Головна Спонсори заходу. досвід HackDay
Добрий день, дорогі наші читачі. Ми продовжуємо серію статей про організацію хакатонів. Сьогодні розберемо особливо хвилюючу тему - пошук спонсорів на захід, їх залучення і подальше утримання. Також будуть розглянуті можливі помилки і підводні камені.
Як знайти спонсора заходу? Навіщо компанії спонсорують хакатони? Під катом наводяться кілька можливих мотивацій спонсора Хакатона і прийоми роботи з цим спонсором.
Мотивація спонсора Хакатона
Компанії-спонсори віддають свої гроші для того, щоб отримати щось натомість. Звичайно, трапляється, що спонсорують просто з симпатії (особливо це актуально для завзятих студентських проектів), але і тоді потрібно як мінімум не розчарувати партнерів. Відповідно до внутрішньої класифікації HackDay, спонсори діляться на чотири великі групи за завданнями, які вони хочуть вирішити через хакатон.
Завдання №1: Підбір та відсів проектів
Актуально для російських і великих регіональних фондів, бізнес-інкубаторів та корпорацій, які вирощують проекти. Хакатон стає своєрідним «ситом» для проектів нульовій стадії. Спонсор отримує доступ до свіжих командам, ще Пластилінова-гнучких в силу свого віку, і може залучити сподобалися проекти і розвивати на власному майданчику.
Ця група спонсорів дивиться на ідею проекту, на досвід засновника, на надійність команди.
Для них важливіше за все - адекватні проекти на виході. Спочатку доведеться попрацювати над пошуком потрібних людей, а в продовження 48 годин Хакатона (як в HackDay) - над перетворенням ідей в життєздатні прототипи.
Завдання №2: Промо бренду
Буває необхідно міжнародним і великим російським компаніям. Тут потрібно попрацювати з інформаційною підтримкою до і після заходу, із запрошенням ЗМІ на майданчик Хакатона. На виході такі спонсори захочуть побачити велике охоплення аудиторії і пристойну кількість публікацій в ЗМІ.
Завдання №3: Промо нового продукту або технології
В цьому випадку спонсорам важливо побачити, що інформація про нові розробки донесена до учасників Хакатона. Добре спрацюють спеціальні номінації для проектів, зроблених із застосуванням даної технології або продукту, і майстер-класи, на яких представники спонсора розкажуть, як нововведення може полегшити життя і стати корисним на практиці.
Завдання №4: HR
Як правило, інтереси спонсора лежать в конкретних областях - iOS-розробка, проектування інтерфейсів і ін. На вас буде добре працювати оголошена номінація на кращий проект для iOS, кращий інтерфейс серед прототипів і т.д.
До стратегічним цілям можу віднести ще огляд місцевого стартап-спільноти і його найбільш активних представників з метою їх релокації або хантингу.
Як знайти спонсора для Хакатона
Головне питання для початківця організатора - як вийти на правильний контакт в компанії. На жаль, на це питання немає однозначної відповіді. Присутність спонсорів повністю залежить від вас, ваших зв'язків, від досвіду в організації. Найефективніший спосіб пошуку - особисті знайомства на заходах або списування через знайомого. При цьому дуже добре, якщо проходить серія заходів, і у спонсора є можливість вибрати конкретне місто. Крім того, вибудовування відносин зі спонсорами - процес нешвидкий. Чим більше історія вашого заходу, тим з більшою охотою спонсори стають партнерами Хакатона.
Командам, які організовують хакатон тільки в своєму місті / регіоні, я можу порадити щільніше працювати з локальними компаніями. Якщо місто невелике, то зацікавити велику корпорацію шансів, на мій погляд, немає, і час витрачати не варто. Коли ми працювали тільки по Пітеру, у нас і кількість спонсорів, і що збираються суми були дуже скромні.
Також немає нічого незвичайного в тому, що спонсори йдуть, а потім повертаються, якщо ви розвиваєтеся і показуєте прогрес (формат, бренд, спікери, проекти-випускники).
Причини відходу можуть бути різними - хакатон виконав / не виконав завдання, вичерпався бюджет, змінилася стратегія промо продукту / платформи / бренду, пішов з компанії людина, яка з вами працював - тисячі їх.
З іншого боку, Хакатони, як правило, цікавляться великі корпорації, у яких є нагальні проблеми, а не необхідність злити бюджет. Частина бюджету на організацію можна заповнити за рахунок регіональної державної підтримки. Програми підтримки підприємництва є в кожному регіоні, потрібно відстежувати їх заздалегідь і швидко включатися в процес. Зауважу, що вони тягнуть за собою тонну звітності і часто - необхідність брати участь в тендері. Тут все не так страшно, як може здатися з боку. Це звичайна робота, яка буде спочатку дратувати через свою незвичність.
Важливі операційні моменти
За правилами HackDay, бюджет заходу повинен бути закритий за місяць. За місяць до старту чергового HackDay ми запускаємо реєстрацію і PR-кампанію, і, відповідно, повинні вирішити, проводимо захід чи ні. Але в житті ця схема працює досить умовно. Одні партнери ще узгодять бюджет - тобто, гроші будуть, але незрозуміло скільки. У інших раптово пішов у відпустку ЛПР і повернеться за тиждень до івенту. У третіх - те-се, п'яте-десята. Тому рішення про проведення заходу (закриємо чи бюджет) приймається не в змозі 100% наявності інформації. Ми беремо на себе ризики і припускаємо, що бюджет все-таки буде закритий. У вас буде те ж саме.
Зверніть особливу увагу на розбіжність грошових потоків. Добре, коли партнери перераховують гроші заздалегідь. Але як бути, якщо у компанії головний офіс в Австрії, і акцепт платежів йде 60 днів? Досить часто довгий акцептування платежу і пост-фактумний платіж відкриваються за кілька днів до івенту.
Робота з партнерами по бартеру
Натурна схема - дуже зручний і вигідний підхід для організаторів і спонсорів. Суть її в тому, що партнери покривають статті витрат не грошима, а прямо - надають своє приміщення, організують харчування, оплачують перевезення експертів, дарують призи учасникам.
Ви даєте їм в обмін партнерський статус, відповідний їх витратам.
Що можна і потрібно брати бартером:
- майданчик;
- харчування і перерва на каву;
- перельоти та проживання експертів;
- поліграфія (бейджи, стрічки для бейджів, грамоти, футболки, наклейки);
- обладнання для проведення заходу (мікрофони, проектор, мікшери, обладнання
- для презентації mobile apps, обладнання для організації онлайн-трансляції);
- призи та сувеніри.
Бартерна схема добре працює з регіональними компаніями, які займаються харчуванням, поліграфією, торгівлею і орендою обладнання і техніки. Призи та сувеніри добре брати у великих російських і міжнародних ІТ-компаній. Але сувеніри - ручки, наклейки, брелоки та інші дрібнички - будуть з їх символікою.
спонсорський пакет
Для залучення спонсорів вам знадобиться виразно оформлене пропозицію, іменоване спонсорським пакетом.
З деяких пір ми відмовилися від складних і великих спонсорських пакетів, і складаємо красиві пропозиції в фірмовому стилі заходи з текстом максимум на три сторінки, дві з яких займає таблиця з пропозицією з зазначеними галочками. У HackDay немає персоналізованих спонсорських пакетів, все отримують одну пропозицію з різницею в листах, до яких пропозиції прикріплюються.
Що повинно бути у вашому пакеті (в будь-якому порядку):
- Назва, дата, місто і місце проведення Хакатона.
- Опис заходу суті заходу на півсторінки: що за формат, хто бере участь, скільки людей планується, опис мети і завдань (стратегічно).
- Опис механіки заходи на півсторінки: коли починається активна фаза (реєстрація), опис всіх днів Хакатона з програмної точки зору.
- Опис вигод, які спонсор отримає від заходу. Теж на півсторінки, коротко і ємко, одним списком. Не розводьте філософію. Формат співпраці - конкретний, і пропонувати партнерство треба конкретне.
- Власне, партнерські опції. На початковому етапі досить однієї таблиці з галочками. Пізніше додасте можливостей. Ми розбили пропозицію на сегменти, які описані вище: промо бренду, промо технологій і HR. У вас на початковому етапі навряд чи будуть такі широкі можливості.
Приклад формування таблички:
6. Хвилинка крутота. Які ЗМІ вас підтримують, які спонсори вже з вами, які великі організації дають вам моральну підтримку.
Контакти.По цій темі у мене все, спасибі за увагу. Поради, викладені в статті, можна застосовувати для хакатонів і інших дрібних форматів: мітапов, тематичних конференцій та ін.
Наступного разу ми поговоримо на дуже болючу для організаторів тему виживання проектів під час Хакатона і, найголовніше, після нього, а також обговоримо, чи можуть на це впливати організатори заходу. Крім того, буде трохи торкнуться трекінг проектів.