Необхідність документального підтвердження прийнятих рішень потрібна в ситуаціях, коли вони приймаються колегіально. Найбільш часто для фіксації ходу події застосовується такий вид запису даних, як протокол.
Наради постійних / тимчасових колегіальних спільнот (комітетів, зборів акціонерів, мешканців, ради директорів) підлягають обов'язковому документуванню. Залежно від рішення, прийнятого головою організації або групи, протокол зборів може вестися в повному (докладна запис виступів, дебатів, питань і відповідей) або скороченому вигляді. Як правило, під час засідання секретар або інше відповідальна особа веде запис всього, що відбувається, збирає супутні матеріали, надані учасниками, а після зводить їх в єдиний документ.
Що стосується вимог до цієї офіційної папері, то вони позначені в державному стандарті, який регламентує вірний порядок оформлення. Так, в протоколі зборів власників мешканців або представників інших груп і організацій, крім назви самого документа і організації, дати проведення заходу та порядку денного, обов'язково вказуються дані про голову, секретаря та присутніх учасників.
Коротко схема викладу інформації виглядає наступним чином: слухали - виступив (і) - вирішили / постановили. Достовірність викладених даних візується підписом голови і секретаря. При необхідності, учасники засідання можуть отримати як повну копію протоколу зборів, так і виписку з будь-якої його частини.
Крім цього, обов'язковим додатком до документа є список прізвищ учасників (або їх представників) із зазначенням номера квартири, що знаходиться у володінні. У разі якщо думка мешканців було отримано заочно, то в додатковому переліку повинні бути вказані не тільки дані про людину, але і про його рішеннях з усіх питань порядку денного. Також він повинен включати в себе і відомості про документ, що підтверджує право власності або володіння конкретним приміщенням в складі будинку, а також воля кожного громадянина за пунктами, позначених на порядку денному в зрозумілих і прийнятих формах (згоден, не згоден, утримався). Тільки за цієї умови протокол зборів мешканців матиме юридичну силу.
Схожі статті
