Реквізит 27 позначка про виконання документа і направле-нии його в справу. Цей реквізит наноситься на документ від руки після його виконання і є свідченням завершення роботи над ним.
У ряді організацій існує практика, коли позначка про виконання підписується керівником структурного подрузі-ділення, в якому виконувався документ.
Реквізит 29 ідентифікатор електронної копії документа. Реквізит призначений для автоматизованого пошуку та контролю інформації. Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в ле-вом нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші по-позовні дані, встановлені в автоматизованій системі обробки документів.
4.5. Вимоги до виготовлення документів
Впорядкування процесів документування включає помідо-мо дотримання процедур складання документів також і визна-поділені вимоги до їх виготовлення, що забезпечує оди-ний стиль їх оформлення.
Управлінські документи виготовляються на друкарських машинках або комп'ютерах. Документи повинні виглядати ак-куратно, складатися грамотно, без помарок і виправлень. Існують певні правила виготовлення документів на друкуючих пристроях, виконання яких забезпечує ра-нальні розміщення всіх реквізитів, а також надає доку-ментам офіційний характер, забезпечує їх якість.
Всі реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів відокремлюють один від одного 1,5-2 ін-інтервалом. Реквізити відокремлюють один від одного 2-3 інтервалами. Максимальна довжина рядка кожного окремого реквізиту (кро-ме тексту) - 28 знаків.
Текст документа на бланках А4 друкують через півтора меж-малих інтервалу, на бланках А5 - через один інтервал.
Сформовані правила розміщення реквізитів на документі і оформлення документа зводяться до наступного:
• Від кордону лівого поля друкують:
• Відступивши п'ять друкованих знаків від межі лівого поля, друкують початок абзаців.
• Відступивши 40 друкованих знаків - реквізити «гриф ограни-чення доступу до документа» і «гриф затвердження».
• Відступивши 48 друкованих знаків, друкують ініціали та фа-мілію посадової особи в реквізиті «підпис».
1. Який формат паперу рекомендований для оформлення служб-них документів?
2. Назвіть основні види бланків, що застосовуються в установах.
3. Перерахуйте реквізити, що входять до складу бланка для письма.
4. Чим відрізняється загальний бланк від бланка для письма?
5. Які вимоги пред'являються до оформлення реквізиту «найменування організації»?
6. Що входить до складу реквізиту «назва організації»?
7. Які порядок датування документа і види дат?
8. Які складові частини реєстраційного номера документа і порядок його проставлення?
10. Якими способами оформляється твердження документа?
11. Які вимоги пред'являються до резолюції, який поря-док її оформлення?
12. Які вимоги пред'являються до заголовку?
13. Який порядок оформлення додатків до документа?
14. Який порядок оформлення реквізитів «підпис» і «позначки про завірення копії»?
15. Як оформляється узгодження документа?
16. Який порядок проставлення на документах печаток?
17. Перерахуйте позначки, що проставляються на вхідному докумен-ті, вкажіть порядок їх оформлення.
5. Складання документів
5.1. Вимоги до тексту документа
Текст - головний реквізит, заради якого складається і оформляється весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя-щенний тексту документа, починається з вказівки на мову тек-ста. «Документ може бути складений як на російській, так і на-національному мові в відповідно до законодавства про дер-жавних мовах Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації». ГОСТ визначає також випадки, коли тек-сти документів пишуться тільки російською мовою. Тільки російською мовою текст оформляється при направленні документів:
• в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;
• на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не на-ходячи у веденні даного суб'єкта Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів-тов Російської Федерації.
При складанні документа керуються такими правилами.
Спочатку уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє пра-вильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і харак-тер викладу тексту.
Далі вивчаються раніше видані документи як вишестоя-щей, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сто-ронах проблеми. Цей етап особливо важливий при підготовці рас-порядітельних документів.
Потім приступають до збору інформації по суті поставлений-ного в документі конкретного питання. Для цього можуть бути при-тягти довідки, звіти, доповідні записки, акти, листи і т.д.
Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання, і зібравши всю необхідну ін-формацію, складають проект документа.
У практиці документування склалися загальні вимоги, що пред'являються до текстів документів.
Перш за все слід пам'ятати, що найчастіше службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю і логічністю приво-дімих фактів і доказів. Формулювання службового документа повинні бути бездоганні в юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивним тивности інформації, що фіксується в документі, максималь-ний стислості документа при повноті інформації, точності, яка виключає можливість двоякого розуміння тексту.
Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оціню-ка подій.
Повнота інформації передбачає, що в документі ізло-дружина вся інформація, необхідна для вирішення питання, по-ставленного в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, породжує листування і затримує вирішення питання.
Стислість досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвий-них подробиць. Другорядні факти, які не впливають на ре-шення питання, краще відкинути. Кожне слово в тексті доку-мента має нести смислове навантаження.
Досягти ясності у викладі допомагають ретельний підбір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманий-ність формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення варто пе-ред визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотний порядок слів. наприклад:
Підвищити дисципліну допоміг перехід на господарський розрахунок.
Відповідно до наказу Федеральної архівної служби Росії від 11.12.97 № 401 «Про організацію обліку особливо цінних документів. »
Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 1'5.06.95 № тисячі чотиреста сімдесят чотири-РП «Про заходи щодо стимулювання житлового будівництва».
До особливостей ділового стилю відноситься широке примі-ня стійких мовних формул - мовних зворотів, ис-пользуемих в незмінному вигляді. Вони викликані насамперед по-вторяемостью управлінських ситуацій і порівняльної огра-ніченний ділового мовлення. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази і вирази вводяться в пам'ять машини.
Для стилю службових документів характерно також вжив-ня стійких словосполучень, так як в діловій докумен-тації більшість слів вживається тільки з одним або ог-зпечних групою слів. У методичних рекомендаціях щодо уніфікації текстів управлінських документів наведено об-Ширн алфавітний список найбільш уживаних в ділового мовлення дієслівно-іменних словосполучень за другим (саме-му) компоненту *. Наприклад: акт - здійснювати, складати, підписувати, затверджувати; заявка - виконувати, давати, робити, по-давати, приймати, відхиляти, задовольняти і т.д.
* Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації. -М. Головархів СРСР, 1982, с.24-43.
Приклади вживання стандартних фраз, виразів і сло-восочетаній в службових документах рекомендується давати як додатки в інструкціях з діловодства або в правилах складання та оформлення документів конкретних установ.
Неприпустимо вживання в службових документах розмова-них і застарілих слів, архаїзмів. Наприклад: канцелярист і т.д.
Службові документи відрізняє нейтральний тон. Пере-писку ведеться від третьої особи, єдиного або множест-венного числа, займенники замінюються іменниками (фірма просить, банк не заперечує, завод направляє або на-правляться, вважаємо за можливе, перераховуємо і т.п.). У распоря-дітельного документах, що відображають принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи. Так само пишуться поясни тільні записки, заяви, велика частина доповідних записок (наказую, пропоную, прошу).
У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від третьої ли-ца однини (рада постановляє, правління вирішило).
У спільних документах текст викладається від першої особи множини особи (постановили, вирішили, пропонуємо).
У протоколах використовується форма викладу тексту від третьої особи множини особи (слухали, виступили, поста-новілі), а запис виступів ведеться від третьої особи единст-венного числа (Іванов заперечує. І пропонує).
* ГОСТ Р 1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федера-ції. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів, п.4.12. Скорочення.
** Алексєєв Д. І, Гозман І.Г. Сахаров Г.В. Словник скорочень російської мови. - М. Російська мова, 1984.
Документи діляться залежно від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання, документи значно легше в обробці (регістра-ція, постановка на контроль, формування у справи), напрямку на виконання. Складні документи найчастіше стосуються неяк-ких самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питан-сов, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в де-ло. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні за-писки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню.
При читанні документа велике значення має послідовно-ність подання інформації, чітке виділення її ос-новних частин, тобто структура тексту. Під структурою тексту розуміється сукупність текстових компонентів, розташований-них в певній послідовності.
Зазвичай в тексті документа виділяються дві смислові годину-ти: в одній викладаються причини, підстави або цілі складанні цьо-ня документа, в інший - висновки, пропозиції, прохання, рас-започаткували, рішення, рекомендації. наприклад:
Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.
Декан факультету І.А. Скокшіна
В останні десятиліття для полегшення сприйняття ін-формації і виділення суті документа рекомендується починати його з заключній частині, тобто з викладу суті питання: прохання, пропозиції і т.п. а потім підкріплювати їх обгрунтування-нями. наприклад:
Прошу додатково виділити 30 тис. Руб. на придбання ПЕОМ для лабораторії.
Передбачається проведення лабораторних занять по складу-лення документів, редагування текстів, організації спра-вочной роботи, контролю за виконанням документів. Кількість ПЕОМ в лабораторії розраховується на забезпечення занять од-ної підгрупи студентів.
Можна складати документи тільки з заключній частині, наприклад, листи і заяви з проханням - без мотиви-ровки, накази - з одного розпорядчої частиною. наприклад:
ГОСТ рекомендує друкувати абзац, відступивши п'ять друкованих знаків. У США і Великобританії рекомендується текст документів друкувати через один інтервал, а кожен новий абзац відокремлювати від попереднього подвійним інтервалом, але починати від полів.
Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, подрузі-дели, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими циф-рами. Порядок нумерації повинен відповідати вимогам ГОСТ Р 1.5-92 * Номер кожної частини включає номери відпо-ціалу складових частин більш високих ступенів ділення. Наприклад, номер підпункту включає номери розділу, подрузі-справи, пункту і порядковий номер підпункту. Всі вони розділені-ються точками, але в кінці номера крапка не ставиться. Наприклад: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 і т.д.
* ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3.
Структура тексту окремих видів документів може бути пре-допредела нормативними актами, в яких вказується, з ка-ких частин документ складається. Так, наприклад, складаються долж-ностно інструкція, положення про структурний підрозділ.
Особливі вимоги пред'являються до складання бухгалтер-ських документів.
Первинні бухгалтерські документи виконуються, як пра-вило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.
Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки або за допомогою пишу-чих машин і засобів механізації. Вільні рядки прочер-Ківа.
Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровому вигляді. На відміну від документів інших систем документації, в бухгалтерських документах підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазують, як це робиться в звичайних документах, а за-підкреслювала однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума. Потім виправлення обмовляється написом «виправлено» та підтверджено підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення. *
У певних видах фінансових документів виправлення не допускаються. Про це сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік»: «Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за зго-женням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень ».
У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами, але щоб уникнути можливих помилок даються і в словесному варіанті. При їх на-писанні слід пам'ятати, що кількісні числівники схиляються, при цьому змінюються всі частини складних і склад-них числівників. Наприклад: з восьмьюстамі тридцятьма пя-ма рублями, до трьохсот сімдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
В даний час широкого поширення набули ан-кети - «опитувальні листи для отримання певних відомостей-ний» *. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання дан-них про тих, хто їх заповнює.
* Тлумачний словник російської мови. Під ред. Д.Н. Ушакова. T.I. М. 1935 с.41.
Анкетування - один з основних методів в соціологи-чеських дослідженнях. З його допомогою зручно збирати будь-які відомості за заздалегідь розробленою певною програмою. В анкеті текст формалізований, інформація розташована в строго зафіксованої послідовності. Їх легко обро-ють за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті повинна бути представлена в ретельно продуманих і сфор-мулірованних, з однозначним розумінням питаннях. Якщо питання може бути зрозумілий по-різному, відповіді звести буде вкрай складно. У ГОСТ Р 6.30-97 зазначено: «При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак характеризує-мого об'єкту повинні бути виражені ім'ям существітель-ним в називним відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або прошед-шего часу (« маєте », «володієте» або «були», «перебували» і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні злагоди-совиваются з найменуваннями ознак ».
Змінна інформація в анкеті може бути виражена за-раніше підготовленою відповіддю типу «так-ні», розгорнутою відповіддю, числовими показниками.