У попередніх публікаціях було виділено коло питань, що мають найбільшу актуальність для документаційного забезпечення управлінської діяльності в акціонерних товариствах. Однією з ключових проблем є правове регулювання в організації всіх процесів, пов'язаних з управлінською документацією. Йдеться і про роль держави, і про внутрішній регулюванні ДОУ. Які ж питання документаційного забезпечення управління в організаціях недержавної форми власності, зокрема в акціонерних товариствах, в даний час регулюються державою і з чим пов'язані існуючі проблеми?
Відповідно до офіційного визначення, поданого державним термінологічним стандартом, документаційне забезпечення управління - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документами. Раціональна організація та ефективне функціонування даної галузі і повинні бути об'єктом державного регулювання і управління.
Читайте по темі в електронному журналі
Як будь-яка сфера діяльності, документаційне забезпечення управління має дві складові: організаційну і технологічну. У числі завдань державного регулювання можна виділити наступні:
- організація системи ДОУ (вибір оптимальної організаційної форми роботи з документами, створення спеціалізованих служб, регламентація функцій служб, їх працівників і технології виконаннями даними працівниками своїх посадових обов'язків);
- встановлення певних правил і методів створення документів, які мають юридичну силу (визначення складу документів для вирішення типових управлінських завдань, вимог до ефективного інформаційного забезпечення управлінських рішень на різних рівнях, уніфікації форм документів);
- розробка правил і норм організації роботи з документами (організації документообігу), впровадження сучасних раціональних технологій роботи з документами;
- встановлення вимог до формування документальних фондів організацій, контроль за забезпеченням збереження управлінської документації.
Все це повною мірою актуально і для акціонерних товариств.
При визначенні того, які питання документаційного забезпечення управління в акціонерних товариствах і в якій мірі регулюються державою, потрібно мати на увазі, що частина діючих актів і документів встановлює загальні правові основи документаційного забезпечення управління в російських організаціях незалежно від їх організаційно-правових форм. Разом з тим можна виділити правові норми, які регламентують певні документаційні процеси, властиві виключно акціонерним товариствам.
Організація системи документаційного забезпечення управління
Одним з найважливіших напрямків, яке, на нашу думку, має бути регламентовано на державному рівні, є організація системи документаційного забезпечення управління, пов'язана зі створенням спеціалізованих служб, визначенням їх функцій і т. П.
Як видно з назви документа Правила, як і Типова інструкція, встановлюють норми діловодства тільки для органів виконавчої влади. Звичайно, для акціонерних товариств вони можуть служити певним орієнтиром, але в цілому при організації служб діловодства суспільства мають можливість спиратися тільки на скасовані документи: ГСДОУ і т. П.
До групи внутрішніх організаційних документів, які поряд з положеннями служать регуляторами діяльності служби ДОУ, можна віднести і посадові інструкції. так як в них повинні бути зафіксовані конкретні завдання працівників служби по діловодних обслуговування.
Посадові інструкції можна розглядати і як регулятори трудових відносин в організації. Хоча в Трудовому кодексі даний документ конкретно не називається, він може бути віднесений до локальних нормативних актів, що містять норми трудового права (ст. 8).
Посадова інструкція розмежовує права і обов'язки працівників, закріплює вимоги до кваліфікації, яка необхідна, щоб зайняти певну посаду і т. Д. Документ входить в Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Це означає, що форма документа, структура тексту, а також вимоги до оформлення уніфіковані на державному рівні. Це важливо, тому що за допомогою подібних організаційних документів реалізуються типові управлінські функції. Однак слід звернути увагу на те, що УСОРД була розроблена в 1980-і рр. За минулі з тих пір тридцять років альбом форм системи не переглядався.
Все, що було сказано про положення про службу ДОП, в повній мірі можна віднести до інструкції по делопроізводству- локальному нормативному акту, який регулює порядок документування і організації роботи з документами в акціонерних товариствах. Інструкція з діловодства визначено Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади як документ, на основі якого здійснюється діловодство в державних органах управління.
Документування управлінської діяльності
Наступним напрямком державного регулювання є документування управлінської діяльності.
За визначенням, яке ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Про які правила йде мова?
Правові норми з документаційного забезпечення, зокрема щодо документування діяльності органів управління акціонерних товариств, встановлені Федеральним законом «Про акціонерні товариства».
У ряді статей закону містяться норми, що визначають порядок роботи органів управління (загальних зборів акціонерів, ради директорів), конкретні терміни виконання тих чи інших організаційних дій (наприклад, терміни та етапи підготовки та проведення загальних зборів акціонерів). Це визначило і вимоги до складу документів і міститься в них інформації, порядку посвідчення відповідних документів і т. П. Вимоги є обов'язковими, і їх порушення призводить до того, що управлінські рішення і дії позбавляються юридичної сили.
Так, постановами ФКЦБ затвердило низку нормативних актів - положень, якими регулюється порядок ведення реєстру власників цінних паперів (реєстру акціонерів), уточнюються вимоги до підготовки та проведення загальних зборів акціонерів і т. Д.
Кодекс містить стандарти, які встановлюють правила і процедури скликання, підготовки та проведення загальних зборів акціонерів; правила організації діяльності ради директорів і виконавчого органу.
Більшість включених до Кодексу правил стосується вимог до складу відповідних документів, їх змісту і порядку роботи з ними.
Наприклад, в розділі «Скликання і підготовка до проведення загальних зборів акціонерів» містяться рекомендації щодо включення до повідомлення про скликання загальних зборів акціонерів та інші документи повнішої інформації, ніж та, яка передбачена законодавством. Уточнюється, які саме відомості повинні бути додатково включені в документи. Правила, що містяться в кодексі, поширюються і на ряд інших документів.
Потрібно сказати, що перераховані правові акти дійсно приділяють значну увагу складу та змісту документації органів управління, проте форми документів нічим не закріплені. Разом з тим відзначимо, що дані документи оформляють стандартні процедури скликання, підготовки та проведення загальних зборів акціонерів та організації діяльності ради директорів, мають типовий склад інформації. Це робить можливим уніфікацію текстів та форм документів і розробку їх типових комплексів на державному рівні, наприклад Федеральною службою з фінансових ринків.
У Федеральному законі «Про акціонерні товариства» практично нічого не говориться про документування діяльності виконавчого органу. Це не випадково, так як діяльність апарату управління генерального директора (правління) оформляється документами, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації. Зазначені вище загальні проблеми, пов'язані з державним регулюванням документування управлінських процесів (вірніше з його відсутністю), мають безпосереднє відношення до даної сфери діяльності акціонерних товариств.
Особливості документування діяльності органів управління в акціонерних товариствах будуть детально розглянуті в наступних публікаціях.
Використання в управлінській практиці електронних документів
Питання впровадження та функціонування електронного документообігу недержавних організацій регулюються в даний час відповідними локальними (внутрішньокорпоративними) нормативними актами. Однак вони також повинні ґрунтуватися на нормах національних правових актів, які, мабуть, ще належить розробити.
Крім документування в поняття «документаційне забезпечення управління» входить організація документообігу та поточного зберігання документів в діловодстві.
організація документообігу
зберігання документів
Положення є нормативним актом, дія якого поширюється на документи всіх відкритих і закритих акціонерних товариств на території країни.
Їм регулюються практично всі питання, пов'язані зі зберіганням документів: терміни і порядок зберігання; порядок відбору документів товариства на зберігання і знищення; порядок знищення документів з простроченим терміном зберігання. Однак більшість норм носить досить загальний характер і не містить конкретної методики роботи з організації зберігання і обробки документації. Тому, щоб грамотно організувати всі ці процеси і зберегти інформацію, важливу, перш за все, для самих товариств, Положення повинно застосовуватися разом з діючими в даний час державними нормативно-методичними документами міжгалузевого дії, розробленими федеральними органами управління архівною справою.
Можна сказати, що Основні правила містять механізм реалізації норм Положення, так як встановлюють конкретні вимоги до складання, оформлення і посвідчення номенклатур справ; правила формування справ; правила організації та методику проведення експертизи цінності документів; порядок підготовки справ до передачі в архів організації і виділення документів і справ з термінами зберігання до знищення.
Все сказане свідчить про те, що система зберігання документів акціонерних товариств в достатній мірі регламентована державою. Більш того, в даний час встановлена міра відповідальності за порушення встановлених правил.
У зв'язку з цим істотне значення набуває внутрішнє нормативне регулювання ДОУ в недержавних організаціях, зокрема в акціонерних товариствах.
Т.А.Бикова, канд. іст. наук, доцент РДГУ
Анонси майбутніх номерів