Є таке поняття, як «систематична помилка вижив» - коли ми збираємо статистику там, де її простіше знайти від тих, у кого все вийшло - і враховуємо тільки її. А статистику про тих, у кого щось не вийшло, ми не враховуємо. Всі ці фактори можуть сильно спотворювати нашу дійсність і вплинути на те, як ми будемо приймати рішення.
У нашій статті ми хочемо розповісти, на які помилки в Project management'e вам варто звернути увагу, щоб їх НЕ робити і стати набагато більш ефективними менеджерами проектів.
1. Помилка: «Я САМ»
Початківець керівник проектів, як правило, виростає з хорошого виконавця, і даний поведінковий патерн зберігається в його звичках і моделі поведінки. Такий менеджер проектів продовжує активно втручатися в завдання проекту і навіть самостійно виконує частину з них.
Дана ситуація може виглядати некритичною для невеликих компаній, які роблять 10-15 проектів в рік. Коли ж ми виходимо на рівень портфеля проектів, який містить 100-120 проектів в рік, то керівнику проектів доводиться управляти 3-4 проектами одночасно.
Очевидно, щоб ефективно управляти декількома проектами одночасно, менеджеру проекту необхідно «витягнути» себе з системи і почати фокусувати свою увагу на управлінні проектними командами, які виконують завдання по проектам.
Як НЕ допустити цього?
Завдання менеджера проектів: як можна раніше перестати самостійно виконувати завдання за проектом. Замість цього ваш фокус повинен бути спрямований цілком і повністю на формуванні, мотивації, кристалізації і управлінні проектною командою.
2. Помилка: погане вступне планування
Практично у кожного з нас був або напевно буде ще досвід роботи в проектах з неясними первісними цілями, термінами і ресурсами. Де всі члени команди топчуться на одному місці і намагаються зрозуміти, для чого вони роблять те, що роблять.
Багато проектні менеджери, відповідаючи на питання про мету проекту, кажуть, наприклад: «Наше завдання - побудувати завод». Але, по суті, вони не називають реальну мету - навіщо їм цей завод. А якщо ти не розумієш призначення проекту, ти автоматично приймаєш невірні рішення.
В інших випадках ініціатори проекту сформулювали для себе мету проекту, але не роз'яснили її чітко і виразно всім, хто над ним працює. Тому в процесі команда може непомітно для самої себе відхилитися від наміченої мети.
Як НЕ допустити цього?
Завдання менеджера проектів: попрацювати або з командою, або безпосередньо з метою і донести її до всіх учасників. Практика показує, що чим ретельніше менеджер проекту вникає в суть бізнес-потреб замовника, тим більш успішним виявляється проект.
3. Помилка: не використовувати статут проекту
Одним з найбільш важливих розділів статуту є якраз бізнес-цілі проекту, про які йшла мова вище. Крім бізнес-цілей в статуті міститься маса корисної інформації, за допомогою якої керівник проекту може швидко дізнатися основну інформацію про проект і зрозуміти для себе суть майбутнього проекту.
Недосвідчений менеджер проектів пропускає даний крок і відразу переходить до збору вимог проекту. Це призводить до того, що проект не відповідає бізнес-цілям компанії та в результаті робиться зовсім не те, що очікував отримати замовник.
Як НЕ допустити цього?
Звертатися до статуту проекту. Завжди.
4. Помилка: не використовувати Ієрархічну Структуру Робіт (WBS)
Ієрархічна Структура Робіт (Work Breakdown Structure) проекту є серцем і ядром методології PMI PMBOK.
Якщо ви керуєте проектами відповідно до цього стандарту, то ви повинні використовувати цей інструмент, так як він дозволяє шляхом декомпозиції представити основні результати проекту, які повинні бути зроблені в рамках проекту.
Більшість керівників проекту не використовують даний корисний артефакт, а між тим він сильно полегшує життя менеджеру проекту при розробці розкладу і бюджету проекту.
Приклад WBS для ІТ-проекту може виглядати так:
5. Помилка: недостатнє розуміння процесу оцінки проекту
Іноді трапляється так, що, здавалося б, прості проекти виходять з-під контролю: стає складним враховувати час, що витрачається на виконання одного завдання, адекватність витрачається часу, виконавців стає більше і, відповідно, зростає фінансування.
Причина таких неконтрольованих процесів - невміння і недостатнє розуміння процесу оцінки проекту.
Багато хто плутає оцінку і формування бюджету. На відміну від бюджетування, оцінка враховує безліч непрямих факторів, які впливають на проект. Можна навести приклад з поїздкою в аеропорт. Ви розумієте, що поїздка може зайняти у вас дві години. Але насправді час, яке ви відводите на поїздку, залежить від того, кого ви там зустрічаєте - кохану дівчину або тещу. Так і з проектом - багато суб'єктивні чинники впливають на нього і, отже, на його бюджет.
Тому якщо формувати бюджет без проведення попередньої оцінки, то, швидше за все, він буде занижений і виконати проект в його рамках буде неможливо. А це, в свою чергу, стане причиною інших проблем: ви не зможете виділити достатньо ресурсів на проект, людям доведеться працювати понаднормово, це знизить мотивацію співробітників компанії і призведе до збільшення плинності кадрів.
Як НЕ допустити цього?
Навчитися проводити оцінку правильно і ефективно: навчитися самостійно або закінчити курс «Управління проектами». Отримані знання ви зможете застосовувати як в будівельній, так і в IT-компанії, тому що пройти такий курс - все одно, що вивчити грамоту. Ви формуєте навик, як використовувати ручку і папір, як правильно писати слова, складати речення. І не важливо, що саме ви пишете: книгу або брошуру, про світське життя або про географію.
6. Помилка: не використовує матрицю відповідальності
Матриця відповідальності (RACI-матриця) - це ефективний інструмент управління комунікаціями всередині команди проекту. Використовуючи дану матрицю можна дуже чітко прописати, хто і за що відповідає в проекті, щоб в майбутньому уникнути несподіванок в ході виконання проекту.
Дана матриця прийшла в управління проектами з операційного управління і в великих компаніях використовується на верхньому рівні підприємства.
Типова матриця відповідальності виглядає так:
7. Помилка: не використовує метрики якості
Для того, щоб успішно пройти приймання і повернути виріб замовникові, необхідно на стадії планування домовитися з замовником про тих характеристиках, які повинен мати кінцевий продукт проекту.
Подібні характеристики називаються метриками якості. Це набір характеристик, які необхідно закріпити в технічному завданні, щоб всім учасникам проекту було зрозуміло, яких саме результатів очікує замовник.
Метрики якості можуть бути виражені в самих різних параметрах, таких як: розмір, ширина, висота, колір, швидкодія, частота відмов та ін. Залежно від конкретної галузі метрики якості можуть бути різні. Деякі керівники проектів забувають детально прописувати метрики якості, керуючись тим, що «це очевидно».
Трюк полягає в тому, що бачення менеджера проекту і бачення замовника часто не збігаються, тому потрібні об'єктивні критерії оцінки завершеності проекту.
Як НЕ допустити цього?
Завдання менеджера проектів якомога ретельніше прописувати в ТЗ метрики якості, щоб знизити ризики невдачі проекту і максимально згладити процес приймання проекту.
8. Помилка: потрапляння в пастку «scope creep»
Жоден проект не обходиться без змін, тому що вони - невід'ємна частина будь-якого проекту і з цим необхідно змиритися.
Але одного смирення мало: менеджер проекту повинен вибудувати процес управління змінами таким чином, щоб уникнути так званого «розповзання» змісту, при якому зміни виходять з під контролю і ніхто вже не розуміє в проекті, «а що насправді відбувається?», « яка актуальна дата здачі проекту? »і« який фактичний бюджет буде у нашого проекту? ».
Як НЕ допустити цього?
Ліками від «scope creep» є процес управління змінами. Ключем до правильного використання процесу є журнал змін, в якому повинні фіксуватися всі запити на зміни, які надходять з боку замовники і резолюції по ним.
Тільки в цьому випадку ви зможете втримати під контролем то велика кількість змін, яке присутнє в кожному проекті.
Завдання менеджера проектів - максимально відповідально поставитися до процесу управління змінами та ведення журналу змін.
резюмуємо:
Намагайтеся уникати помилок, наведених в нашій статті. Це допоможе вам стати ефективним, успішним і професійним Менеджером проектів.
А для того, щоб прискорити процес становлення вас як професіонала в галузі управління проектами, Інститут IBA запрошує вас на курси Project Management.