До клопотання про заохочення додаються:
а) подання до заохочення за встановленою формою,
б) характеристика з переліком досягнень, за які муніципальні освіти представляються до заохочення, інші необхідні інформаційні та довідкові матеріали для подання до заохочення.
Клопотання про заохочення і уявлення (характеристика) направляються до виконавчого органу державної влади Ульяновської області, який здійснює державне управління у відповідній галузі діяльності. У випадках, якщо такий орган відсутній або клопотання про заохочення порушено самим виконавчим органом державної влади Ульяновської області, що здійснюють державне управління у відповідній галузі діяльності, або його територіальним органом, - в Уряд Ульяновської області.
Підготовка проектів розпоряджень Губернатора Ульяновської області і облік вироблених заохочень здійснюються:
виконавчим органом державної влади Ульяновської області, що здійснює управління в сфері будівництва, архітектури та містобудування - при заохоченні знаком Губернатора Ульяновської області «За турботу про красу рідного краю»;
виконавчим органом державної влади Ульяновської області, що здійснює управління в сфері освіти, державної молодіжної політики - при заохоченні знаком Губернатора Ульяновської області «Надія і опора»;
Керівники виконавчих органів державної влади Ульяновської області, заступники Голови Уряду Ульяновської області, перші заступники Голови Уряду Ульяновської області або заступник Губернатора Ульяновської області, що курирує відповідний напрям, після розгляду клопотання про заохочення та подання (характеристики) вносять подання про заохочення Губернатору Ульяновської області.