Сортування, пошук і фільтрація даних
Операція сортування даних використовується завжди для зручності знаходження потрібної інформації. Коли на екрані (або на папері) відображається таблиця, набагато легше знайти потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. Ви звикли до того, що табличні дані впорядковані за алфавітом, за датою, за збільшення або зменшення значень в стовпцях, що містять числа. Але в різних ситуаціях ми хотіли б сортувати рядки за різними ознаками (стовпцями таблиці). В ідеалі це повинно виконуватися легким рухом руки. Саме так і дозволяє робити Access. За замовчуванням, коли таблиця відкривається в режимі таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначене, записи виводяться в порядку їх введення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати записи за значенням іншого поля, досить встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути одну з кнопок на панелі інструментів: Сортування за зростанням (Sort Ascending) або Сортування за спаданням (Sort Descending).
Інший спосіб виконання цієї операції: натиснути правою кнопкою миші по будь-якому рядку потрібного стовпчика і вибрати з контекстного меню (рис. 1) відповідну команду.
Таким чином можна впорядкувати записи по будь-якому стовпцю таблиці. Обмеження існують тільки на тип даних, які можна впорядковувати - не можна сортувати значення полів типу MEMO, гіперпосилання або об'єкти OLE.
Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати кілька простих правил.
- При сортуванні в зростаючому порядку записи, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), вказуються в списку першими.
- Числа, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно впорядкувати їх в числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то спочатку потрібно вставити незначущі нулі.
- При збереженні таблиці зберігається і порядок її сортування.
Мал. 1. Контекстне меню в режимі таблиці
зауваження
Порядок сортування залежить від налаштувань мови, визначених у діалоговому вікні Параметри (Options) при створенні бази даних. Щоб змінити цю настройку, необхідно вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options), відкрити вкладку Загальні (General) і в полі Порядок сортування бази даних (New database sort order) вибрати потрібну мову.
Порада
Процес сортування значно прискорюється, якщо попередньо по даному полю був побудований індекс.
Якщо ви змінили порядок сортування записів в таблиці, а потім вирішили її закрити, Access запитує, чи хочете ви зберегти зміни макета. Якщо ви відповісте Так (Yes), то новий порядок сортування збережеться і відтвориться, коли таблиця буде відкрита в наступний раз. Для того щоб повернутися до первісного порядку сортування (за значенням ключового поля), необхідно виконати команду меню Записи. Видалити фільтр (Records, Remove Filter / Sort).
Іноді потрібно виконати сортування за значенням декількох полів. Для цього перемістіть спочатку сортовані стовпці таким чином, щоб вони виявилися, по-перше, поруч, а по-друге, з урахуванням пріоритетів, - пріоритети встановлюються зліва направо, т. К. Першими будуть сортуватися значення в крайньому лівому стовпчику. Після цього потрібно виділити всі стовпці і натиснути, відповідно, кнопку Сортування по зростанню (Sort Ascending) або Сортування за спаданням (Sort Descending) на панелі інструментів.
Найпростішим способом виведення таблиці на друк є використання кнопки Друк (Print) на панелі інструментів База даних (Database). Щоб вивести таблицю на друк таким способом, необхідно:
- Виділити таблицю у вікні бази даних.
- Натиснути кнопку Друк (Print) на панелі інструментів База даних (Database).
При цьому проводиться друк всієї таблиці. Для виведення всієї таблиці можна також натиснути правою кнопкою миші на значку таблиці у вікні бази даних і з контекстного меню вибрати команду Друк (Print).
Для того щоб мати можливість змінювати параметри друку, необхідно скористатися можливостями друку з режиму Таблиці (рис. 2.52).
Для цього потрібно:
- Відкрити таблицю в режимі таблиці.
- Вибрати в меню Файл (File) команду Друк (Print).
- У вікні Друк (Print) (рис. 2), в блоці Принтер (Printer), в поле Ім'я (Name) вибрати принтер, на якому передбачається друкувати таблицю.
- При необхідності натиснути кнопку Властивості (Properties) для отримання доступу до властивостей принтера.
- При необхідності встановити прапорець Друк у файл (Print to file) для створення файлу на диску.