У бухгалтерському обліку витрати визнаються за наявності таких умов, встановлених п. 16 ПБУ 10/99:
- витрата проведений відповідно до конкретного договором, вимогою законодавчих і нормативних актів, звичаями ділового обороту;
- сума витрат може бути визначена;
- Є впевненість в тому, що в результаті конкретної операції відбудеться зменшення економічних вигод організації. Впевненість є в разі, коли організація передала актив або відсутня невизначеність щодо передачі активу.
Слід звернути увагу, що для визнання витрат необхідне виконання всіх перерахованих умов. Якщо хоча б одна з умов не виконується, то в бухгалтерському обліку організації визнається не витрата, а дебіторська заборгованість.
Пунктом 17 ПБО 10/99 встановлено, що витрати визнаються в бухгалтерському обліку незалежно від наміру отримати виручку, інші або інші доходи і від форми здійснення витрат (грошової, натуральної та іншої).
Витрати визнаються в тому звітному періоді, в якому вони мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення (допущення тимчасової визначеності фактів господарської діяльності) (п. 17 ПБУ 10/99).
У п. 19 ПБУ 10/99 встановлено правила для визнання витрат у Звіті про прибутки та збитки:
- витрати визнаються з урахуванням їх зв'язку з надходженнями (наприклад, собівартість виконання робіт визнається в складі витрат одночасно з визнанням в складі доходів виручки від їх реалізації);
- якщо витрати зумовлюють отримання доходів протягом кількох звітних періодів і зв'язок між доходами витратами не може бути визначена чітко чи визначається непрямим шляхом, то вони визнаються в формі № 2 шляхом їх обгрунтованого розподілу між звітними періодами (наприклад, витрати на отримання ліцензії на заняття певним видом діяльності визнаються в складі витрат протягом терміну, на який видана ліцензія);
- витрати, визнані в звітному періоді, підлягають визнанню в Звіті про прибутки і збитки, коли стає певним неотримання по ним економічних вигод (доходів) або надходження активів;
- витрати повинні бути визнані в звіті про прибутки і збитки незалежно від того, як вони приймаються для цілей розрахунку оподатковуваної бази.
- витрати визнаються, коли виникають зобов'язання, не обумовлені визнанням відповідних активів (наприклад, штрафи, пені, неустойки).
Що відобразити в обліковій політиці
1. Порядок визнання витрат (касовий метод або метод нарахування).
2. Рахунки, на яких обліковуються виробничі витрати (витрати обігу).
3. Принцип віднесення витрат до основного виду діяльності (п. 4, 5 ПБО 10/99).
4. Перелік статей витрат (п. 8 ПБО 10/99).
5. Порядок визнання управлінських і комерційних витрат (п. 9 ПБО 10/99).
6. Порядок списання витрат майбутніх періодів (п. 65 Наказу Мінфіну № 34н).
7. Порядок створення резервів.
8. Порядок обліку випущеної продукції: або із застосуванням рахунку 40 «Випуск продукції (робіт, послуг)», або безпосередньо на рахунку 43 «Готова продукція».