Табель обліку робочого часу повинен бути в кожній організації незалежно від її форми власності. За відсутність табеля передбачено адміністративне покарання як для самої організації, так і для її відповідальних співробітників. Зі статті ви дізнаєтесь:
- для чого потрібен табель робочого часу
- за якою формою вести облік робочого часу;
- як заповнити табель обліку робочого часу
- як за даними табеля розрахувати виплати працівникам
Не допустити помилок при заповненні кадрових документів, вам допоможе журнал «Зарплата». При підписці на журнал зараз ви отримуєте відразу кілька бонусів. Виберіть бонус і зручний варіант підписки тут.
Кому і навіщо потрібен табель робочого часу
Табель обліку робочого часу - це документ, який містить інформацію про фактично відпрацьовані години і кількості неявок за місяць по кожному співробітнику організації (простий, хвороба, прогули і т. П.). Цей документ необхідний:
- бухгалтеру. На підставі відомостей табеля працівникам нараховується заробітна плата, відпускні, допомоги, відрядження.
- податківцям. Якщо табель в організації не ведеться, то при перевірках може бути переглянута правильність нарахування або утримання податків з заробітної плати. Для цього достатньо звірити дані по відпрацьованим дням, зазначеним в табелі, з даними по виплаті заробітної плати. І якщо, наприклад, працівнику нарахована зарплата за невідпрацьовані дні, компанію можуть звинуватити в завищенні витрат, а, отже, і в заниженні податкової бази по податку на прибуток. За подібне порушення компанію можуть оштрафувати на суму від 20 до 40% несплаченої суми податку (ст. 122 НК РФ). Крім того, зобов'яжуть доплатити в бюджет суму, якої бракує податку, а також пені.
- представникам ФСС Росії. Табель обліку робочого часу може знадобитися при перевірці правильності розрахунку допомоги, яка виплачується за рахунок фонду;
- трудової інспекції. На підставі табеля трудовики можуть оцінити, чи не порушені права працівників, наприклад, в частині дотримання норм про понаднормових годинах. Якщо буде виявлено порушення, доведеться заплатити штраф. Його розмір для організації становить від 30 000 до 50 000 руб. для керівників - від 1000 до 5000 руб. Якщо ж керівник повторно порушить трудове законодавство, його можуть дискваліфікувати на строк від одного року до трьох років;
- органам статистики. На підставі табеля складається ряд звітів, наприклад форма № П-4.
Оскільки табель обліку робочого часу такий потрібний документ, він повинен бути оформлений правильно.
Ще Ваші колеги читають:
Що загрожує за відсутність табеля робочого часу
Окремої статті за незнання кадрового обліку трудове законодавство не встановлює. Незважаючи на це, якщо компанія не буде вести табель обліку робочого часу. вона може бути притягнута до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 КоАП РФ за порушення законодавства про працю. Для посадових осіб - попередження або штраф від 1000 до 5000 руб. Для організації - штраф від 30 000 до 50 000 руб.
Хто заповнює табель обліку робочого часу
Керівник компанії призначає працівників, відповідальних за ведення табеля. Як правило, це керівники підрозділів. Призначення відповідальних оформляють наказом (зразок нижче) і знайомлять з ним відповідальних працівників під розпис. У компаніях з великою чисельністю може бути окрема ставка табельщика. Табельник передає табель обліку робочого часу в кадрову службу, звідти він потрапляє в бухгалтерію вже заповненим.
Якою має бути форма табеля обліку робочого часу
- форма Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці»
- форма Т-13 «Табель обліку робочого часу»
Форма табеля обліку робочого часу Т-12 використовується як для обліку періоду роботи, так і для нарахування оплати праці. Компанії, які тимчасової облік і розрахунки з персоналом з оплати праці ведуть окремо, можуть заповнювати тільки розділ 1 «Облік робочого часу».
Форма табеля обліку робочого часу Т-13 може застосовуватися, якщо відображення робочого часу відбувається автоматично.
Також компанія може розробляти власний документ з урахуванням наявних потреб. При цьому він повинен містити такі обов'язкові реквізити. Програми з кадрового обліку містять уніфіковані бланки.
Завантажити безкоштовно табель обліку робочого часу в excel можна на сайті електронного журналу «Зарплата». Для цього необхідно в пошуковому рядку в розділі «Форми» набрати «табель обліку робочого часу».
Таблиця. Обов'язкові реквізити табеля обліку робочого часу
Заповнення табеля обліку робочого часу
Табель обліку робочого часу (бланк скачати безкоштовно ви можете на сайті електронного журналу «Зарплата») ведеться кожен робочий день протягом місяця. В останній день місяця підводиться підсумкова кількість відпрацьованих годин і неявок кожним співробітником.
Складається табель в одному екземплярі і передається в бухгалтерію. Майте на увазі: в компаніях, в яких аванс нараховується за фактично відпрацьований час, відомості табеля повинні надходити в бухгалтерії не рідше ніж один раз на місяць.
В табель заносяться відомості про співробітників, які працюють на підставі трудових договорів, за принципом «одна посада - одна позиція». Виконання обов'язків за іншою посадою в основний робочий час в порядку суміщення професій або заміщення тимчасово відсутнього працівника в табелі не відбивається. Також не включаються в табель обліку робочого часу виконавці, що працюють на підставі цивільно-правових договорів. А ось якщо працівник є внутрішнім сумісником, то в табелі відомості по ньому повинні відображатися два рази.
Далі розглянемо заповнення табеля обліку робочого часу за формою Т-13.
Починати заповнення потрібно з шапки документа. Тут вказуються повне найменування компанії відповідно до установчих документів та її код за довідником ОКПО, наступного рядку - для якого структурного підрозділу складається цей табель, якщо таке є.
Потім записуються порядковий номер документа, дата складання (як правило, це останній день звітного періоду), а також який період він охоплює (зазвичай це календарний місяць).
Після шапки переходимо до заповнення основної частини документа.
У графі 1 проставляється порядковий номер працівника.
У графах 2 і 3 вказуються повні ПІБ працівника, його посада, присвоєний табельний номер. Заповнювати ці графи треба на підставі відомостей з особистих карток співробітників (форма № Т-2), які заводять згідно з наказом (розпорядженням) про прийом на роботу.
Графа 4 служить для щоденної позначки про явку або неявку працівника. Для кожного дня виділено дві клітини одна під інший - у верхній вказується кодове позначення, зазвичай у вигляді букви або цифри, в нижню вноситься кількість вироблених годин, або ж вона може бути залишена порожньою.
Якщо умовними позначеннями не передбачено час, яке необхідно відобразити в табелі, організація може ввести власне буквене (цифрове) позначення. Наприклад, якщо потрібно відобразити перерви для годування дитини, що надаються працюючим жінкам, які мають дітей у віці до півтора років (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можна ввести літерний код КР і цифровий 37. Оскільки такі перерви включаються в робочий час і оплачуються в розмірі середнього заробітку на відміну від звичайного робочого часу, то в нижніх рядках потрібно вказати тривалість перерви (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).
Таблиця кодів, які вносяться в табель обліку робочого часу (бланк скачати безкоштовно можна на сайті електронного журналу «Зарплата»), наведена нижче.
Таблиця. Позначення в табелі обліку робочого часу
У графі 5 проставляється, скільки днів і годин вироблено за кожну половину місяця - дні зверху, годинник знизу.
У графі 6 вказуються такі ж дані, але за цілий місяць.
Графи 7-9 призначені для відображення відомостей, необхідних для розрахунку зарплати. Якщо для всіх працівників, які внесені в табель, використовуються однакові код оплати праці і кореспондуючий рахунок, то в шапці цієї таблиці потрібно заповнити відповідні однойменні графи. При цьому графи 7-8 безпосередньо в рядку співробітника залишаються порожніми, а потрібно вказати дані тільки в графі 9.
Слідом за ним в графу 8 потрібно внести номер рахунку відповідно до Плану рахунків, який відповідає даному виду оплати. У графі 9 вказується кількість днів або годин, які були відпрацьовані по записаному увазі оплати.
У графи 10-13 вноситься інформація про відсутність співробітника на робочому місці - тут потрібно вказати відповідний причини код, а також скільки днів або годин до нього ставиться.
Підписується табель обліку робочого часу особою, відповідальною за його заповнення, а також керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби або директором компанії.
Нижче ви знайдете зразок заповнення табеля обліку робочого часу.
Ще один випадок, коли може знадобитися додатковий лист, - працівник був відсутній на роботі, але не подзвонив, не уточнив, з якої причини. У такій ситуації до здачі табеля в бухгалтерію графу «Відмітки про явки та неявки на роботу по числах місяця» можна залишити незаповненою. Якщо до моменту здачі табеля працівник не з'явився, не надав виправдувальних документів, в табелі слід проставити відмітку про неявку з нез'ясованих причин - код НН або 30.
Після того як працівник представить виправдувальні документи, наприклад лікарняний лист, код НН потрібно замінити кодом Б або 19. У цьому випадку до закритого табелю докладають додатковий лист з точними відомостями по даному працівнику.
Термін зберігання табеля обліку робочого часу
Як рахувати виплати працівникам за даними табеля обліку робочого часу
Всі коди в табелі обліку робочого часу діляться на дві групи: оплачувані і неоплачувані.
До неоплачуваним, наприклад, відноситься код «В» - вихідні і неробочі святкові дні. Для зручності список неоплачуваних кодів ми привели в таблиці нижче.