Проблема: здавати звітність за кілька компаній і нічого не упустити
Одна обслуговує бухгалтерія може звітувати за кілька десятків організацій. Відповідно, вона стикається з проблемою впорядкування інформації по клієнтам. Клієнтів багато, кожен з них звітує в кілька контролюючих органів, і всі клієнти надають необхідні для формування звітності документи в різний час. З цих причин обслуговує бухгалтерія ризикує пропустити решту будь-якого звіту.
Коли з численних побажань користувачів стало зрозуміло, що проблема дійсно існує, менеджери СКБ Контур провели глибинні інтерв'ю з двадцятьма обслуговуючими бухгалтеріями різного масштабу. «Нам було цікаво розібратися, як вони впорядковують інформацію зараз. Виявилося, що більшість складає таблиці в Excel, хтось клеїть стікери на спеціальну дошку. А хтось по-старому зводить всі дані на ватмані. У будь-якому випадку співробітники обслуговуючих бухгалтерій витрачали час на те, щоб звести всі дані в таблицю, а потім протягом кварталу вносити в таблицю інформацію по кожному звіту (зданий, не зданий, потрібна коригування) », - розповідає Ігор Гольдберг, менеджер проекту« Обслуговуючі бухгалтерії »компанії СКБ Контур.
Рішення: самоналагоджувальна таблиця, яка бачить все звіти
За результатами дослідження розробники системи «Контур.Екстерн» запропонували альтернативний спосіб. Він дозволяє відстежувати звітність по всіх організаціях на обслуговуванні, докладаючи до цього мінімум зусиль. При цьому ризики втратити що-небудь практично зведені до нуля.
Обслуговуючі бухгалтерії можуть бачити в системі інтерактивну таблицю, яка автоматично відстежує дати здачі звітності (сірий маркер - звіт треба здати) і статус кожного представленого в контролюючий орган звіту (зелений маркер - звіт зданий, червоний - звіт зданий не вчасно або не прийнятий контролюючим органом) . Білий квадрат означає, що компанія не здає цей вид звітності.
Як все працює
Сервіс вміє відслідковувати звітність в ФНС, ПФР, ФСС і Росстат. Таблиця формується автоматично з історії звітності, але при бажанні її можна легко відредагувати, задавши:
1) які види звітності здає конкретна компанія;
2) з якою періодичністю система повинна їх показувати (помісячно, поквартально, раз на рік);
3) короткі назви організацій, як вони повинні відображатися в таблиці (оскільки назва видно не повністю, важливо, щоб по перших складах було зрозуміло, яка компанія мається на увазі).
Налаштувати організації, які видно в таблиці, і види звітності по кожній організації можна не тільки в цілому по обслуговуючої бухгалтерії, а й за її співробітникам. Наприклад, якщо співробітник відповідає за звітність 10 компаній з 40 знаходяться на обслуговуванні, він додає в «свою» таблицю тільки ці 10 організацій.
При наведенні курсора на елемент таблиці пояснюється статус звіту, наприклад: «Термін здачі звіту закінчився».
Клікнувши на посилання, користувач переходить на документообіг за цим звітом. Наприклад, якщо звіт не зданий, він може по одному кліку перейти до підготовки звіту, якщо отримано повідомлення про відмову - виправити помилки і відправити звіт повторно, якщо прийшло повідомлення про уточнення - відправити коригування.
