УКД: розбираємося з правилами заповнення
Для подальшого широкого використання УПД необхідним кроком стало створення універсального коректування документа (далі - УКД), який дозволив вирішити питання про порядок коригування показників, відображених в універсальному передавальному документі, в разі зміни вартості товарів.
Як і форма запропонованого раніше УПД, бланк універсального коректування документа носить рекомендаційний характер. Тому платники податків можуть:
- не застосовувати УКД, а як і раніше заповнювати два окремих документа - коригувальний рахунок-фактуру і угоду про зміну вартості відвантаження;
- використовувати самостійно розроблену форму документа, що об'єднує показники коректування рахунки-фактури і угоди про зміну вартості відвантаження.
Коли застосовувати і коли не застосовувати
Якщо коротко: форма УКД може застосовуватися у всіх випадках, коли виникає обов'язок зі складання коректування рахунки-фактури. Зокрема, при зміні ціни товарів (робіт, послуг) заднім числом і (або) кількості (обсягу) відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг). Причому тут мова йде про тих ситуаціях, коли пропозиція про такі зміни виходить від продавця і вимагає (або не вимагає) згоди покупця.
Форму УКД можна використовувати і для документування продавцем згоди з претензією покупця, якщо останній виявив розбіжності за кількістю та якістю товарів (робіт, послуг) при їх прийманні (без постановки на облік), і документ про розбіжності представником продавця при цьому не підписувався (односторонній акт про розбіжності).
У Листі ФНС також надано роз'яснення з приводу того, коли УКД складати не потрібно. Наприклад, УКД не оформлюється у всіх випадках повернення товарів, прийнятих покупцем на облік. Пояснюється це тим, що при поверненні товарів встановлений спеціальний порядок відрахувань * (3), для якого наявність коректування рахунки-фактури не потрібно. Чи не призначена форма УКД і для використання в ситуаціях, коли зміна загальної вартості відвантаження обумовлено допущеної продавцем помилкою в первісному комплекті документів, супроводжуючих відвантаження.
Універсальний коригувальний документ поєднує в собі по суті два документа: коригувальний рахунок-фактуру і документ, що підтверджує згоду (факт повідомлення) покупця на зміну вартості раніше виробленої відвантаження.
Таким чином, використання в роботі УКД покликане спростити роботу бухгалтерам підприємств-постачальників, яким замість двох документів буде достатньо заповнити всього один - універсальний коригувальний документ. При цьому не важливо, чи був оформлений універсальний передавальний документ (УПД) по самій відвантаження. Інакше кажучи, допускається ситуація, коли на саму відвантаження продавець оформляє товарну накладну і рахунок-фактуру, а при зміні вартості цієї відвантаження оформляється УКД.
Крім того, застосування УКД дозволить підтверджувати витрати з метою обчислення податку на прибуток організацій (і інших податків).
Перейдемо безпосередньо до особливостей заповнення даного документа. У лівому верхньому кутку УКД міститься поле «Статус». У це поле можна вписати цифру 1 або 2. В залежності від присвоєного статусу змінюється і призначення УКД.
Статус «1» вказується в тому випадку, коли УКД застосовується одночасно в якості і первинного облікового документа, і коректування рахунки-фактури. При статусі «2» УКД може використовуватися в якості первинного облікового документа, що підтверджує зміну вартості раніше відвантажених цінностей. В такому випадку не заповнюються показники, які є обов'язковими для коректування рахунки-фактури (або у відповідних полях ставляться прочерки). наприклад:
- «до рахунку-фактурі (рахунків-фактур) N. від. з урахуванням виправлення N. від. »(Рядок 1б);
- «В тому числі сума акцизу» (графа 6);
- «Податкова ставка» (графа 7).
Отже, УКД можуть застосовувати і ті організації, які не є платниками ПДВ (наприклад, застосовують спецрежими і використовують звільнення на підставі ст. 145 Податкового кодексу). Оформлення ними форми УКД не приводить до виникнення обов'язки щодо обчислення та сплати ПДВ. При цьому у таких організацій в показниках граф 7 «Податкова ставка» і 8 «Сума податку» значень не буде.
Треба відзначити, що статус документа носить лише інформаційний характер. Якщо бухгалтер помилково поставить статус «2» замість «1», але при цьому заповнить всі поля УКД, то така помилка не спричинить негативних податкових наслідків ні для продавця, ні для покупця.
Візуально форма УКД ділиться на дві частини. Перша частина повністю дублює форму коректування рахунки-фактури і обведена жирною лінією. Друга частина відноситься до первинного облікового документа, що підтверджує згоду покупця на зміну вартості відвантаження. Відповідно, якщо компанія є платником ПДВ, при оформленні УКД цього документу присвоюється статус «1» і заповнюються обидві частини. Якщо ж компанія, наприклад, знаходиться на «спрощенку», то в УКД ставиться статус «2» і перша частина (форма коректування рахунки-фактури) заповнюється вибірково, друга - повністю.
У цій статті ми не будемо розглядати особливості і правила заповнення тієї частини УКД, що дублює собою форму коректування рахунки-фактури, а розглянемо показники деяких рядків, які розташовані нижче.
Отже, відразу під жирною лінією, яка відділяє коригувальний рахунок-фактуру, знаходиться рядок 5 «До передавальним (відвантажувальних) документам». Цей рядок дозволяє включати в документ інформацію, яка дає можливість ідентифікувати первинні облікові документи, оформлені в відношенні відвантажених раніше товарів, вартість яких підлягає зміні. Наприклад, це може бути дата і номер товарної накладної, яка складалася раніше при відвантаженні товарів, вартість яких тепер змінюється. Показник цього рядка не відноситься до обов'язкових реквізитів, тому бухгалтер може залишити її порожній.
Наступний рядок призначена для відображення реквізитів документа, що є підставою для зміни вартості товарів (робіт, послуг). Наприклад, це може бути договір, угода, акт про встановлену розбіжність за результатами приймання цінностей і т.п. Так само, як і попередній показник, цей реквізит не є обов'язковим.
Якщо є додаткова інформація про зміну вартості, то для її відображення є рядок 7 «Інші відомості». Там, зокрема, може бути приведена інформація про конкретні досягнуті обсяги закупівель, результатом чого стало надання знижки.
Підписання УКД і проставлення печаток
У першій частині УКД, дублюючої коригувальний рахунок-фактуру, передбачені підписи керівника організації (або уповноваженої особи) та головного бухгалтера (або уповноваженої особи). Якщо УКД оформляється індивідуальним підприємцем, то, відповідно, проставляється підпис ВП.
Підписи в цих рядках повинні проставлятися обов'язково в тому випадку, якщо УКД присвоєно статус «1». Така вимога пункту 6 статті 169 Податкового кодексу, що пред'являється до заповнення коригуючих рахунків-фактур.
Якщо ж планується використовувати УКД тільки як первинний документ (зі статусом «2»), то проставляти підписи в першій частині не потрібно. В цьому випадку підписи сторін досить проставити в нижній частині УКД.
Звертаємо увагу, що формою УКД передбачено місце для проставлення печаток (з боку продавця і покупця). Однак друк не є обов'язковим реквізитом первинного облікового документа. Тому відсутність печатки не є перешкодою ні для вирахування ПДВ, ні для документального підтвердження витрат для цілей податку на прибуток. У той же час якщо проставити печатку, то повне найменування продавця і покупця (рядки 11 і 15 форми УКД) можна не заповнювати.
У формі УКД передбачені дві дати, які впливають на момент відображення коригування в книзі продажів і книзі покупок у продавця і у покупця. Так, на початку документа проставляється дата складання УКД (рядок 1). А в нижній правій частині УКД передбачено рядок для відображення дати висловлення покупцем згоди на отримане від продавця пропозицію змінити вартість або дата отримання повідомлення від продавця про зміну вартості (рядок 13). При цьому дата, зазначена в рядку 13, не може бути раніше дати складання УКД, наведеної в рядку 1.
Якщо в договорі з покупцем умова про зміну вартості самого початку не було погоджено, то очевидно, що від покупця не потрібна згода на зміну вартості. Тому покупець, отримавши УКД, в рядку 13 вкаже дату такої згоди.
Якщо згоди покупця на зміну вартості не потрібно (наприклад, коли можливість зміни ціни спочатку була обговорена в договорі), то в рядку 13 покупець поставить дату повідомлення, тобто дату отримання ним УКД.
Заповнення рядка 13 не є обов'язковим, але чиновники рекомендують його заповнювати, аргументуючи тим, що це не допустить неузгодженого внесення змін до документа (довільного проставлення дати) зацікавленою стороною і дозволить виключити дискусія щодо дати виникнення відповідних правовідносин. На наш погляд, є аргумент вагоміший. Справа в тому, що по цій даті визначається момент відображення коригувань у книзі продажів або книзі покупок у продавця і у покупця. Наприклад, якщо продавець зменшує вартість раніше виробленої відвантаження і при цьому зміна вартості він зобов'язаний узгодити з покупцем, то суму такого коригування він відобразить в книзі покупок на дату, яку покупець проставить в рядку 13 УКД.
А. Островська,
провідний податковий консультант
консалтингової групи «Такс Оптима»