Що таке "швидкі шаблони" в The Bat!
"Швидкі шаблони" викликаються поєднанням клавіш Shift-Ctrl-Q (або "Властивості - Швидкі шаблони"). У цьому розділі ви можете створювати і змінювати так звані швидкі шаблони, які дозволяють в значній мірі автоматизувати процес створення листів. Але перш ніж ми розглянемо процес створення і налаштування швидких шаблонів, давайте все-таки докладно розберемо, що ж це таке. Отже.
Швидкі шаблони дозволяють економити робочий час, вставляючи в лист заздалегідь набрані ділянки тексту. Якщо кожен день вам доводиться відповідати в листах на одні і ті ж питання (поштова конференція, технічна допомога), то ви оціните цю можливість. За допомогою швидких шаблонів можна також прикріпити до листа файли і візитні картки, налаштувати будь-які параметри вихідної кореспонденції. Крім того, в швидких шаблонах, так само як і в звичайних, доступний повний набір макросів, що дозволяє задати будь-яку, навіть найскладнішу послідовність дій.
А тепер давайте розглянемо, як створити швидкий шаблон. Отже, заходимо в пункт меню «Властивості - Швидкі шаблони»:
Вікно створення нового швидкого шаблону
Тут перед вами з'являється список всіх швидких шаблонів (зараз він порожній), що відносяться до вибраного поштової скриньки.
Припустимо, що ми хочемо створити швидкий шаблон для відповіді на, наприклад, новорічні привітання. Натиснемо кнопку «Додати». Перед нами з'явиться вікно для створення нового швидкого шаблону:
Редагування швидкого шаблону
Ім'я користувача (назва шаблону) задавайте акуратно. Тому що ви будете саме його вписувати в лист, щоб викликати шаблон, так що не робіть псевдонім труднозапомінаемим або довгим. Крім того, в ньому не повинні міститися пробіли, якщо ви хочете не вибирати його зі списку, а вписувати в текст листа. У нашому прикладі назвемо його скромно і зі смаком - «новий_год». А ось в описі шаблона на слова не скупіться - щоб потім не довелося довго і болісно згадувати, що ж саме робить цей шаблон і на якого біса ви його взагалі створили.
«Спільно з іншими ящиками» - якщо відзначити це налаштування, то шаблон буде працювати не тільки з активним на даний момент поштовою скринькою, а й з усіма іншими. Зазвичай має сенс відзначити цю настройку, якщо тільки вам не потрібно для даного випадку в кожному ящику зробити свій швидкий шаблон.
Далі ви переходите до поля редагування безпосередньо шаблону. Що там писати? Той самий текст, який повинен з'являтися при відповіді кореспондентам і який вам не хочеться по сто разів писати заново. В цьому і полягає сенс швидких шаблонів.
Отже, мова в прикладі йде про відповідь на новорічні привітання? Давайте напишемо шаблон відповіді, пам'ятаючи про те, що кнопка «Макрос», розташована внизу вікна, допоможе нам задати в шаблоні деякі корисні змінювані параметри (детально про макроси ми говорили в розділі, присвяченому створенню звичайних шаблонів):
Я отримав твого листа з поздоровленнями
з нагоди наступаючого Нового року. Чи не
приховую, мені було дуже приємно, тому
дозволь у відповідь привітати тебе, дорогий
% TOFNAME, і побажати тобі щастя,
успіхів в Новому році і дружину непитущу!
Навіки твій,% FROMFNAME.
Ось щось в цьому роді. Для відповідей на листи від жінок слід створити такий же швидкий шаблон (методом «скопіювати і вставити»), але тільки звернений до особі жіночої статі.
Отже, вписуєте в поле «Кому» його ім'я і прізвище (вписуємо «Алекс Екслер, [email protected]»), в темі листа пишете щось на кшталт «Happy New Year» (ми пам'ятаємо про те, що кирилиця в темі листа може при пересиланні перетворитися в щось неоковирне), потім заходите в тіло листа, перете там заготовку стандартного шаблону (вона нам не знадобиться) і робите дуже просту річ: просто пишете назву шаблону ( «новий_год») - ми пам'ятаємо про те, що його також можна просто вибрати зі списку в меню «Сервіс - Вставити швидкий шаблон», - і натискаєте «Ctrl + Пробіл». Перед вами з'являється наступний текст:
Дорогий Алекс Екслер!
Я отримав твого листа з поздоровленнями
з нагоди наступаючого Нового року. Чи не
приховую, мені було дуже приємно, тому
дозволь у відповідь привітати тебе, дорогий
Алекс, і побажати тобі щастя,
успіхів в Новому році і дружину непитущу!
Навіки твій, Василь.
Ну як? Отримали готовий лист, причому, помітьте, що несе цілком особистий характер (через макросів, які підставляють потрібні значення). Ніякої Алекс Екслер нізащо не здогадається, що ви просто натиснули пару клавіш, а не сиділи над цим листом півгодини. Точно таким же чином можна робити. Та що завгодно можна робити! Відповіді на привітання і самі привітання, попередження, часто повторювані повідомлення, нагадування, вибачення, заохочення і визнання в любові. Все, що хочете!
Швидкі шаблони просто незамінні для тих, кому за родом діяльності часто доводиться писати одне і те ж: працівникам сервісних служб, служб підтримки і так далі. Замість того, щоб по сто разів на дню, проклинаючи все на світі, писати:
Дорогий Петро Сергійович (Газанфар Мамедович, Абрам Соломонович, М'Багу У'м Бото)!
Ми вже зрозуміли, що у Вас в підполі який рік лунає підземний стукіт. Так, наші фахівці всебічно досліджували цю проблему і прийшли до висновку, що підземний стукіт зовсім не є продуктом функціонування поставляється нами килимка для миші. Це просто плід Вашої уяви, викликаний постійної алкогольною інтоксикацією. Проте дозвольте подякувати Вам за те, що Ви звернулися в нашу службу підтримки, і побажати Вам успіхів у Вашій священній боротьбі з зеленим змієм.
З глибокою повагою і ніжністю, Аглая Бездомних
Замість цього закладаєте швидкий шаблон під назвою «боже_ну_і_кретін», вписуєте туди вищенаведений текст, замінивши ім'я клієнта макросом% TONAME. після чого відповідь на подібні листи буде у вас займати від сили секунди чотири.
Зручно? Безсумнівно! Так що не ігноруйте швидкі шаблони, а навпаки - використовуйте їх як можна більш широко. Цим ви заощадите собі масу часу.
І ще майте на увазі, що буває дуже зручно складати звичайні шаблони з швидких (за допомогою макросу% QINCLUDE, який включає швидкий шаблон в звичайний). Швидкі шаблони в звичайних можна використовувати, наприклад, в якості привітання, прощання і підписи. В цьому випадку, якщо ви раптом захочете поміняти свій підпис відразу у всіх шаблонах, досить буде всього-на-всього змінити один швидкий шаблон.
Наостанок ще раз нагадую про те, що швидкий шаблон може ставитися до даного конкретного поштової скриньки (щоб, наприклад, ви могли зробити різні швидкі шаблони відповідей на привітання для особистого і корпоративного поштових скриньок), а може поширюватися на всі ящики, для чого при його створенні слід не забути відзначити відповідну настройку.