Тендерна документація - визначає вимога замовника щодо змісту очікуваних пропозицій на торгах і включає тендерні умови, проформу тендера, умови проведення торгів, техніко-економічну документацію, перерахування видів і обсягів робіт.
Тендерні умови містять конкретні вимоги замовника до учасника торгів: найменування і кількість товару, його техніко-економічні характеристики, основні комерційні і технічні умови, в тому числі дата поставки, умови платежу, ціни умови арбітражу, штрафів, гарантій.
Проформа тендеру - формуляр, що підлягає заповненню та підписання постачальником, коли він згоден узяти на себе всі зобов'язання по виконанню роботи відповідно до загальних, спеціальними умовами тендерної документації.
Документообіг зовнішньоторговельних операцій
Залежно від виконуваних функцій документообіг зовнішньоторговельних операцій можна розділити на наступні групи:
· Документи по підготовці зовнішньоекономічної угоди;
· Документи по підготовці експортного товару до відвантаження;
Загальними вимогами при оформленні зовнішньоторговельних документів є: назва документа, номер, дата його підписання, найменування та опис товару, кількість, вид упаковки, підписи сторін і друк. Решта умов визначаються призначенням документів.
Крім цього, важливою частиною реалізації зовнішньоторговельної угод є правильна і коректна листування між учасниками зовнішньоторговельних операцій, правильне оформлення контрактів.