Вихідні паперові документи.
Вихідні електронні документи. Вони відправляються за допомогою системи електронного документообігу.
Відповідно до Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади реєстрація вихідних документів. підписуються керівником (заступником) здійснюється в канцелярії; вихідні документи, що підписуються начальниками структурних підрозділів, реєструються у відділах, а в канцелярію приносять тільки на відправку.
На практиці такий поділ може внести плутанину, тому рекомендую закріпити це в нормативних документах (Інструкції з діловодства) єдиний підхід - реєструвати всі вихідні документи в відповідальних відділах або в канцелярії (виключаючи службові записки).
Дії виконавця після підписання документа:
Виконавець створює нову реєстраційну картку (РК) документа - кнопка "Створити картку".
Формує список розсилки документа;
Якщо вихідний документ не є ДСП-документом. файл документа вкладає в поле «Документ». а файл (файли) додатки в поле - «Додатки».
Кнопкою «Зберегти» зберігає підготовлену РК вихідного документа.
Якщо документ відправляється в електронному вигляді, то він підписується електронно-цифровим підписом керівника (заступника керівника). У цьому випадку файл електронно-цифровий підпис вкладається в поле «Документ» разом з файлом документа.
ДСП-документ реєструється також, але в РК ставиться перемикач «ДСК». і його не було вкладається. Якщо ДСП-документ направляється в електронному вигляді, то тільки за допомогою закритого каналу зв'язку.
Підписаний паперовий документ виконавець передає в службу діловодства. Там реєстратор вихідної кореспонденції перевіряє повноту і правильність заповнення полів РК документа і реєструє документ. Номер в системі електронного документообігу присвоюється автоматично.
Другий примірник документа, що відправляється на паперовому носії, залишається у відділі і підшивається в справу. На другому екземплярі повинні бути підписані всі необхідні візи.
Якщо документ відправляється в електронному вигляді, то можна використовувати узгодження в електронному вигляді. Це зручно, так як практично немає необхідності вставати зі свого робочого місця. Якщо документ все ж роздруковується, то візи ставляться на зворотному боці документа і проставляється відмітка про наявність електронно-цифрового підпису. Другий екземпляр не роздруковується. Документ після відправки підшивається в справу.
Оформлення документа може перевіряти секретар при прийомі документів на підпис керівнику (заступнику) або певним співробітником служби діловодства. В організаційно-розпорядчих документах Методичні рекомендації рекомендують ставити візу начальника служби діловодства.