Відразу обмовимося, що підготовка розсилки з використанням злиття також вимагає виконання певного обсягу робіт (в основному - з підготовки даних), але при цьому вигідно відрізняється від "ручного" редагування файлу наступним:
Як працює режим злиття документів
Для отримання підсумкового документа потрібно список розсилки, а також основний документ злиття, який грає роль шаблону.
Список розсилки може зберігатися у вигляді таблиці Word, таблиці HTML, тексту або таблиці даних СУБД - MS Access, dBase, FoxPro або будь-який інший СУБД, для доступу до якої на вашому комп'ютері є драйвер ODBC (Open Database Connectivity - відкритий інтерфейс доступу до баз даних ; драйвер ODBC - модуль, який застосовує функції ODBC, що дозволяють прикладній програмі взаємодіяти з СУБД). Ми розглянемо зберігання списку розсилки не в СУБД, а в файлі MS Excel. Такий варіант, на наш погляд, оптимальний, тому що, по-перше, не вимагає від користувача спеціальних знань теорії зберігання даних і, по-друге, тому що MS Excel сам по собі володіє великим набором зручних засобів обробки і візуального представлення даних (таких , наприклад, як фільтрація або сортування). Однак при виборі середовища для зберігання даних потрібно також пам'ятати і про певні обмеження, наявних в MS Excel. Зокрема, один лист Excel (відразу визначимося з термінами: книга MS Excel - це файл, який використовується для обробки і зберігання даних; в свою чергу книга складається з кількох аркушів) не може містити більше 65 536 рядків, так що якщо вітальний список ваших знайомих (клієнтів, виборців) перевищує це число і його не вдається логічно розділити на більш дрібні фрагменти, то для зберігання такого обсягу даних необхідно буде використовувати вже якусь СУБД.
Основний документ злиття створюється в MS Word. У його текст включаються поля, відповідні стовпцях зі списку розсилки ( "поля злиття").
При проведенні злиття для кожного рядка зі списку розсилки по черзі виконуються наступні дії:
»Поля макета заповнюються значеннями з чергового рядка;
»Заповнений макет додається в кінець результуючого документа.
Поради щодо формування списку в MS Excel
В MS Excel використовується велика кількість різних логічних правил і замовчувань, часто прихованих від користувача. Тому, щоб формований вами список був придатний для проведення процедури злиття, рекомендується дотримуватися ряду правил, які ми наводимо нижче.
1. Лівий верхній кут списку даних повинен розміщуватися в лівому верхньому кутку (в осередку A1) листа.
2. Назви стовпців даних розміщуються в першому рядку листа. Формат ячеек в першому рядку потрібно встановити в "Текстовий" (меню Формат ® Осередки.). У назвах стовпців не рекомендується використовувати пробіли, коми, лапки.
3. Для форматування списку не можна використовувати повністю (по всіх позиціях) порожні рядки або повністю порожні стовпці. Порожній рядок або стовпець сприймаються Excel як кінець списку!
5. На тому аркуші, де розміщений список розсилки (рис. 2, лист "База даних"), не слід розміщувати інші дані.
6. Для всіх осередків списку доцільно встановити текстовий формат (якщо це неможливо, то принаймні - один і той же формат осередків всередині кожного стовпця даних).
7. Текстові дані не повинні містити непарні (незакриті) лапки.
8. Текстові дані не повинні містити пробіли перед початком текстового рядка.
Формування основного документа злиття
Продовжимо розбір прикладу. Розглянемо кроки по формуванню основного документа злиття з використанням готового макету привітання.
Крок 1. Перетворення звичайного файлу в основний документ злиття. Відкриємо файл, який містить макет привітання (файл "Шаблон поздравленія.doc"). Використовуючи пункт меню Сервіс ® Злиття. відкриємо діалог злиття і натиснемо кнопку Створити. У випадаючому меню виберемо Документи на бланку. Після цього на екрані виникне ще один діалог, в якому потрібно натиснути кнопку Активне вікно (при створенні макета документа "з нуля" потрібно натиснути кнопку Створити основний документ). Закриємо діалог злиття і подивимося на зміну керуючого інтерфейсу Word. Звернемо увагу на те, що в панелі інструментів з'явилася нова панель (Злиття). Повернемося до діалогу злиття (пункт меню Сервіс ® Злиття. Або кнопка в панелі інструментів).
Крок 2. Отримання даних. У діалозі Злиття натиснемо кнопку Отримати дані і в випадаючому меню виберемо пункт Відкрити джерело даних (рис. 3).
У діалозі відкриття джерела даних виберемо тип файлу, в якому міститься список (в нашому прикладі - "Книги MS Excel (* .xls)") і сам файл (у нас - файл "Поздравленія.xls"). Після цього на екрані з'явиться діалог вибору діапазону в книзі Excel. Якщо в книзі Excel тільки один лист, а на аркуші - тільки один список, то в діалозі потрібно вибрати пункт "Весь лист". Якщо список був раніше позначений ім'ям (наприклад, Database) - потрібно вибрати це ім'я.
Закриємо діалог злиття. Тепер в панелі інструментів стала доступна кнопка Додати поле злиття. Якщо її натиснути, то в списку, що випадає будуть відображатися поля злиття, відповідні стовпцях даних зі списку (порівняйте зі списком на рис. 2).
Крок 3. Вставка полів злиття в основний документ. Для вставки поля злиття в основний документ потрібно підвести курсор до позиції, до якої потрібно розмістити, і вибрати потрібне поле кнопкою Додати поле злиття (рис. 4). Вибрати шрифт для відображення поля можна звичайним способом.
У нашому прикладі потрібно помістити поле Звернення між малюнком і рядком "Вітаємо Вас з днем народження" і встановити для поля той же шрифт, що і для тексту привітання.
Підготовка основного документа злиття завершена. Після збереження документа його можна закрити. При повторному відкритті зв'язок з джерелом даних встановлюється автоматично, а в панелі інструментів відображається панель "Злиття". Зверніть увагу, що в основному документі зберігається інформація про каталог, в якому повинен розміщуватися файл джерела даних. Якщо цей файл був видалений або переміщений, при відкритті документа з'явиться повідомлення про помилку.
Виконання процедури злиття
Крок 4. Вхідна перевірка. Перед формуванням підсумкового документа корисно подивитися на те, як він буде виглядати. Після виконання кроку 2 в панелі інструментів стали активними кнопки навігації (рис. 5), що дозволяють вам, переміщаючись між рядками списку, переглядати зовнішній вигляд відповідних сторінок підсумкового документа.
Кнопка використовується для перемикання між режимами відображення назв полів / значень полів.
Потрібно перевірити зовнішній вигляд підсумкового документа для рядків списку, в яких містяться найдовші і найкоротші строки. Крім того, слід перевірити відповідність загальної кількості сторінок в підсумковому масиві документів загальної кількості рядків у списку. Зверніть увагу, що, якщо довжина поля в основному документі не збігається з довжиною відповідного рядка в списку, в підсумковому документі сторінки могутсбіваться (і тоді там можуть виникати додаткові, "збійні" сторінки). Спосіб вирішення таких проблем - використання більш дрібного шрифту для відображення поля в Word, або зміна зовнішнього вигляду основного документа, або зміна довжини конкретного текстового значення в списку.
Крок 5. Об'єднання. Для запуску процедури злиття натиснемо кнопку Об'єднати. (Вона доступна через панель інструментів і через діалог злиття). На екрані виникне діалог управління злиттям (рис. 6).
Через діалог можна відібрати діапазон рядків списку, який буде виведений в результуючий документ, а також вибрати призначення злиття: в новий документ, безпосередньо на принтер, безпосередньо в електронну пошту. За допомогою кнопки Відбір записів можна ввести логічні правила для відбору рядків зі списку. Виберемо Новий документ і натиснемо кнопку Об'єднати.
Відбувається автоматичне формування підсумкового документа. Назва документа за замовчуванням вибирається також автоматично, з урахуванням числа спроб об'єднання ( "форми1", "Форми2", "Форми3" і т. Д.).