Створення і відправка документів
В системі підтримуються для завантаження і передачі такі формати документів, як doc, pdf, xls, xml та інші. Рахунки-фактури, в тому числі коректувальні і виправлені, накладні ТОРГ-12 і акти можна легко створювати безпосередньо в системі «Діадок».
У тому випадку, якщо у вашій обліковій системі не передбачена можливість створення рахунку-фактури в форматі, встановленому ФНС, вам допоможе безкоштовний додаток «Діадок-принтер», яка сама створює потрібний файл з друкарської форми рахунки-фактури.
Всі необхідні, супутні рахунку-фактурі технологічні документи система створює автоматично без участі користувача. Будь створений документ можна зберегти в «Черновике», не підписуючи і не відправляючи його. Якщо ви використовуєте модуль «Діадок» для «1С», то працювати з документами можна прямо з облікової системи.
Будь-які документи в «Діадоке» можуть бути підписані електронним підписом і відправлені через інтернет. Рахунки-фактури формуються і передаються в форматі, затвердженому регламентом ФНС.
Будь-який надісланий документ може бути збережений на вашому комп'ютері разом з підписами та протоколом передачі. Всі основні дії з документами також застосовні в масовому порядку до списку документів.
Зв'язки між рахунком-фактурою, виправленими та Коригувальний рахунками-фактурами формуються в системі «Діадок» автоматично. Крім того, є можливість встановлювати зв'язки між усіма документами, які стосуються однієї угоді. Завдяки зручній навігації, ви зможете швидко перемикатися між пов'язаними документами.
Відстеження статусів документів
Статус документа показує, на якому етапі обробки цей документ знаходиться. Статуси відображаються навпроти кожного документа в загальному списку. Ви легко зможете зрозуміти, за якими документами документообіг вже завершено, які документи потрібно виправити або підписати і так далі.
Обробка вхідних документів
Усі, хто прийшов в вашу організацію електронні документи відображаються на сторінці "Вхідні". За допомогою «Діадок» ви зможете:
Всі названі дії можна застосувати в масовому порядку відразу до декількох документах. Якщо ви використовуєте «1С», то за допомогою модуля «Діадок» будь-які операції з вхідними документами будуть доступні вам безпосередньо у вашій обліковій системі.
«Діадок» буде повідомляти вас про нові події, які відбуваються з документами, відправляючи повідомлення на вашу електронну пошту. Ви будете вчасно дізнаватися про:
- Нових вхідних документах;
- Документах, які очікують підпису;
- Вихідних документах, під якими вже є підписи контрагентів;
- Запитах на уточнення рахунок-фактури.
В системі автоматично формуються зв'язки між рахунком-фактурою, виправленим і коректувальних рахунками-фактурами. Крім того, ви зможете пов'язувати документи, які стосуються одній угоді, і з зручністю переходити від одного з цих документів до іншого.
Зі зберігання й пошуку документів
Зберігання документів в «Діадоке» - це надійно! Вам не обов'язково зберігати кожен документ на свій комп'ютер; маючи підключення до інтернету, ви завжди зможете отримати доступ до ваших документів. На вашу логіну та паролю документи залишаться доступні в «Діадоке» навіть після закінчення оплаченого періоду.
Фільтр документів і побудова реєстру
Завдяки зручній системі фільтрів, ви зможете вибирати документи за такими параметрами, як дата, статус, тип документа, контрагент, або за кількома параметрами відразу. Сформований таким чином реєстр документів можна зберегти і експортувати в форматі Excel.
Пошук потрібного документа
Щоб знайти потрібний документ, можна звернутися до пошуку. Пошук проводиться по:
- назвою, номером або датою документа;
- сумі документа або за сумою нарахованого ПДВ;
- одержувачу або відправнику документа.
Подання документів до контролюючих органів
Камеральні та зустрічні перевірки
В рамках камеральної або зустрічної перевірки документи необхідно подати до податкової, і «Діадок» значно спрощує цей процес. Вам більше не потрібно робити завірені копії документів і відправляти їх поштою - досить знайти потрібні документи в системі електронної звітності за допомогою фільтрів, прикріпити їх до сформованої опису і відправити в податкові органи через інтернет.
Ви можете надати інспектору доступ до системи «Діадок» і знайти необхідні для перевірки документи або зберегти ці документи на комп'ютері і вивести їх друковану форму на екран. Таким чином, процес виїзної перевірки значно прискорюється.
Представництво в суді
Електронні документи можуть бути представлені як доказ у суді у вигляді завірених друкованих копій в тому випадку, якщо потрібно врегулювати будь-які розбіжності між контрагентами або між платником податків і податковим органом.
Робота з контрагентами
Пошук контрагентів в системі «Діадок» реалізований дуже просто.
Свого контрагента ви можете знайти, знаючи його ІПН або найменування організації. Також передбачена масова перевірка контрагентів: потрібно лише вивантажити з «1С» або сформувати в Excel файл зі списком ІПН ваших клієнтів і партнерів, щоб потім на сторінці «Контрагенти» завантажити цей список і провести автоматичний пошук.
Запрошення до обміну документами
Після того як ви відправите що цікавить вас, запрошення до обміну документами в «Діадоке» і це запрошення буде схвалено, організація з'явиться в списку ваших активних контрагентів.
Модуль «Діадок» для «1С» дозволяє відразу ж побачити у вашій системі ті організації, які вже підключені до «Діадоку».
Щоб почати розмову електронними документами, вам не потрібно підписувати додаткових угод з кожним контрагентом, оскільки всі підключені до «Діадоку» організації погоджуються з Регламентом системи.
Якщо ви підпишетеся в «Діадоке» на оповіщення по електронній пошті, то зможете своєчасно дізнатися про тих, хто прийшов вам запрошеннях до обміну електронними документами. Щоб зовсім припинити обмін документами з небажаним контрагентом, його можна просто заблокувати.
Узгодження і розрахований на багато користувачів режим
Вхідні та вихідні документи всередині організації можуть бути узгоджені в «Діадоке» дуже просто: достатньо надіслати документ до потрібного відділу або потрібного співробітнику. Отримавши повідомлення на електронну пошту, відповідальний за підписання документа співробітник зможе ознайомитися з даним документом на сторінці «Узгодження».
Організаційна структура вашої компанії може бути віртуально повторена в «Діадоке». Створіть підрозділи і розподіліть по ним співробітників, щоб:
- направляти документи в потрібні підрозділу компанії;
- обмежити «зону видимості», щоб кожен співробітник міг бачити тільки потрібні в його відділі документи або документи всій організації.
Доступ в систему «Діадок» може бути здійснений двома способами:
- за логіном і паролем - користувач отримує можливість створювати, зберігати, переглядати документи, ставити на вхідних документах візу;
- за сертифікатом електронного цифрового підпису (ЕЦП) - користувач отримує можливість, крім іншого, підписувати та надсилати документи.
Одночасна робота з документом
Кілька співробітників організації можуть працювати в «Діадоке» одночасно. Коли один співробітник внесе зміни в документ або видалить його, інший співробітник побачить в списку документів відповідні позначки. Конфліктні ситуації при спільній роботі, таким чином, виключаються.