Податківці оприлюднили давно очікувалася багатьма бухгалтерами форму універсального коректування документа (УКД). Вона наведена в додатку № 1 до листа ФНС Росії від 17.10.14 № ММВ-20-15 / 86 @. Сьогодні ми публікуємо першу статтю, присвячену УКД. У ній ми розповімо, ким, в яких ситуаціях і як саме може застосовуватися нова форма УКД. Наступні матеріали будуть присвячені питанням реєстрації УКД в книгах продажів і покупок, відображенню показників в регістрах податкового обліку, а також виправлення помилок, допущених в універсальних передавальних документах.
Що таке універсальний коригувальний документ
Для початку нагадаємо, що при відвантаженні товарів, передачі робіт, послуг або майнових прав (далі - «цінностей») не обов'язково оформляти окремо рахунок-фактуру і окремо передавальний документ (наприклад, товарну накладну). Всі відомості з цих документів можна об'єднати в одному універсальному передавальному документі - УПД (див. «Універсальний передавальний документ: як його зареєструвати і як відобразити в податковому обліку»). Тепер же ФНС Росії випустила форму універсального коректування документа (УКД). Область його застосування пояснимо на простому прикладі.
приклад
Між продавцем і покупцем укладено договір на поставку товарів. Продавець склав передавальні документи і відвантажив продукцію. Однак за фактом відвантаження обсяг товарів відмовився менше запланованого. Продавець і покупець готові змінити загальну вартість за договором в сторону зменшення. У зв'язку з цим сторони уклали угоду про зміну ціни.
За загальним правилом, якщо сторони домовилися про зміну вартості відвантажених цінностей, то при наявності документа (договору, угоди, іншого первинного документа), що підтверджує згоду (факт повідомлення) покупця, продавець повинен виставити коригувальний рахунок-фактуру (абз. 3 п. 3 ст . 168 НК РФ).
При цьому законодавство РФ не забороняє вводити в коректувальні рахунки-фактури додаткові реквізити. У зв'язку з цим податківці об'єднали інформацію коригуючих рахунків-фактур з інформацією, яка відноситься до документа, що підтверджує згоду покупця на зміну вартості відвантаження. В результаті такого об'єднання і вийшов «універсальний коригувальний документ».
Поява форми направлено на вирішення проблеми надмірної документообігу. При цьому податківці підтвердили, що УКД дозволяє:
- коригувати операції в бухгалтерському та податковому обліку;
- використовувати право на податкові відрахування по ПДВ (продавцю і покупцю на підставі п. 13 ст. 171 НК РФ);
- підтверджувати витрати з метою обчислення податку на прибуток організацій (і інших податків).
Хто може застосовувати УКД
Форму УКД можуть застосовувати будь-які організації і індивідуальні підприємці. Зокрема, УКД можуть застосовувати і ті, хто не платить ПДВ (наприклад, організації, які застосовують спецрежими і використовують звільнення на підставі статті 145 НК РФ, можуть застосовувати УКД лише як первинний документ). Виставлення ними УКД не приводить до виникнення обов'язки щодо обчислення та сплати ПДВ.
Коли починати застосовувати УКД
- відмовитися від застосування УКД і продовжити заповнювати окремо коректувальні рахунки-фактури і окремо - первинні документи;
- застосовувати самостійно розроблену форму документа, що об'єднує показники коректування рахунки-фактури і первинного документа.
Якщо хочеться застосовувати саме рекомендовану форму, то почати це робити можна в будь-який момент.
У формі УКД можна виділити два блоки:
- 1-й блок включає в себе форму коректування рахунки-фактури (додаток № 2 до Постанови Уряду РФ від 26.12.11 № 1137), яка повністю дублюється і виділена жирною лінією.
- 2-й блок відноситься до первинного облікового документа, що підтверджує згоду покупця на зміну вартості відвантаження. Зауважимо, що в формі УКД передбачені обов'язкові реквізити первинного облікового документа (п. 2 ст. 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Їх розподіл за формою УКД приведено в таблиці № 1.
Таблиця 1. Обов'язкові реквізити первинних документів в УКД
Обов'язковий реквізит первинного документа
Для оформлення зміни загальної вартості раніше виробленої (належним чином документованої) поставки через зміну ціни (тарифу) та (або) зміни кількості (обсягу) цінностей, в тому випадку, коли пропозиція про таку зміну виходить від продавця і:
- або вимагає згоди покупця;
- або не вимагає згоди покупця, так як можливість зміни вартості була узгоджена попередньо.
У всіх випадках повернення товарів, для яких встановлено спеціальний порядок виставлення і реєстрації рахунків-фактур, наприклад:
- повернення прийнятих до обліку товарів покупцем (платником ПДВ), що супроводжується виставленням покупцем рахунку-фактури, як при реалізації товарів (лист ФНС Росії від 05.07.12 № АС-4-3 / 11044 @);
Для документування продавцем згоди з претензією покупця при виявленні покупцем розбіжності за кількістю та якістю цінностей при їх прийманні, в разі, якщо документ про розбіжності (односторонній акт) представником продавця не підписувався.
Якщо зміна вартості відвантаження обумовлено виправленням помилки, допущеної продавцем в первісному комплекті документів (УПД, іншого первинного документа на відвантаження і рахунки-фактури).
Поле «Статус» в УКД
У лівому верхньому кутку УКД є поле «Статус». У це поле можна вписати або «1» або «2». Залежно від присвоєного статусу змінюється і призначення УКД:
При статусі «1» в УКД відображаються всі обов'язкові показники первинних облікових документів і коректування рахунки-фактури. В такому випадку УКД може застосовуватися одночасно:
- як первинного облікового документа;
- як коректування рахунки-фактури.
При статусі «2» УКД може використовуватися в якості первинного облікового документа, що підтверджує зміну вартості раніше відвантажених цінностей. В такому випадку не заповнюються (або ставляться прочерки) в показники, які є обов'язковими для коректування рахунки-фактури, наприклад:
- «До рахунку-фактурі (рахунків-фактур) №. від. з урахуванням виправлення №. від. »(Рядок 1б);
- «У тому числі сума акцизу» (графа 6);
- «Податкова ставка» (графа 7).
Зауважимо, що статус документа, по суті, носить лише інформаційний характер. Якщо помилитися і поставити статус «2», але заповнити всі поля УКД, то така помилка не позбавить продавця і покупця права на податковий відрахування.
Підписання УКД і проставлення печаток
У першому блоці УКД, дублюючому коригувальний рахунок-фактуру, передбачені підписи:
- Керівника організації (або уповноваженої особи);
- Головного бухгалтера (або уповноваженої особи);
- Індивідуального підприємця (якщо він є стороною угоди).
Підписи в цих рядках повинні проставлятися обов'язково. Така вимога пункту 6 статті 169 НК РФ, що пред'являється до заповнення коригуючих рахунків-фактур (зрозуміло, якщо УКД присвоєно статус «1» і планується отримати податкове вирахування). Якщо ж планується використовувати УКД тільки як первинний документ (зі статусом «2»), то проставляти підписи в першому блоці не потрібно. В цьому випадку підписи сторін потрібно проставити в нижній частині УКД.
Зауважимо, що формою УКД передбачено місце для проставлення печаток (з боку продавця і покупця). Однак друк не є обов'язковим реквізитом первинного облікового документа, тому відсутність печатки не є перешкодою як для вирахування ПДВ, так і для документального підтвердження витрат для цілей податку на прибуток. При цьому якщо проставити печатку, то повне найменування продавця і покупця (рядки 11 і 15) можна не заповнювати.
Додаткові графи і рядки
У УКД можна зустріти графи і рядки, які не обов'язкові для заповнення, наприклад:
- Графа А (№ п / п) передбачена лише для зручності пошуку позиції;
- Графа Б (код товару, робіт, послуг) передбачена для ідентифікації товару (роботи, послуги).
З повним переліком граф і рядків і їх описом можна ознайомитися в додатку № 3 до листа № ММВ-20-15 / 86 @. Скажемо лише, що приймати рішення про внесення інформації в «необов'язкові» графи платник податків має право самостійно.