Документація є основним елементом обліку (бухгалтерського, податкового, управлінського, складського, і ін.) І призначена для суцільного спостереження за господарськими процесами. Ключове місце в складі документації будь-якого підприємства займають первинні документи. Що ж таке «первинний документ» і чим він відрізняється від інших документів?
Первинний документ - це документ, який підтверджує факт здійснення господарської операції і складений уповноваженими представниками зацікавлених сторін в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - то відразу після її закінчення. На підставі цього можна зробити висновок, що, наприклад, товарно-транспортна накладна є первинним документом, а контракт на поставку товарів або прибутковий складської ордер - немає.
Первинний документ необхідний для відображення в обліку будь-складської операції. Він є законодавчою основою для створення облікового запису.
Типові форми первинних документів затверджуються законодавчо державою і є обов'язковими до застосування всіма суб'єктами господарювання, що працюють на території Російської Федерації. Типові форми поширюються в вигляді бланків, які можуть бути як паперовими, так і електронними.
У складському обліку використовуються як первинні, так і інші документи. Розглянемо докладніше найпоширеніші з них.
Картка складського обліку
Картка складського обліку необхідна для кількісного обліку збережених на складі цінностей в натуральних одиницях виміру. В даний час в Російській Федерації можуть використовуватися картки складського обліку за формою М-12, яка була затверджена ще при Радянському Союзі (Постанова Держкомстату СРСР № 241), або картки складського обліку матеріалів за формою М-17, затверджені наказом Мінстату України № 71а.
У верхній частині картки вказується наступна інформація: найменування підприємства, якому належить склад, індивідуальний номер картки, назва або номер складу, докладні дані про збереженої цінності (найменування, марка, сорт, номенклатурний номер, і ін.), Номер стелажа і осередки для даної цінності, і ін.
Перелік прибуткових і видаткових операцій по даній цінності з розрахунком залишку по результату кожної операції ведеться в табличній частині документа. Спочатку вказується дата запису і номер складського ордера або іншого документа, на підставі якого робиться запис, порядковий номер запису та найменування постачальника / покупця.
Після цього для прибуткової операції кількість ТМЦ вказується в колонці Прихід, а для видаткової операції - в колонці Витрата. У колонці Залишок розраховується залишок цінності за результатами даної операції.
Потім співробітник, відповідальний за ведення складського обліку і створив даний запис, повинен поставити дату і розписатися.
Фактична кількість товарно-матеріальних цінностей на складі має збігатися із залишком, розрахованим після проведення останньої операції в картці складського обліку. Невідповідність цих даних свідчить про те, що якась операція в складському обліку не відобразилася, або про наявність інших помилок (наприклад, арифметичних) в складському обліку.
При великій кількості прибуткових / видаткових операцій по тій чи іншій цінності можна враховувати її на декількох картках, скріплених і зберігаються разом. Всі ці картки повинні мати один і той же номер, так як фактично це одна картка складського обліку, в якій враховується одна і та ж ТМЦ.
Час від часу залишки за картками складського обліку звіряються з бухгалтерськими залишками, які знаходяться у бухгалтера по даному складу.
Складські ордера і лімітно-забірні карти
Прибутковий складської ордер - це документ, яким в складському обліку оформляється надходження товарно-матеріальних цінностей. Він, на відміну від накладної, не є первинним документом, і для його формування необхідна наявність іншого документа: тієї ж накладної, акта про надлишки, і т. Д. Інакше кажучи, просто так прибутковий складської ордер ніхто виписати не має права, оскільки він може бути виписаний тільки на підставі іншого документа.
У прибутковому складському ордері вказується найменування організації-одержувача цінностей і найменування контрагента, від якого вони надійшли. Кожен прибутковий ордер повинен бути пронумерований (це зазвичай робить складської працівник, відповідальний за оприбуткування цінностей). Необхідно вказати дату складання прибуткового ордера (дата ордера вважається датою оприбуткування цінностей на склад), і назва (або номер) складу, на який надійшли цінності. Також на ордері пишеться код рахунку бухгалтерського обліку, на якому в бухгалтерії враховуються цінності, що надійшли з даного ордеру (цей код складським працівникам повідомляють в бухгалтерії).
Що стосується витратного складського ордера, то він не є документом, обов'язковим до застосування, і кожне підприємство саме вирішує, використовувати його чи ні. Якщо видатковий складської ордер не використовується, то в складському обліку замість нього можуть використовуватися інші документи (лімітно-забірні карти, накладні, та ін.).
Видатковий складської ордер підписує працівник складу, що відпустив цінності (як правило - комірник), і особа, яка прийняла ці цінності.
На підставі складських ордерів (замість витратного ордера може використовуватися інший документ) робляться відповідні записи в картках складського обліку.
Товарно-транспортна накладна - це первинний обліковий документ, що засвідчує факт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей, доставлених транспортом постачальника, отримувача або сторонньої організації.
В даний час в Російській Федерації використовуються товарно-транспортні накладні форми 1-Т, яка була затверджена Постановою Держкомстату Російської Федерації № 78. Товарно-транспортна накладна призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей, якщо їх переміщення здійснюється із застосуванням автомобільного транспорту, а також для розрахунків за перевезення цих цінностей і для обліку виконаної транспортної роботи.
Належним чином оформлена товарно-транспортна накладна є юридично значущий документ, який є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і для оприбуткування їх на склад - у вантажоодержувача, а також приймається до виконання в складському, оперативному і бухгалтерському обліку.
Цінності, що надійшли з-за кордону Російської Федерації, можна оприбутковувати на підставі документів, наданих вантажовідправником, оскільки в різних державах форми товарно-супровідних документів майже завжди відрізняються.
Затверджена форма товарно-транспортної накладної не завжди враховує ті або інші специфічні особливості суб'єкта господарювання або вантажу, що перевозиться. Це може бути характерно для фармацевтичної, хімічної, оборонної промисловості, і ін. В таких випадках зацікавлені міністерства, відомства або концерни можуть на підставі типової затвердженої форми 1-Т розробити власну форму товарно-транспортної накладної, в якій будуть враховані всі галузеві та інші особливості . Після узгодження цієї форми у відповідних державних органах вона затверджується і допускається до застосування.
Як правило, товарно-транспортна накладна виписується в чотирьох примірниках, три з яких вручаються представнику перевізника, причому один екземпляр він віддає вантажоодержувачу - на підставі цього примірника одержувач оприбутковує на склад цінності. Ще один екземпляр товарно-транспортної накладної залишається у вантажовідправника: по ньому будуть списані зі складу відпущені товарно-матеріальні цінності. Третій і четвертий екземпляри товарно-транспортної накладної передаються вантажоперевізнику.
Товарно-транспортна накладна форми 1-Т містить багато реквізитів. Але це не говорить про те, що вони всі повинні бути заповнені: при оформленні документів суб'єкти господарювання заповнюють реквізити, керуючись їх необхідністю.
Товарна накладна також призначена для оформлення відпустки і приймання товарів між різними суб'єктами господарювання, є товарна накладна. Її принципова відмінність від товарно-транспортної накладної полягає в тому, що в ньому не відображається інформація про перевезення цінностей.
В даний час в Російській Федерації в основному використовуються товарні накладні форми ТОРГ-12, яка була затверджена Постановою Держкомстату Російської Федерації № 132. Належним чином оформлена товарна накладна є юридично значущий документ, який є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і для оприбуткування їх на склад - у вантажоодержувача.
Товарна накладна виписується двох примірниках: один примірник (перший) - для вантажоодержувача, другий - для вантажовідправника.
В цілому порядок оформлення товарних накладних багато в чому збігається з оформленням товарно-транспортних накладних. Але в товарною накладною немає реквізитів, призначених для відомостей про вантажоперевізника, автомобілі, водії, про тарі і кількості вантажних місць, для розрахунку вартості транспортних послуг, вантажно-розвантажувальних та інших супутніх робіт.
Накладна на внутрішнє переміщення
Накладна на внутрішнє переміщення також є документом, використовуваним в складському обліку. Головна відмінність накладної на внутрішнє переміщення від товарної і товарно-транспортної накладних - то, що вона призначена для оформлення переміщення цінностей всередині підприємства: наприклад, зі складу в цех, з цеху на склад, і т. П.
При оформленні документа в першу чергу вказується його дата. Відповідно до цієї датою цінності будуть списані у відправника, і оприбутковані - у одержувача. Накладна на внутрішнє переміщення без дати є недійсною.
Також необхідно вказати номер документа. При цьому можна використовувати як цифри, так і букви; літери можуть використовуватися в якості префікса номера. Далі слід вказати відправника і одержувача товарно-матеріальних цінностей.
У табличній частині документа формується список переміщуваних цінностей. Для кожної цінності потрібно вказати її порядковий номер у списку, номенклатурний номер, найменування, одиницю виміру, кількість, ціну вартість.
Внизу накладної на внутрішнє переміщення наводяться підсумкові дані: загальна вартість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а також кількість позицій в документі.
Накладна на внутрішнє переміщення засвідчується підписами представників відправника і одержувача цінностей. Попередньо документ завіряє підписом відповідальний співробітник, який дозволив відпуск цінностей (це може бути, наприклад, завідувач складом). Працівник підприємства, який прийняв цінності зі складу, передає їх на місце призначення, і в накладній на внутрішнє переміщення розписується працівник, який отримав ці цінності.
Акти про недостачу, про надлишки і на списання ТМЦ
На будь-якому складі не можна виключити ситуації, коли виявляється недостача або надлишок тих чи інших збережених цінностей (маються на увазі недостача і надлишки, виявлені випадково або в результаті раптової перевірки складу, а не за результатами інвентаризації).
Щоб оприбуткувати надлишки, необхідно скласти акт про надлишки, а для списання нестач необхідна наявність акта про недостачу. І той, і інший акт є первинним документом, і обов'язковий до виконання в складському і бухгалтерському обліку.
Акт на списання ТМЦ - це один з первинних документів, на підставі яких здійснюється списання ТМЦ зі складу. Його принципова відмінність від накладних полягає в тому, що списання цінностей проводиться не в результаті відпустки їх зі складу одержувачу, а з інших причин: закінчення строків придатності, розкрадання, сертифікація, гігієнічні дослідження, псування, і т. П.
Акт на списання готує відповідальний працівник підприємства (це може бути працівник складу, бухгалтер, економіст, і ін.), Після чого його має затвердити керівник підприємства. Списання цінностей за актом здійснюється в присутності комісії, члени якої повинні підписати акт. До складу комісії обов'язково має входити матеріально-відповідальна особа з числа складських працівників (наприклад, завідувач складом).
Повний перелік списаних цінностей формується в табличній частині документа. Для кожної позиції списку вказується назва цінності, її номенклатурний номер, одиниця виміру, кількість, ціна і загальна вартість списується позиції. У колонці Примітка можна дати короткі необхідні пояснення.
Під табличній частиною в рядку РАЗОМ цифрами і прописом вказується загальна вартість списаних цінностей, а також їх загальна кількість цінностей в натуральних показниках.
Внизу документа керівник підприємства визначає, за рахунок чого проводиться дане списання (за рахунок прибутку, за рахунок винних осіб, відноситься на витрати, і т. Д.).
Належним чином оформлений акт на списання передається в бухгалтерію для прийняття до виконання і відображення в обліку. Попередньо складської працівник повинен провести документ по складському обліку (т. Е. Внести дані в картки складського обліку).