативного іспбльзованія всіх документів. Документи загального діловодства, конфіденційна-ні, по особовому складу та технічні зберігаються відокремлено, по можливості в різних сховищах.
При визначенні приміщень, необхідних для розміщення справ, враховується динаміка руху справ. Так, у відомчому ар-Хіві більш доцільне розміщення справ не за структурними під-розділень відповідно до описами і номенклатурами справ, а за термінами їх виділення до знищення.
Для орієнтації в динамічно змінюється номенклатурі справ складаються топографічні покажчики, а все приміщення, стела-жи в них нумеруються зліва направо від входу. Полки також нумеру-ються відповідно до установкою справ, тобто постеллажно зверху вниз.
Документи повинні зберігатися в приміщеннях, відокремлених від робочих кімнат співробітників і захищених від доступу сторонніх осіб. Вікна першого поверху архівосховища повинні бути додатково захищені відкриваються зсередини гратами (для екс-тремальной евакуації), додатково укріплені і забезпечені зам-ками двері. Від прямих сонячних променів вікна захищають спеці-ним склінням, фарбою, щільними шторами. Через підвищену пожежонебезпеку сховища документів обладнуються світильника-ми закритого типу, винесеними поза сховищ вимикачами і запобіжними щитами. Обов'язковою приналежністю ар-хівохраніліща є різноманітні засоби пожежогасіння (в тому числі пісок і брезент).
Архіви обладнуються стаціонарними або пересувними стела-поверхами з шириною полиці не менше 25 см, ширина проходів між стел-лажамі не повинна бути менше 75 см, а основних проходів до 120 см, відстань торців стелажів від стін 45 см, від підлоги до нижньої полиці 20 см, а в цокольних і напівпідвальних поверхах ще більше. Відстань між полицями по висоті 35-40 см.
Для зберігання документів великого формату (карт, креслень, планів) застосовують спеціальні стелажі з горизонтальним або вертикальним підвісним зберіганням.
Основні руйнівники документів в архівосховищах - плесо-невие грибки. Відомо понад 200 видів грибків, що мешкають в книго- та архівосховищах, їх суперечки переносяться повітряним пу-тем-й в запилених приміщеннях легко можуть заразити документи. Як правило, грибки розвиваються найбільш активно на вологих документах або в сховищах з підвищеною вологістю повітря при температурі 25-27 ° С, в тісно захаращених кутах і непрове-тріваемих шафах. Тому в архівосховищах повинен дотримуватися-ся оптимальний температурно-вологісний режим. У Росії він встановлений максимально в 18-20 ° С, з відносною вологістю повітря 50-55%. Плівкові носії вимагають ще більш жорстких умов зберігання. Тому все архівосховища комплектуються приладами для вимірювання температури і вологості в різних кутах приміщень. Найбільш дешевий і зручний побутової рідинний пси-хрометр, в якому вологість визначається по поданій щодо нього таблиці виходячи з різниці температур сухого і вологого термометрів.
Для архівосховищ обов'язкові регулярні вологі прибирання і профілактична дезінфекція приміщень.
Всі справи в архівосховищах додатково упаковуються в картонні коробки, зв'язки та інші контейнери, виготовлені з нешкідливих для документів матеріалів. До коробок приклеюються, а до зв'язкам справ до шпагату прикріплюються ярлики із зазначенням номеpa опису (номенклатури справ), року (років) і крайніх номерів справ, включених в дану коробку (зв'язку).
Залежно від твердості матеріалу обкладинок справ, частоти використання документів вибирається спосіб зберігання - вертикаль-ний або горизонтальний.
Не рідше одного разу на 10 років, для справ постійного зберігання - раз в 5 років, для конфіденційних документів - щорічно слід проводити перевірки наявності та стану справ. Такі перевірки про-водять також при зміні завідуючих архівами, при масовій псування або загибелі справ, після переміщення справ в інше архівосховище.
Підсумки перевірок оформляються актами, які затверджуються керів-ник організації. При перевірці контролюється не тільки прак-тичні наявність справ, а й можливі помилки в облікових докумен-тах, а справи для контролю за їх збереженням перевіряються полистно. За результатами перевірок, затверджених керівництвом організації, вносяться (при необхідності) зміни і уточнення в облікові документи, вказуються номер і дата акта, в якому зафіксірова-ни підсумки перевірки.