Компанії, які прагнуть до більшої ефективності та більш суворого моніторингу ІТ-проектів, відкривають проектні офіси. Але очікувати швидкого результату, простих способів оцінки показників або негайної окупності не варто.
Протягом багатьох років ІТ-підрозділу боролися за здачу проектів вчасно і в рамках бюджету. Але з сучасним акцентом на отримання більшої віддачі від ІТ-вкладень доводиться контролювати проекти ще жорсткіше, ніж будь-коли. Ця проблема змусила багатьох звернутися до проектних офісах (Project Management Office, PMO) як до засобу для підвищення ефективності інформаційних технологій, зниження витрат і поліпшення результатів проектів з точки зору дотримання термінів виконання і бюджетів проектів.
Але проектні офіси не є панацеєю від проблем, пов'язаних з проектами, включаючи боротьбу з нинішнім прохолодним бізнес-кліматом. Немає єдиного рецепту успіху - важливо, що структура проектного офісу безпосередньо залежить від корпоративної культури компанії. Вони також не принесуть компаніям швидких результатів або негайної, піддається кількісному визначенню економії. Компанії, в яких є проектні офіси, повідомляють, що вони зовсім не обов'язково дозволяють отримати прості у використанні методи оцінки продуктивності і скорочення витрат. У дослідженні, проведеному CIO і Інститутом управління проектами (Project Management Institute, PMI) 74% респондентів сказали, що менші витрати не були перевагою їх проектних офісів.
Проте опитувані все-таки повідомили про вигоду формування проектного офісу, навіть якщо піддається кількісному визначенню коефіцієнт окупності інвестицій (ROI) незначний.
З 450 опитаних 303 (67%) сказали, що в їхніх компаніях є проектний офіс; половина з них відзначили, що проектний офіс збільшив частку успішних проектів, 16% стверджували, що частка успішних проектів залишилася без зміни і 22% не знають або не стежать за цим показником. Існує також зв'язок між часом роботи проектного офісу і часткою успішних проектів: чим довше, тим краще. У той час як 37% тих, хто мав проектний офіс менше року, повідомили про збільшену частці успішних проектів; ті, чий проектний офіс працював більше чотирьох років, заявили про 65-процентне зростання частки успішних проектів. Згідно з опитуванням, існують дві основні причини для створення проектного офісу: прагнення підвищити частку успішних проектів і впровадження загальноприйнятої практики. За відомостями, що вказує на важливість проектних офісів, опитані керівники компаній з 39% респондентів сказали, що проектний офіс - це стратегічний об'єкт, який працює на корпоративному рівні, він встановлює норми проектів по всьому підприємству і підтримується топ-менеджерами.
Існує дві базові моделі проектного офісу. Перша - консультативний проектний офіс, який виконує консалтингову роль, забезпечуючи керівників проектів в підрозділах навчанням і кращими досвідом виконання проектів. Друга модель - централізований проектний офіс,