РЕКВІЗИТ ДОКУМЕНТА «ВІДМІТКА візи документа»
Реквізит документа «відмітка про завірення копії» є одним з додаткових засвідчують реквізитів.
Сучасні засоби підготовки і розмноження документів дозволяють з легкістю і досить оперативно відтворювати необхідну кількість примірників документа. Однак в різних ситуаціях до оформлення копії, її юридичною силою пред'являються різні вимоги. У зв'язку з цим питання правильного оформлення і засвідчення копій набуває важливе практичне значення.
Копія, знята з документа, повинна відтворювати всі реквізити цього документа, в т.ч. реквізити бланка. Для додання копії документа юридичної сили вона повинна бути завірена.
Відповідність копії документа оригіналу оформляється за допомогою реквізиту «відмітка про завірення копії», який розташовується нижче реквізиту «підпис» і складається з наступних елементів: слова «Мабуть», яке пишеться з великої літери, найменування посади і особистого підпису особи, яка засвідчує копію, розшифровки підписи і дати.
Начальник відділу кадрів Підпис В.І.Петреня
Вказувати слово «Копія» ( «Копія вірна») в заверительной позначці не слід, так як саме слово «Вірно» має смислове навантаження, яке вказує на копийность документа. У правому верхньому куті копії слова «Копія», «Виписка» і т.п. також не вказуються.
Розмноження екземпляри документа, призначені для розсилки і не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, допускається засвідчувати печаткою, що проставляється на місці, відведеному для особистого підпису.
Організація може завіряти копії тільки тих документів, які створені в самій організації. Зняття копій з документів сторонніх організацій допускається з дозволу цих організацій. Без дозволу сторонніх організацій допускається виготовляти копії документів при вирішенні питань прийому громадян на роботу, підтвердження їх трудового стажу, формуванні особистих справ працівників (копії диплома, свідоцтва про освіту, трудової книжки та ін.).
Копії ЕД створюються шляхом посвідчення в установленому порядку форми зовнішнього подання електронного документа на паперовому носії. Формою зовнішнього подання ЕД є його відтворення на екрані дисплея, на паперовому чи іншому віддільного від машинного носія матеріальному об'єкті в доступному для візуального огляду вигляді і формі, зрозумілою для сприйняття людиною. Копії електронного документа на паперовому носії повинні містити відповідну вказівку на те, що вони є копіями відповідного ЕД.
Посвідчення форми зовнішнього подання ЕД на паперовому носії може здійснюватися нотаріусом або іншою особою, яка має право здійснювати нотаріальні дії; індивідуальним підприємцем або юридичною особою, яка має ліцензію на здійснення такої діяльності.
Андрій Рибаков, директор Білоруського науково-дослідного інституту
документознавства та архівної справи, кандидат історичних наук