Використання даних Excel в Access
Процес імпорту даних Excel в Access може здатися дещо заплутаним, хоча насправді таким не є. Вся справа в кількості використовуваних в процесі параметрів. Ви можете або імпортувати дані безпосередньо в таблицю Access, або створити зв'язок з таблицею Excel. Питаєте, в чому відмінність? Імпортовані дані записуються в Access, а пов'язані залишаються в Excel, не дивлячись на те, що є доступними для застосування в базі даних. Більш докладний опис цих операцій наводиться в двох наступних розділах.
Імпорт даних Excel в таблицю Access
- Виберіть у вікні бази даних команду Файл › Зовнішні дані › Імпорт.
- У меню Тип файлу виберіть Microsoft Office Excel (* .xls). потім в списку файлів вкажіть КаталогіЕхсеl.хls і клацніть на кнопці Імпорт. Крім того, можна двічі клацнути на цьому файлі. У будь-якому випадку буде запущений майстер Імпорт електронної таблиці.
- В першу чергу майстру потрібно знати, що імпортується - вся таблиця або її іменований діапазон. Під іменованих діапазоном в Excel мається на увазі певний набір осередків, до яких можна звертатися з використанням зазначеного імені. В даній таблиці іменованих діапазонів немає, тому залиште вибраним перемикач Листи. Якщо ви встановите перемикач Іменовані діапазони. список, розташований праворуч, не зміниться (так як іменованих діапазонів не існує). У нижній частині вікна майстра наведені дані таблиці. Клацніть на кнопці Далі.
- У наступному вікні в якості імен полів можна вказати заголовки стовпців Excel. Рекомендується завжди встановлювати прапорець Перший рядок містить заголовки стовпців. В іншому випадку імена полів будуть оброблятися Excel як звичайні записи. Встановивши прапорець, клацніть на кнопці Далі.
- Майстер дозволяє зберегти дані в новій таблиці або в уже існуючій. За умовчанням вибраний перемикач У новій таблиці. Не зраджуючи нічого в цьому вікні, клацніть на кнопці Далі.
- У наступному вікні виконуються багато дій. По-перше, можна перейменувати будь-яке поле, вибравши його в нижньому списку і вказавши ім'я в елементі управління Ім'я поля. По-друге, можна вказати індекс, про який розповідається в главі 11, "Налаштування таблиць". Якщо Access не може у інтерпретації даних, активізується список Тип даних. за допомогою якого можна вказати тип даних для поля. Вибір прапорця Чи не імпортувати (пропустити) поле призведе до скасування імпорту певного поля. Залиште всі параметри без змін і клацніть на кнопці Далі.
- На даному етапі майстер має намір допомогти у визначенні первинного ключа. За умовчанням передбачається створення нового ключа автонумерації. Виберіть перемикач Визначити ключ, а потім, в списку праворуч, опцію Ім'я. Потім клацніть на кнопці Далі (інформація про первинні ключах міститься в розділі 4, "Планування бази даних").
- В останньому вікні надайте новій таблиці ім'я. Таблиця Каталоги вже існує, тому введіть ім'я КаталогіІзЕхсеl і клацніть на кнопці Готово. На екрані з'явиться повідомлення про імпорт електронної таблиці. Клацніть на кнопці ОК.
- У вікні Рослини: база даних знайдіть нову таблицю і відкрийте її. Таблиця з імпортованими даними показана на рис. 16.3. Вона дуже схожа на вихідну таблицю Каталоги - у них навіть загальний первинний ключ. Дані в процесі виконання операцій експорту-імпорту практично не змінилися.
Мал. 16.3. Майстер створив нову таблицю і скопіював в неї дані з таблиці Excel
НАШІ ПРОЕКТИ
- Навігатор в океані ароматів