Відмітка про наявність додатку (реквізит 21). Реквізит розміщується безпосередньо під текстом від кордону лівого поля, без абзацу.
- Якщо документ, який є додатком, названий на тексті, позначку про програму оформлюють таким чином:
Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
- Якщо документ має додатки, які не назване в тексті листа, то в позначці про програму вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1.Смета витрат на 3 л. в 1 прим.
2. Довідка про економічний стан підприємства на 4 л. в 1 прим.
- Якщо документ-додаток також має додатки, то позначка про їх наявності оформляється наступним чином:
Додаток: в 3 прим.
Додаток: посадова інструкція референта в 1 прим.
Інакше оформляються додатки до розпорядчих документів. При наявності додатків (графіки, схеми, таблиці, списки, організаційно - правові документи -положення, інструкції, правила, регламенти і т.д.) в тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються відсилання. (Додаток №1) ;. (Додаток №2) або: згідно з додатком №1, згідно з додатком №2.
На додатках у правому верхньому куті друкується слово «Додаток» (якщо додатків кілька, вони нумеруються із зазначенням, до якого наказом (розпорядженням) або окремого пункту документа належить додаток:
до наказу генерального директора
до п. 3 розпорядження голови
- Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція і т.д.), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка (додається), а на самому додатку у верхньому правому кутку розміщується гриф обмеження доступу до документа.
Волкової А.В. Попову П. С.
Прошу підготувати графік виконання
При наявності декількох виконавців відповідальним за виконання вважається працівник, названий на резолюції першим.
Допускається оформлення резолюції на спеціальних бланках для резолюцій, що виготовляються на папері формату А6.
Відмітка про завірення копії (реквізит 26). Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Для надання юридичної сили копії вона повинна бути відповідним чином завірена. Запевнення вимагають також виписки з документів.
Копії документів завіряються спеціально уповноваженим для цього працівником. Відмітка проставляється на вільному місці в нижній частині документа і включає: напис «Вірно», посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення; друк, наприклад:
Інспектор загального відділу М.В.Завьялова
Відмітка про контроль (реквізит 19). Реквізит «Відмітка про контроль» означає, що термін виконання документа контролюється службою ДОУ. Позначку про контроль проставляють на верхньому полі документа праворуч, як правило, за допомогою штампа «Контроль».
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28) включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання; слова «У справу»; номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому підготовлений документ, наприклад:
«Про створення комісії по трудових спорах»
Відмітка про надходження документа в організацію (реквізит 29). Реквізит проставляється на документі від руки або в формі штампа в нижній частині лицьового боку першого аркуша документа або на його обороті. Елементами цього реквізиту є: порядковий номер, дата надходження документа в організацію, при необхідності - години та хвилини.
Якщо відмітка про надходження документа проставляється у вигляді штампа, вона виглядає наступним чином:
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ
1. Перелічіть службові відмітки, які можуть бути на документах.
2. Що таке резолюція?
3. За яким реквізиту можна визначити дату надходження документа в організацію?
4. У яких випадках оформляється відмітка про контроль?
5. Назвіть складові частини позначки про виконавця.
6. Назвіть складові частини позначки про виконання документа і направлення його до справи.
7. У якому місці документа проставляється відмітка про контроль?
8. Для чого на документі проставляється відмітка «ідентифікатор електронної копії документа»?
9. Назвіть складові частини позначки про завірення копії.
Оформіть позначку про наявність додатки
Мінархстройенерго Республіки Комі ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СПЕЦТЕХНІКА» вул. Комарова, д. 45, м Сиктивкар, Республіка Комі, 167025, Тел. / Факс 24-51-67, ОКПО 12345678, свідоцтво про Державну 9876543212345, ІПН / КПП 2345678909/976321356
У зв'язку з перевіркою економічної діяльності підприємства направляємо копії необхідних документів.
Додаток: 1. Копія статуту підприємства.
2. Копія договору поставки з ТОВ «Комігаз».
Генеральний директор В. Н. Патов
Соколова Ольга Іванівна 24-51-67 pismo 21.doc
3. ГОСТ 7.12-70 ССІБІД. Скорочення російських слів і словосполучень в бібліографічному описі.