Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.
Основні поняття документаційного забезпечення управління (діловодство)
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, яке полягає в складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні.
Діловодство галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Сучасне діловодство включає:
* Забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
* Організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП ^)
Документірованіе- це процес створення і оформлення докуметів.
Організація роботи з документами це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи».
Документообігом стандарт називає рух документів організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У технологію роботи з документами 'входить:
прийом і первинна обробка документів;
їх попередній розгляд і розподіл;
контроль виконання документів;
систематизація (формування справ) і поточне зберігання
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання ', контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання', формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ ( систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим в установленому порядку) і систематизація документів усередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. 'Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:
«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:
/ Документ - - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами що дозволяють її ідентифікувати.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.
Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів, розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:
* * Регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);
розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);
накопичення і узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);
Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа»
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.
З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
* Дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
* Видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
* Дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
В управлінській практиці прийнято розрізняти документи по ст.е.пені їх справжності на чорнові, чистові, оригінали, копії.
Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Подліннікофіціальногодокумента це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.
Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.
Діяльність установи оформляється сукупністю певним чином взаємодіючих документів, відповідних функцій управління і складових системи документації.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб
Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом.
Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості».
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності.
Сучасне державне регулірованіеделопроізводства
Законодавче регулювання діловодства
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.
Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформація та ін.), Врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість надання інформації державним органам.
Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, безперервного і документального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст. 9) визначив правила оформлення первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Щодо обов'язковості документування говориться і в інших, законодавчих актах. Так, Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування.
реєстраційного номера). При порушенні вимог, викладених в Правилах, документ не вступає в силу.
Ряд правових актів містить норми, які необхідно Враховувати при складанні та оформленні управлінських Документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів», який визначає порядок реєстрації 'емблеми підприємства, що поміщається на бланку; Постанова
Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації» і ін.
Таким чином, у чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних і недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту.
Нормативно-методичне регулювання діловодства
Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства повинні бути в кожній організації. До них відносяться:
1. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.
2. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.
Стандарт поширюється на «організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. Використовувані в діяльності:
* Федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, які мають поряд з російською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоврядування;
* Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно
від організаційно-правової форми ».
4. Основні правила роботи відомчих архівів:
вимоги до номенклатурами справ, їх види, порядок їх складання, заповнення, ведення;
порядок формування справ у діловодстві;
організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
порядок виділення документів до знищення;
підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформлення обкладинки і т.д.), складання описів, передача в архів.
Переліки документів із зазначенням термінів зберігання (Типовий або
відомчий).
Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями,
заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах,
в установах і організаціях.
Оформлення управлінських документів загальні вимоги
Під оформленням документів розуміється дотримання в ході їх складання, підготовки, передруку, узгодження, посвідчення, пересилання в управлінських апаратах установ (організацій і підприємств) вимог, встановлених в законодавчих актах і нормативно-методичних документах Російської Федерації.
Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих! в даний час в Росії загальнодержавних нормативно-технічних документах державних стандартах.
У них закріплюються конкретні правила документування, в тому числі:
права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процедурах оформлення документів;
склад застосовуваних в апараті управлінських документів;
компетенція керівника, його заступників і керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;
- порядок підписання, погодження та візування документів, їх засвідчення печаткою;
- обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
Серед різноманітних систем управлінської документації, що використовуються для документування різних управлінських дій, особливе значення має система організаційно-розпорядчої документації, так як вхідні »в неї документи застосовуються в установах і організаціях усіх рівнів управління, напрямків діяльності та форм власності.
Для системи організаційно-розпорядчої документації встановлено склад реквізитів, що включає 29 найменувань 1.
Державний герб Російської Федерації;
герб суб'єкта Російської Федерації;
емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
код форми документа;
назва структурного підрозділу;
реєстраційний номер документа;
місце складання або видання документа;
гриф обмеження доступу до документа;
гриф обмеження доступу до документа;
заголовок до тексту;
відмітка про контроль;