4.1. Основні прийоми роботи з СУБД access
СУБД Access є однією з найбільш потужних реляційних систем управління базами даних настільного типу.
БД Access містить такі основні об'єкти: робочі таблиці, форми, запити і звіти. Таблиці містять дані. Запити призначені для отримання потрібних даних з БД. Форми і звіти полегшують редагування, графічне представлення і друк даних.
4.1. 1. Створення нової бази даних
Створення бази даних починається з запуску СУБД.
При запуску Access на екрані з'являється діалогове вікно Область завдань Microsoft Access (див. Рис.),
Всі наступні операції над БД виконуються над об'єктами в цьому вікні.
Результат роботи майстра показаний на малюнку нижче. Головна кнопкова форма дозволяє викликати об'єкти, минаючи головне вікно БД.
Головне вікно в цей час знаходиться в згорнутому стані.
Подібна база даних може бути використана для обліку замовлень в фірмі ..
Використовуючи запропоновану методику, можна створити будь-яку кількість нових баз даних. Якщо використовувати шаблони загального призначення, то СУБД дозволяє сформувати структуру нових об'єктів автоматично в ході спілкування з майстром. Шаблон Нова база даних дозволяє тільки відкрити базу, а формування структури нових об'єктів користувач виконує сам.
Розглянемо основні етапи розробки бази даних (БД) на прикладі БД, що містить інформацію про замовлення клієнтів на надання послуг. БД містить такі таблиці. отримані в результаті нормалізації:
Таблиця «Послуги» містить перелік послуг, що надаються клієнтам, і інформацію про вартість кожної послуги. Таблиця «Виконавці» містить список виконавців, яким передаються замовлення клієнтів. Таблиця «Клієнти» містить інформацію про клієнтів, кожен з яких може оформити замовлення на надання різних послуг. Таблиця «Замовлення» містить інформацію про всі замовлення, зроблених клієнтами. Стрілками показані зв'язки, що існують між таблицями. В даному прикладі тип всіх зв'язків - «один-ко-многим», так як кожен клієнт може оформити кілька замовлень на різні послуги, одна і та ж послуги може бути замовлена декількома клієнтами і один виконавець може виконувати кілька замовлень. У таблиці «Замовлення» заштриховані поля, що містять зовнішні ключі, включені в цю таблицю для створення зв'язків.
Завдання 2.Создать нову БД з ім'ям «БД замовлень від ПІБ» (замініть символи ПІБ своїм прізвищем) в папці «Мої документи».
Питання для самоконтролю:
1. Основні об'єкти СУБД Access і їх призначення.
2. Як створити нову БД на основі шаблону загального призначення? Які шаблони загального призначення є на вашому комп'ютері?
3. Як створити нову порожню базу даних?
4.1.2. Створення нових таблиць бази даних
Наступний крок - створення таблиць в порожній БД з ім'ям «БД замовлень від ПІБ». Виконується після переходу на вкладку Таблиці головного вікна БД.
Операція створення таблиці починається з клацання по кнопці Створити у відкритому вікні БД на вкладці Таблиці.
У діалоговому вікні Нова таблиця можна вибрати один із способів створення таблиці:
- Зв'язок в таблицями.
При виборі команди Режим таблиці на екрані з'явиться таблиця, схожа на ту, що використовуються в програмах роботи з електронними таблицями. Майстер таблиць створює таблицю на основі відповідей на поставлені їм запитання. При виборі команди Імпорт таблиць або Зв'язок з таблицями запускається Майстер, що дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в іншому місці як основу для нової таблиці. Вибір пункту Конструктор дозволяє повністю управляти процесом створення нової таблиці. Найбільш простий спосіб - створення таблиці за допомогою Майстра таблиць (таблиця створюється на основі наявних шаблонів). Режим Конструктора дозволяє «сконструювати» БД «з нуля». Клацання по кнопці OK відкриває на екрані нове діалогове вікно, що дозволяє створити нову таблицю в обраному режимі.
Завдання 3. За допомогою кнопки Створити на вкладці Таблиці вікна БД відкрийте діалогове вікно Нова таблиця, виберіть режим Конструктор і відкрийте конструктор натисканням ОК. Чи не створюючи таблиць, вивчіть можливості конструктора, використовуючи інформацію, наведену нижче.
Інформація для вивчення. Конструктор дозволяє створити структуру нової таблиці ( «шапку» таблиці), тобто визначити, скільки стовпців матиме таблиця, як називається кожен стовпець, яку інформацію планується записувати в кожен стовпець і т.д. Вікно конструктора (див. Рис.) Містить три стовпці: "Ім'я поля", "Тип даних" і "Опис". У кожному рядку вводиться інформація, що описує одне поле (стовпець) повинна містити таблиця.
Ім'я поля може містити не більше 64 символів і складатися з букв, цифр, пробілів і знаків пунктуації. Ім'я поля не повинно починатися з пробілу. Для введення імені поля таблиці потрібно встановити курсор в стовпець «Ім'я поля» відповідного рядка.
Кожен атрибут представляється в рядку таблиці БД значенням певного типу. За замовчуванням в Access полю присвоюється тип "Текстовий". Користувач має можливість задати свій тип для визначеного поля: при переміщенні курсору в стовпець Тип даних у відповідній клітинці з'являється кнопка списку, що розкривається, яка дозволяє розкрити список всіх використовуваних в Access типів даних. У цьому списку можна вибрати потрібний тип, відповідний призначенням атрибута:
¨ Текстовий тип використовується для зберігання будь-якій послідовності символів. Текстові поля можуть містити до 255 символів (за замовчуванням довжина дорівнює 50 символам).
¨ Тип "Числовий" використовується для представлення числових значень (крім грошових сум).
¨ Тип "Дата / час" призначений для зберігання дати та / або часу.
¨ Тип "Лічильник" використовується для автоматичної нумерації додається записи. У першому записі таблиці цього поля автоматично присвоюється значення 1, значення цього атрибута в кожної наступної записи збільшується на 1. Можна також задати випадковий вибір значень.
¨ Грошовий тип використовується для зберігання числових значень грошових сум. Використання цього типу дозволяє уникнути помилок округлення.
¨ Логічний тип застосовується для зберігання логічних величин, що приймають тільки два значення типу "Так" (деякий умова виконана) і "Ні" (відповідне умова не виконана).
¨ Поле MEMO використовується для зберігання тексту великого обсягу (до 32 тис. Символів).
У нижній частині вікна після визначення типу поля на спеціальних вкладках (розділ "Властивості Поля") можна задати параметри, що встановлюються для значення кожного типу, наприклад: для текстових даних визначається їх розмір, формат і маска введення, значення, яке встановлюється за умовчанням, чи обов'язково вводити значення в це поле і припустима в якості значення порожній рядок і т.д. Властивість поля може бути введено з клавіатури у відповідному полі введення як символьний рядок, вибрано зі списку (тоді при виборі цієї властивості праворуч від поля введення з'являється кнопка розкриття списку) або сформовано в спеціальному діалоговому вікні, що розкривається кнопкою, що містить. . що з'являється після вибору цього поля праворуч від рядка введення.
Для багатьох типів можна вказати спеціальні умови, яким має задовольняти дане поле (умова визначається у вікні Будівника виразів. Відкривається клацанням по кнопці, розташованій праворуч від поля введення цього параметра), повідомлення про помилку, яке може бути виведено при неправильному введенні, що не задовольняє заданим умовами. Таблицю можна проіндексувати за значеннями, розташованим в деяких шпальтах (зазвичай - по ключовим значенням), що прискорює пошук і сортування даних в ній.
Формат поля і Умова на значення - це найбільш потужні засоби. Формат поля визначає вид даних в поле таблиці. При описі формату використовуються спеціальні символи (як і в Excel), призначення цих символів при визначенні форматів можна подивитися в довідці Access (на вкладці Предметний покажчик вікна довідкової системи можна знайти інформацію по форматам позитивних і негативних чисел, текстових полів і т.д. ).
Якщо поле введення містить символьні константи (тобто в одних і тих же позиціях, що вводиться рядка повинні постійно з'являтися одні і ті ж символи) і позиції для заповнення, то можна задати властивість "Маска введення". Маска введення забезпечує відповідність даних певного формату, а також заданому типу значень, що вводяться в кожну позицію. При введенні даних символи шаблону, обрані в масці і розміщені в потрібних позиціях, замінюються вводяться символами.
Якщо для поля визначені як формат відображення, так і маска введення, то при додаванні і редагуванні даних використовується маска вводу, а параметр "Формат поля" визначає відображення даних при збереженні записи. Якщо використовуються обидва властивості, результати їх дій не повинні суперечити один одному.
Вирази, що визначають умови, можуть включати символи математичних операцій, операцій порівняння, виклики функцій, дужки; в якості операндів можуть використовуватися константи і імена полів, укладені в квадратні дужки. Для введення виразу можна використовувати наявні у вікні кнопки, елементи списків (значки списків схожі на значки папок, їх можна розкрити подвійним клацанням по значку). Більш детальна інформація - в довідковій системі.
Увага!! В даному навчальному прикладі поля кодів (номерів), є первинними ключами таблиць, можуть мати тип Лічильник, вони ж використовуються при індексації таблиць. Всі інші поля (крім вартості і дат) можуть бути текстовими.
Для визначення і зміни структури розроблюваної таблиці досить клацнути всередині відповідного поля і внести необхідні зміни.
Для вставки нового поля слід помістити покажчик в те місце, куди має бути вставлено в таблиці нове поле і виконати команду вставки рядка (меню Вставка). Для видалення поля його потрібно виділити клацанням миші на кнопці зліва від імені поля і виконати команду Видалити рядки в меню Правка. Ті ж операції можна виконати за допомогою кнопок панелі інструментів.
Для визначення ключових полів слід виділити їх (якщо ключ є складовим, вибирається спочатку перше поле клацанням на кнопці, розташованій зліва від назви поля, а потім, утримуючи клавішу Ctrl виділяються інші поля) і виконати команду Ключове поле меню Правка або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів . Поруч з вибраними полями з'явиться піктограма ключа. Вибір поля в якості ключового можна скасувати тими ж засобами.
Якщо ключові поля не задані, то при збереженні таблиці Access запропонує їх створити автоматично. Ключові поля розміщуються в таблиці першими.
Для збереження створеної таблиці можна закрити вікно за допомогою кнопки на його заголовку, або двічі клацнути на піктограмі таблиці в лівому верхньому кутку вікна, або один раз клацнути на цій піктограмі і вибрати в меню, що команду Закрити. або виконати команду Закрити в меню Файл (з'явиться запит про те, чи потрібно зберігати внесені в таблицю зміни). У діалоговому вікні потрібно ввести ім'я таблиці. Якщо при збереженні таблиці Access виявить помилки, на екрані з'явиться відповідне повідомлення і операція не буде виконана. Після виправлення виявлених помилок операцію можна повторити.
Значок створеної таблиці з'являється у вікні створюваної БД.