системи електронного документооборотаCompanyMedia
1. Загальні положення 3
2.2.3. Створення зв'язків між документами в Web інтерфейсі СЕД 11
Діловод реєструє підписаний документ. 21
2.6. Особливості роботи з документами після їх реєстрації 21
Додаток 1 22
Терміни, скорочення, визначення. 22
1. Загальні положення
Ця інструкція визначає порядок роботи з внутрішніми та вихідними документами в електронному вигляді в Web інтерфейсі системи електронного документообігу CompanyMedia.
1.2. Галузь застосування
Вимоги цієї інструкції повинні знати і застосовувати в своїй роботі всі користувачі Web інтерфейсу системи електронного документообігу CompanyMedia.
2. Покрокове керівництво по роботі з документами вWebінтерфейсе системи електронного документообігу (СЕД) CompanyMedia
2.1. Початок роботи вWebінтерфейсе СЕД
у вікні входу в Web інтерфейс СЕД CompanyMedia необхідно ввести ім'я користувача, пароль і натиснути кнопку «Вхід». При цьому відкриється вікно Web інтерфейсу системи електронного документообігу (Малюнок 2).
Малюнок 2. Web інтерфейс системи електронного документообігу CompanyMedia
2.2. Створення проекту документа вWebінтерфейсе СЕД
2.2.1. Заповнення реквізитів створюваного проекту документа
Для того щоб відкрити реєстраційно-контрольну картку (РКК) для створюваного проекту документа необхідно натиснути кнопку «Створити / Вибрати потрібний документ зі списку» (Малюнок 3).
Малюнок 3. Відкриття РКК для створюваного проекту документа
Відкриється вікно реєстраційно-контрольної картки. Автоматично вікно РКК відкривається на закладці «Реквізити» (Малюнок 4). Закладка «Реквізити» включає в себе основні та додаткові реквізити, які необхідно заповнити.
Малюнок 4. Інтерфейс форми РКК закладки «Реквізити»
Заповнення основних реквізитів РКК створюваного проекту документа в СЕД (реквізити заповнюються в тій послідовності, в якій вони перераховані в Таблиці 1):
Таблиця 1
Визначає вид документа (службова записка, наказ і т.д.)
1-ий спосіб. необхідно натиснути на стрілку праворуч від поля, з розкрився списку вибрати потрібний вид документа (службова записка, наказ і т.д.)
2-й спосіб. прямим введенням тексту з клавіатури в поле.
Примітка. при створенні нової РКК поле «Вид документа» заповнюється автоматично значенням, зазначеним для РКК попереднього проекту документа.
Змінити значення поля при цьому можна, скориставшись як 1-им, так і 2-м способом.
Визначає дату створення РКК проекту документа в електронному вигляді
Заповнюється автоматично.
Примітка: якщо виникла необхідність змінити дату, то це можна зробити двома способами:
1-ий спосіб. вибір дати по кнопці «Календар» праворуч від поля.
2-й спосіб. прямим введенням дати
з клавіатури в поле.
Визначає ПІБ, працівника організації, від імені якого видається / підписується документ (підписує)
Можливі два варіанти пошуку співробітників (в залежності від настроекWeb інтерфейсу СЕД CompanyMedia):
1-ий спосіб. із загального списку (відмічене маркером поле «Все»): розкривається список співробітників, для швидкого пошуку задається ключове значення в поле пошуку, навпаки ПІБ співробітників, яких необхідно вибрати, встановлюються галочки, після закінчення вибору співробітників натискається кнопка «Готово».
2-й спосіб. по ієрархії (відмічене маркером поле «Ієрархія»): зі списку шляхом проставлення галочок вибрати необхідний орган влади, відділ, ПІБ співробітника із зазначеного відділу, для швидкого пошуку задається ключове значення в поле пошуку, після закінчення вибору співробітників натискається кнопка «Готово».
Визначає ПІБ, працівників організації, від імені яких видається / підписується документ
Ні, при необхідності, в залежності від виду документа
Ні, при необхідності, в залежності від виду документа
Визначає ПІБ працівників, які підготували документ
Містить інформацію про підрозділ, який реєструє даний вихідний документ
Містить інформацію про працівників, які повинні бути обов'язково ознайомлені з документом
* - поле з'являється в закладці «Реквізити» РКК тільки для вихідних документів;
** - поле з'являється в закладці «Реквізити» РКК тільки для організаційно-розпорядчих документів.
Заповнення додаткових реквізитів створюваного проекту документа в СЕД (реквізити заповнюються в тій послідовності, в якій вони перераховані в Таблиці 2):
Таблиця 2
Дає можливість прикріпити електронний образ створюваного проекту документа
1-ий спосіб. прямим введенням з клавіатури в поле «Текст»
2-й спосіб. приєднанням електронного образу проекту документа через кнопку «Дії», з розкрився списку необхідно вибрати потрібну дію:
«З файлової системи» - дає можливість прикріпити раніше створений і збережений на робочому місці ініціатора проект документа в електронному вигляді;
«Сканувати» - дає можливість прикріпити електронний образ проекту документа, відсканувавши паперовий варіант документа;
«Копіювати все» - дає можливість прикріпити електронний образ проекту документа разом з його додатками;
Малюнок 7. Ярлик для доступу до електронного образу документа
2.2.3. Створення зв'язків між документами вWebінтерфейсе СЕД
Малюнок 8. Інтерфейс закладки «Пов'язані» РКК проекту документа в Web інтерфейсі
натиснути на посилання з потрібною базою документів в електронному вигляді, з'явиться вікно зі списком документів, в списку потрібно відзначити необхідний документ і натиснути кнопку «Вибрати» (Малюнок 9);
натиснути на кнопку «Тип зв'язку» поруч з обраним документом і відзначити в списку потрібний тип зв'язку між документами (Малюнок 10);
зв'язок між документами встановлена.
Малюнок 9. Вибір потрібного документа з бази документів для зв'язку зі створюваним проектом документа
Малюнок 10. Вибір типу зв'язку між документами
2.2.4. Збереження створеного проекту документа вWebінтерфейсе СЕД
Малюнок 11. Збереження створеного проекту документа в СЕД
Проект документа в електронному вигляді створений.
Після збереження в СЕД все зміни в РКК проекту документа доступні по кнопці «Редагувати».
2.3. Відправка на узгодження / Узгодження проекту документа вWebінтерфейсе СЕД
Створений і збережений в СЕД проект документа при необхідності може бути направлений ініціатором документа на узгодження одному або декільком особам, в тому числі, в інші підрозділи. Узгодження проекту документа є збір віз за проектом документа перед відправкою на підпис працівникові організації, від імені якого видається / підписується документ. На узгодження може бути направлений тільки непідписаний проект документа. Для даного проекту документа одночасно може бути запущений тільки один процес узгодження: система блокує створення другого листа узгодження по проекту документа, якщо перший процес узгодження не завершений. Кожен учасник узгодження (узгоджувальний) може запустити проміжне узгодження по проекту документа. З початку процесу узгодження і до його завершення параметри узгодження не підлягають зміні, щоб їх змінити, необхідно призупинити процес. Хід узгодження відбивається в РКК в закладці «Життєвий цикл».
Для відправки проекту документа в електронному вигляді на погодження ініціатору проекту документа необхідно натиснути на кнопку «Відправити / На узгодження» в РКК проекту документа. При цьому в РКК відкривається закладка «Життєвий цикл» у виставі «Узгодження» (Малюнок 12).
Малюнок 12. Інтерфейс закладки «Життєвий цикл» РКК проекту документа в Web інтерфейсі.
Web інтерфейс СЕД CompanyMedia дає можливість використовувати три сценарії узгодження проектів документів: послідовний, паралельний, комбінований.
Паралельний і комбінований сценарії узгодження - це окремі випадки, рідко застосовуються на практиці. Для переважної більшості документів використовується послідовний сценарій узгодження.
Розглянемо процедуру створення листа узгодження при послідовному сценарії узгодження.
Заповнення листа узгодження проекту документа (поля заповнюються в тій послідовності, в якій вони перераховані в Таблиці 5):
Найменування поля аркуша узгодження
Призначення поля аркуша узгодження
Малюнок 14. Узгодження (візування) документа
Ініціатор проекту документа може припинити або призупинити процес узгодження (Малюнок 15).
Малюнок 15. Призупинення / Припинення узгодження
2.4. Відправка на підпис / Підписання проекту документа вWebінтерфейсе СЕД
Після того як проект документа погоджений усіма учасниками узгодження він надходить на узгодження діловоду підрозділи-місця реєстрації документа.
При відсутності зауважень діловод відправляє проект документа на підпис. Для цього потрібно натиснути кнопку «Відправити / На підпис» (Малюнок 16).
Малюнок 16. Відправка на підпис проекту документа
Коли документ відправлений на підпис, у ініціатора проекту документа і діловода є можливість відкликати документ з підпису, натиснувши кнопку «Відкликати з підпису» в РКК (Малюнок 17).
Малюнок 17. Відгук з підпису
При відправці документа на підпис, система формує повідомлення про направлення документа на підпис керівнику, від імені якого видається / підписується документ (підписує), або яка його заміщає. У РКК проекту документа підписує стають доступними кнопки «Підписати» і «Відмовити в підпис» (Малюнок 18).
Малюнок 18. Підписання документа
При відмові в підпису необхідно натиснути кнопку «Відмовити в підпис» і вказати причину в спеціально відкривається для цього вікні, на закінчення натиснути кнопку ОК.
Щоб зафіксувати факт підписання документа потрібно натиснути кнопку «Підписати», система виведе повідомлення про успішне підписання документа, на закінчення натиснути на кнопку ОК (Малюнок 19).
Малюнок 19. Повідомлення про підписання документа.
У РКК проекту документа після підписання встановлюється статус «Підписано».
Діловод реєструє підписаний документ.
2.6. Особливості роботи з документами після їх реєстрації
Терміни, скорочення, визначення.
Інструкція по роботі з механізмом узгодження електронних документів.
Інструкція призначена для визначення порядку роботи з документами в електронному вигляді з використанням Web інтерфейсу системи.
Інструкція з тестування системи електронного документообігу.
Інструкція з тестування системи електронного документообігу Ескадо на демостенде з використанням web-браузера
Організація електронного обміну документами
Сторони дійшли згоди про запровадження, в рамках документообігу по Договору системи електронного документообігу (далі Електронний.
Організація електронного обміну документами
Сторони дійшли згоди про запровадження, в рамках документообігу по Договору системи електронного документообігу (далі Електронний.
Технічне завдання на систему електронного документообігу розрахунково-платіжними.
Договору «про надання послуг з доступу до системи електронного документообігу та використання системи для організації обміну розрахунково-платіжними.
Керівництво описує користувальницький інтерфейс ЛРМ СЕД НРР (web-доступ).
Справжнє Керівництво користувача локального робочого місця Системи електронного документообігу (ЛРМ СЕД) НРР (web-доступ), далі.
Керівництво описує користувальницький інтерфейс web-кабінету Депозитарію / Кліринговій.
Системи електронного документообігу (ЛРМ СЕД) НРР (web-кабінет Депозитарію / Кліринговій організації), далі - Керівництво, призначене.
Комерційна пропозиція системи електронного документообігу НВІС
НВІС це захищена мережа обміну електронними документами між компаніями і всередині них. Головне завдання НВІС вирішити типові проблеми.
Система електронного документообігу «рахунки-фактури» листів короткий.
Керівництво призначене для учасників електронного документообігу в рамках виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному.