- Галічевская Олена | експерт Контур.Школи, навчального центру компанії СКБ Контур
Нерідко працівники йдуть у відпустку, захоплюючи кілька періодів. Перехідні відпустки на практиці викликають численні запитання. Давайте розберемося, який порядок розрахунку відпускних, в якому порядку вони виплачуються і як утримується і перераховується ПДФО. Вивчимо листи фіскалів про податковий облік таких виплат.
З ітуація, коли відпустку співробітника починається в одному місяці або навіть кварталі, а закінчується в іншому, не рідкість. Такі відпустки називають перехідними і, як показує практика, по ним часто виникають питання. Наприклад, труднощі у бухгалтера можуть виникнути з розрахунком і оподаткуванням відпускних. У статті розглянемо на прикладах, як оплатити перехідні відпустки, а також проаналізуємо деякі складні моменти, пов'язані з ними.
Загальний порядок розрахунку відпускних
Згідно ст. 139 ТК РФ в колективному договорі, локальному нормативному акті можуть бути передбачені інші періоди для розрахунку середньої заробітної плати, якщо це не погіршує становище працівників. Але в даному випадку бухгалтеру при обчисленні середнього заробітку необхідно проводити розрахунок два рази, для порівняння: виходячи з 12 місяців і виходячи з іншого періоду, встановленого в організації. Тобто якщо при розрахунку середнього заробітку виходячи з іншого періоду, встановленого в організації, він виявиться нижче середнього заробітку, розрахованого за 12 місяців, то інший період застосовувати не можна.
Для розрахунку середньої заробітної плати враховуються всі передбачені системою оплати праці види виплат, застосовувані у відповідного роботодавця, незалежно від джерел цих виплат (п. 2 Положення № 922). Йдеться про таких сумах:
- заробітної плати, нарахованої за окладом (тарифних ставок), а також виданої в негрошовій формі;
- надбавки і різних доплат до окладу (тарифних ставок) за професійну майстерність, класність, вислугу років, знання іноземної мови, суміщення професій (посад);
- виплати, пов'язані з умовами праці, в тому числі про виплати, обумовлених районним регулюванням оплати праці (у вигляді коефіцієнтів і процентних надбавок до заробітної плати), підвищену оплату праці на важких роботах, роботах зі шкідливими і (або) небезпечними і іншими особливими умовами праці , за роботу в нічний час, оплату роботи у вихідні та неробочі святкові дні, оплату понаднормової роботи;
- преміях і винагороди, передбачених системою оплати праці у даного роботодавця.
Не забувайте, що включати в розрахунок середнього заробітку можна тільки ті премії, які виплачуються співробітникам «за працю». Включення в розрахунок середнього заробітку премії з приводу, наприклад, 55-річчя працівника, є парадоксальним. Ніяк не можна премію з нагоди ювілею працівника назвати зарплатою. Але, з точки зору фінансових відомств, включення зазначених премій в розрахунок цілком допустимо, головне, щоб зазначені премії були передбачені системою оплати праці і нараховані в розрахунковому періоді.
Виходячи з різних підходів щодо включення премій до ювілейних та святкових дат в розрахунок середнього заробітку, організації доведеться зробити вибір.
ПДФО і відрахування
Роботодавець зобов'язаний виплатити своїм співробітникам відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Таку вимогу закріплено положеннями ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Тобто, незалежно від того, доводиться відпустку на один місяць або захоплює дні іншого місяця, відпускні виплачуються йому в повному обсязі ще до його початку. Крім того, утримується та перераховується ПДФО.
Крім того, хотілося б звернути увагу ще на один момент, пов'язаний з обчисленням ПДФО. Співробітник має право на отримання стандартних податкових вирахувань як на дітей, так і на себе (ст. 216 НК РФ). Але, не дивлячись на те, що співробітник в одному місяці отримує зарплату, а відпускні за два місяці, відрахування надаються тільки за один з них. Таким чином, відрахування може бути наданий або з відпускних, або з заробітної плати.
Податковий облік відпускних
Витрати у вигляді середнього заробітку, що зберігається працівникам на час відпустки, відносяться до витрат на оплату праці (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Все гранично просто, якщо організація працює за касовим методом, відпускні та страхові внески на них враховуються в момент їх фактичної виплати (пп. 1 і 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). Тобто фактично немає проблеми, як їх списувати, якщо відпустка захоплює дні, що припадають на різні звітні періоди.
Питання виникають, якщо організація використовує метод нарахування, адже в цьому випадку витрати, що застосовуються для цілей оподаткування прибутку, визнаються такими у тому звітному (податковому) періоді, до якого вони належать, незалежно від часу фактичної виплати коштів і (або) іншої форми їх оплати (п. 1 ст. 272 НК РФ). А в п. 4 ст. 272 НК РФ зазначено, що дані витрати визнаються в податковому обліку щомісяця.
Припустимо, організація звітує з податку на прибуток щоквартально. Тобто вона повинна врахувати суму виплачених відпускних у витратах в наступному порядку:
- у другому кварталі - 1607,14 руб. (45 000 руб. / 28 дн. × 1 дн.);
- в третьому кварталі - 43 392, 86 руб. (45 000 руб. / 28 дн. × 27 дн.).
Якщо організація застосовує спрощенку
Якщо ж в якості об'єкта оподаткування виступає різниця між доходами і витратами, то всю суму відпускних включають до складу витрат в момент їх виплати (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Страхові внески теж зменшують податкову базу по єдиному податку в момент їх сплати (пп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Розглянемо ситуацію, коли компанія не створює резерв по відпустках (суб'єкт малого підприємництва).
Скористаємося умовами попереднього прикладу.
Бухгалтер зробить такі проводки: